e-ISO Sistem Pengurusan Kualiti
Laman Utama   Bantuan  
   
     

PROSEDUR KUALITI

BKPP-PK-Q03 - AUDIT DALAMAN
   
Pindaan : 1
Tarikh Kuatkuasa : 01-01-2017
Objektif Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah untuk mengendalikan audit dalaman bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti berfungsi dengan berkesan dan tindakan pencegahan, pembetulan dan penambahbaikan dilaksanakan secara berterusan.
Skop : Prosedur ini digunapakai oleh anggota yang terlibat dalam proses audit dalaman yang dijalankan di Pejabat TPKN(G), Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah dan semua Klinik Pergigian dalam skop pelaksanaan.
 

SINGKATAN / DEFINISI
TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
KWP Ketua Wakil Pengurusan
PPD Pegawai Pergigian Daerah
WP Wakil Pengurusan
MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PAD Pasukan Audit Dalaman
KAD(N) Ketua Auditor Dalaman (Negeri)
KAD(D) Ketua Auditor Dalaman (Daerah)
Auditee Pihak yang diaudit
Audit Dalaman (AD) Satu pemeriksaan yang sistematik & bebas bagi memastikan aktiviti-aktiviti kualiti dan maklumbalas yang berkaitan mematuhi perancangan dan sama ada ia dilaksanakan dengan berkesan serta sesuai bagi mencapai objektif kualiti
Ketakakuran Merujuk kepada aspek-aspek (termasuk produk, perkhidmatan, proses dan sebagainya) yang tidak memenuhi keperluan atau piawaian yang ditetapkan
Ketakakuran Major a) Kekurangan satu sistem kualiti utama, produk/perkhidmatan atau jumlah prosedur yang perlu dalam memenuhi keperluan standard yang dipersetujui.
b) Prosedur dan perancangan yang didokumenkan tidak dilaksanakan secara konsisten.
c) Beberapa Ketatakuran Minor yang menunjukkan kelemahan keseluruhan SPK dalam sesuatu bahagian atau aktiviti (contohnya Kawalan Dokumen), yang menjejaskan kualiti produk / Perkhidmatan.
Ketakakuran Minor Ketidakpatuhan kecil berkaitan dengan prosedur/standard atau kurang disiplin dalam pematuhan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti tetapi tidak menjejaskan perkhidmatan/produk.
Pemerhatian a) Penemuan audit yang perlu diambil tindakan ke arah penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti atau kualiti produk/perkhidmatan yang diberikan.
b) Penemuan audit yang berpotensi menjadi ketakakuran.
 

OBJEKTIF PROSES

OBJEKTIF PROSES AM

Audit Dalaman dilaksanakan mengikut perancangan sekurang-kurangnya sekali setahun.

OBJEKTIF SUB-PROSES

Setiap auditor dalaman adalah terlatih dengan sijil yang diiktirafkan.
 

TUGAS / TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
TPKN(G) / PPD 1 Lantik PAD dan Ketua Auditor Dalaman daripada anggota yang terlatih ( telah menjalani kursus audit dalaman dan telah ditauliahkan sijil ).
KWP / WP 2 Maklumkan Ketua Auditor Dalaman mengenai jangkamasa audit dalaman akan diadakan ( sekurang-kurangnya 1 kali setahun ).
KAD(N) / KAD(D) 3 Buat jadual audit terperinci menggunakan BKPP-BK 03 Borang Jadual Audit Dalaman dengan mengambilkira hasil penemuan audit yang lepas dan kepentingan sesuatu proses.
KWP / WP 4 Minta kelulusan daripada TPKN(G) / PPD dan maklum kepada semua pihak yang akan terlibat.
KAD(N) / KAD(D) / PAD 5 Adakan perbincangan dengan pasukan audit mengenai perkara-perkara berikut :
  • Skop dan objektif audit
  • Jadual audit yang dijalankan
  • Hasil laporan audit yang lepas
  • Tanggungjawab ahli PAD
  • Penyediaan senarai semak berasaskan proses kerja menggunakan BKPP-BK 04 Borang Nota Audit Dalaman 
KAD(N) / KAD(D) / PAD 6 Adakan mesyuarat Pembukaan pada hari Audit dengan pihak yang diaudit untuk :
  • Suaikenal antara PAD dan auditee
  • Sahkan skop dan objektif audit
  • Dapatkan persetujuan mengenai hal logistik
KAD(N) / KAD(D) / PAD 7 Jalankan audit mengikut program :
  • Pastikan semua tindakan beserta bukti dicatatkan di dalam BKPP-BK 04 Borang Nota Audit Dalaman.
  • Ubahsuai jadual audit mengikut keadaan (jika perlu).
  • Bincang dengan Ketua Auditor Dalaman mengenai Ketakakuran / Pemerhatian yang dikenalpasti.
  • Keluarkan BKPP-BK 05 Borang Ketakakuran / Pemerhatian dan Tindakan Pembetulan sekiranya perlu.
KAD(N) / KAD(D) / PAD

8

 

 Adakan Mesyuarat Penutup dengan auditee :
  • Maklumkan penemuan ketakakuran dan pemerhatian.
  • Bincang tindakan pembetulan yang perlu diambil.
  • Dapatkan persetujuan mengenai jangkamasa untuk melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan.
  • Tetapkan tarikh audit susulan.
  • Beri satu salinan BKPP-BK 05 Borang Ketakakuran / Pemerhatian dan Tindakan Pembetulan kepada WP / Ketua Bahagian yang diaudit untuk tindakan selanjutnya.
KAD(D) 9 Sediakan BKPP-BK 06 Laporan Audit Dalaman dan hantar satu salinan kepada KAD(N).
WP 10 Catitkan semua bilangan ketakakuran dan pemerhatian dalam BKPP-BK 08 Log Laporan Ketakakuran Dan Tindakan Pembetulan / Penambahbaikan  Produk TMK / Audit Dalaman*  
KAD(N) / KAD(D) / PAD 11 Jalankan audit susulan pada tarikh yang ditetapkan dan catatkan keputusan terperinci audit susulan dalam BKPP-BK 05 Borang Ketakakuran / Pemerhatian dan Tindakan Pembetulan.
WP 12 Kemaskini  BKPP-BK 08 Log Laporan Ketakakuran Dan Tindakan Pembetulan / Penambahbaikan Produk TMK / Audit Dalaman*.   
WP 13 Kemukakan log laporan kepada PPD / TPKN(G).
KWP / WP 14 Bentang penemuan audit daerah / negeri di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan di peringkat daerah / negeri
  • Laporkan ketakakuran dan tindakan yang telah diambil
  • Bincangkan ketakakuran yang tidak dapat ditutup
KAD(N) 15 Sediakan laporan cantuman audit dalaman negeri dan edarkan laporan kepada semua daerah untuk makluman dan tindakan pembetulan dan pencegahan jika perlu.
KWP / WP 16 Failkan / Kemaskini
  • BKPP-BK 06 Laporan Audit Dalaman 
  • BKPP-BK 04 Borang Nota Audit Dalaman 
  • BKPP-BK 05 Borang Ketakakuran / Pemerhatian dan Tindakan Pembetulan
  • BKPP-BK 08 Log Laporan Ketakakuran Dan Tindakan Pembetulan / Penambahbaikan Produk TMK / Audit Dalaman* 
 

REKOD KUALITI

NO.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN

LOKASI
1 BKPP-BK 03 Jadual Audit Dalaman  3 Tahun  Pejabat / Klinik
2 BKPP-BK 04 Borang Nota Audit Dalaman  3 Tahun  Pejabat / Klinik
3 BKPP-BK 05 Borang Ketakakuran / Pemerhatian dan Tindakan Pembetulan  3 Tahun  Pejabat / Klinik
4 BKPP-BK 06 Laporan  Audit Dalaman 3 Tahun  Pejabat / Klinik
5 BKPP-BK 08 Log Laporan Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan / Penambahbaikan  Produk TMK / Audit Dalaman *   3 Tahun Pejabat / Klinik
 

RUJUKAN
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  BKPP-BK 03 - JADUAL AUDIT DALAMAN
  BKPP-BK 04 - BORANG NOTA AUDIT DALAMAN
  BKPP-BK 06 - LAPORAN AUDIT DALAMAN
  BKPP-BK 08 - LOG LAPORAN KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN / PENAMBAHBAIKAN PRODUK TMK / AUDIT DALAMAN *
  Senarai Semak   
  Tiada
  Dokumen Luaran   
  BKPP-DL12 - Quality Management Systems - Requirements (ISO 9001:2015, IDT)
  BKPP-DL13 - Quality Management Systems - Fundamentals & Vocabulary (ISO 9000:2000, IDT)
  BKPP-DL14 - Quality Management Systems - Guidelines For Performance Improvements
  Pemilik Dokumen
  Dr. Nur Farohana Bt. Zainol
 

Rekod Pindaan
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
1. 01-01-2017 1 Nota Pindaan Approver 1
 
Laman Utama Manual Kualiti Prosedur Kualiti