TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
TPKN(G) / PPD/ WP / PPYM / JP / JTP / PT |
1 |
Kenalpasti rekod-rekod kualiti. |
|
JP / JTP / PT / PPP / PPK / PAR |
2 |
Kumpul, fail dan simpan rekod kualiti berikut:- |
|
|
|
2.1 Borang atau rekod individu, klinik atau pejabat yang dikumpul setiap bulan atau secara ad-hoc: |
|
|
|
-
Failkan mengikut jenis rekod dan tahun serta simpan di pejabat / klinik
|
|
|
|
2.2 Kad Rawatan Pesakit Luar.
(Rujuk PKPKed- DL 36 Buku Panduan Dan Arahan - Sistem Pengurusan Maklumat Perkhidmatan Kesihatan Pergigian Primer 2013) |
|
|
|
A. Menfail Kad |
|
|
|
Kumpulkan semua kad-kad pesakit LP8 dan failkan mengikut: |
|
|
|
1. Warganegara Malaysia:
Failkan mengikut 4 angka yang terakhir dari nombor kad pengenalan dan simpan di klinik.
|
|
|
|
2. Bukan Warganegara:
-
Bagi tujuan pendaftaran rekod, gunakan nombor siri dengan huruf besar di hadapan. Maka pesakit bukan warganegara yang pertama pada tahun 2013 ialah A 1/13, pesakit kedua ialah A 2/13 dan seterusnya.
-
Bagi tujuan penyimpanan rekod, Ikut abjad pertama nama pesakit di rak berkenaan.
|
|
|
|
3. Pelajar Sekolah Menengah:
-
Untuk penyimpanan rekod, 4 angka yang terakhir dari nombor kad pengenalan yang digunakan
|
|
|
|
4. Murid Sekolah Rendah:
-
Untuk penyimpanan rekod, 4 angka yang terakhir dari nombor kad pengenalan/sijil lahir yang digunakan
|
|
|
|
5. Kanak-kanak:
Untuk penyimpanan rekod, 4 angka yang terakhir dari nombor kad pengenalan/sijil lahir yang digunakan
Jika sijil lahir tidak dibawa di waktu pertama kali datang, gunakan 4 angka yang terakhir dari nombor kad pengenalan ibubapa/penjaga diikuti dengan huruf P misalnya xxxx/P. Ini adalah tindakan sementara dan rekod-rekod disimpan berasingan dari rekod-rekod lain yang disimpan secara tetap.
|
|
|
|
6. Kad-Kad Rawatan Ortodontik / Periodontik:
-
Failkan mengikut sistem yang telah ditetapkan dan simpan di unit masing-masing.
|
|
|
2.3 |
Kad Rawatan Murid Sekolah / Pasukan Pergigian Bergerak:
-
Failkan mengikut kelas dan simpan di klinik / pejabat sekolah atau di klinik pergigian sekolah tersebut jika ada.
-
Simpan kad-kad rawatan sekolah (rendah dan menengah) mengikut tahun / tingkatan dan nama sekolah di rak yang disediakan atau di sekolah masing-masing
|
|
|
2.4 |
Fail-Fail Pentadbiran:
-
Failkan mengikut no. rujukan fail Perkhidmatan Kesihatan Pergigian yang telah ditetapkan dan simpan di pejabat. Rujuk PKPKed-AK 11 - Pengendalian Fail
|
|
JP / JTP / PT / PPP / PPK / PAR |
2.5 |
Kaunterfoil / Buku Resit / Kupon/ Sijil Cuti Sakit/ dan sebagainya:
-
Simpan dalam laci/ almari berkunci di pejabat/ klinik.
|
|
PPYM / JP / JTP / PT / PPP / PPK / PAR |
3 |
Kenalpasti rekod-rekod yang sudah melebihi tempoh penyimpanan dan hendak dilupus.
-
Asingkan, kumpulkan dan labelkan sementara menunggu tindakan pelupusan.
-
Lupuskan rekod dalam bahagian 2.1 secara dikitar semula.
-
Rekod lain seperti yang dinyatakan dalam 2.3 hingga 2.6, hendaklah disimpan dalam kotak berlabel sehingga diambil tindakan untuk pelupusan melalui Arkib Negara.
|
|
PPD / PPYM / JTP / JP / PT |
4 |
Senaraikan rekod-rekod yang hendak dilupus dengan menggunakan Borang Senarai Pemindahan Rekod Arkib Negara Malaysia dan hantar kepada PPD untuk tindakan selanjutnya. |
|
PPD / PPYM / JTP / JP / PT |
5 |
Terima kelulusan dari Arkib Negara dan laksanakan pelupusan mengikut syor oleh Arkib Negara. |
|
JP / JTP / PT |
6 |
Rekod dan failkan surat kelulusan pelupusan untuk rujukan. |
