TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
TPKN(G)/KWP/TWP/
Pakar/PPYM/PD/PP/PJP
KJP/JTK/JT/JP/PT
|
5.1 |
Kenalpasti rekod-rekod. |
|
|
|
PD/KJP/JP/JT/PPP/PT |
5.2 |
Kumpul, fail dan simpan rekod. |
|
|
|
|
|
5.2.1 Borang-borang dan rekod lain yang dikumpulkan setiap bulan atau secara “ad-hoc” akan difailkan mengikut jenis rekod dan tahun serta disimpan di Pejabat / Klinik / Makmal / Klinik Pergigian Sekolah atau mengikut kaedah penyimpanan yang bersesuaian berdasarkan jenis rekod.
5.2.2 Kegunaan kad-kad rawatan adalah seperti berikut:
- L.P.8-1 untuk prasekolah dan murid- murid sekolah
- L.P.8-2 untuk pesakit luar
- L.P.8-3 untuk komuniti
- Kad-kad rawatan kepakaran
|
|
|
PPP/PPK
(yang bertugas di kaunter) |
|
5.2.3 Kad-kad rawatan pesakit warganegara Malaysia difailkan mengikut 4 nombor akhir kad pengenalan. Bagi kanak-kanak yang berumur 12 tahun ke bawah, kad mereka difailkan mengikut 4 nombor akhir sijil lahir atau kad pengenalan ibu / bapa/ penjaga. |
|
|
|
PPP/PPK
(yang bertugas di kaunter)
|
|
5.2.4 Kad-kad rawatan pesakit luar warga asing difailkan mengikut sistem yang telah ditetapkan di klinik masing-masing. |
|
|
PPP/PPK
(yang bertugas di kaunter) |
|
5.2.5 Semua kad-kad pesakit disimpan di kaunter/bilik rawatan. Pastikan kad yang dikeluarkan dari kaunter dikembalikan semula ke kaunter/bilik kad rawatan. |
|
|
|
JP/PPP/PPK |
|
5.2.6 Kad-kad rawatan murid sekolah akan difailkan mengikut kelas dan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat. |
|
|
|
PT/PPP |
|
5.2.7 Fail-fail pentadbiran akan disimpan di kabinet fail pejabat/klinik mengikut panduan pelaksanaan sistem fail baru Klinik Pergigian Peringkat Nasional Dan Negeri yang terkini. |
|
|
|
|
5.3 |
Kenalpasti rekod-rekod yang sudah melebihi tempoh penyimpanan dan hendak dilupus. |
|
|
|
KJP/JT/JP/PT/PPP |
|
5.3.1 Rekod-rekod termasuk borang-borang SPMK, kad rawatan pesakit, buku resit, kaunterfoil kupon, fail-fail lama) perlu disimpan mengikut Arahan KKM atau Perbendaharaan. |
|
|
|
KJP/JT/JP/PT |
|
5.3.2 Sekiranya rekod ini telah melampaui tempoh penyimpanan dan tidak diperlukan lagi, ia akan diasingkan, dilabel dan tindakan di ambil untuk mendapatkan kelulusan Arkib Negara. |
|
|
|
PPYM/Pakar/KJP/JT/JP |
|
5.3.3 Hantar senarai rekod yang melebihi tempoh ke Pejabat Pergigian Daerah bagi tindakan pelupusan. |
|
|
|
PD |
|
5.3.4 Semua rekod-rekod kualiti yang tidak memerlukan kelulusan arkib perlu dilupuskan dengan cara “shredding”. |
|
|
TPKN (G)/
/PPD/KJP/JT/PT |
5.4 |
Senaraikan rekod-rekod yang hendak dilupuskan dengan menggunakan borang-borang permohonan dari Arkib Negara Malaysia dan hantar ke Pejabat TPKN(G)/PPD untuk tindakan TPKN (G).
|
|
|
|
TPKN (G)/PPD/JT/PT |
5.5 |
Lupuskan mengikut syor-syor yang ditetapkan mengikut Arkib Negara. |
|
|
|
PD/JT/JP/PPP |
5.6 |
Simpan rekod-rekod pelupusan. |
|
|
