TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
|
A. |
IDENTIFIKASI & PENYIMPANAN |
|
|
|
AJK Pemandu ISO |
1. |
Kenalpasti rekod-rekod kualiti. |
|
|
|
PP/JT/JP/ PT |
2. |
Kumpulkan rekod-rekod dari aktiviti yang dijalankan dalam bentuk fail, buku, kad, borang, ‘soft copy’ (seperti cakera padat) dan lain-lain. |
|
|
|
PP/JT/JP/ PT |
3. |
Identifikasi rekod dengan kod/ tajuk yang ditentukan.
-
Fail-fail pentadbiran - Gunakan tajuk sebagaimana yang telah ditentukan mengikut sistem koding fail jabatan
-
Failkan kad-kad rawatan pesakit luar mengikut 4 nombor akhir kad pengenalan. Bagi kanak-kanak yang berumur 12 tahun ke bawah, kad mereka difailkan mengikut 4 angka akhir sijil lahir mereka atau kad pengenalan penjaga/ ibu/bapa mereka.
-
Failkan kad-kad rawatan murid sekolah (Program Perkhidmatan Sekolah) mengikut kelas dan sekolah
-
Borang-borang dan rekod lain yang dikumpulkan akan difailkan mengikut jenis rekod dan tajuk
|
|
|
|
PP/JT/JP/PT |
4.
|
Simpan rekod-rekod kualiti di lokasi yang dikenalpasti dalam keadaan selamat dan mudah dikesan.
-
surat/ laporan dalam fail berkaitan.
-
fail sulit dalam kabinet berkunci
-
fail terbuka di rak fail di bilik fail/ pejabat/ bilik
-
kad rawatan di rak kad/ bilik rekod di klinik/ sekolah
-
buku/ borang/ kad atau laporan disimpan ditempat dimana aktiviti dijalankan atau dibilik pegawai yang berkaitan.
|
|
PP/JT/JP/ PT
|
B.
5.
|
PELUPUSAN FAIL DAN REKOD
Kenalpasti rekod-rekod yang sudah melebihi tempoh penyimpanan/ tidak aktif dan hendak dilupus.
|
-
Rekod harian individu (Borang SMKP), borang kualiti boleh dilupuskan pada hujung tahun secara dikoyak atau dibuang mengikut tempoh penyimpanannya.
|
|
|
|
-
Rekod lain (termasuk borang-borang SMKP berkaitan, Kad-kad rawatan pesakit,buku resit, kaunterfoil, kupon, fail-fail lama) perlu disimpan mengikut arahan KKM, Perintah Am, Akta Arkib Negara Malaysia, Pekeliling Pengurusan Rekod dan Perbendaharaan yang terkini.
|
-
Sekiranya rekod ini telah melampaui tempoh penyimpanan dan tidak diperlukan lagi, ia akan disimpan dalam kotak yang berlabel dan tindakan diambil untuk melupuskannya melalui Arkib Negara.
|
|
|
|
-
Untuk melicinkan proses ini Klinik Pergigian lain perlu menghantar senarai rekod yang melampaui tempoh ke Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah bagi tindakan pelupusan diambil.
|
|
|
|
PP/JT/JP/ PT |
6. |
Senaraikan rekod-rekod yang hendak dilupuskan dengan menggunakan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam dan hantar kepada Arkib Negara Malaysia. |
|
|
|
PPD/PT |
7. |
Lupuskan mengikut syor-syor yang ditetapkan setelah mendapat kelulusan dari Arkib Negara. |
|
|
|
PT |
8. |
Rekod dan failkan |
|
|
