KTANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
AJK Pemandu SPK |
|
Menentukan Dokumen Yang Perlu disedia dan Dikawal |
|
|
|
AJK Pemandu SPK perlu kenalpasti dokumen yang relevan untuk disedia dan dikawal. Dokumen melalui “Online”dan Sistem Sokongan melalui “soft copy” adalah dokumen terkawal. Dokumen terkawal adalah dokumen yang telah dikenalpasti dalam Sistem Pengurusan Kualiti iaitu Manual Kualiti, Prosedur Kualiti,Pelan Risiko, Arahan Kerja, Senarai Semak dan Dokumen Sokongan Luaran dan Dalaman. Dokumen ini perlu dikawal dari segi kelulusan, pengedaran, pindaan, penyimpanan dan pelupusannya.
|
|
|
A
|
Penyediaan Dokumen Kualiti Baru
|
|
Pemilik Dokumen |
1. |
Dapatkan kelulusan KWP untuk menyediakan dokumen kualiti baharu. |
|
KPD |
2. |
Kenalpasti jenis kod untuk dokumen kualiti baharu |
|
KPD |
3. |
Masuk di bahagian Pengurusan Dokumen. Login e-ISO Quality Management System. Kemaskini kod dalam Quality Procedure Setup di Bahagian Administration Interactive ISO |
|
Pemilik Dokumen |
4. |
Sediakan dokumen mengikut format yang ditetapkan |
|
Pemilik Dokumen |
5. |
Muat naik dokumen dalam sistem interaktif dalam mode "MODIFY" |
|
Pemilik Dokumen |
6. |
Hantar kepada Reviewer untuk semakan dan pengesahan |
|
Reviewer |
7. |
Teliti dokumen dalam mode "REVIEW" |
|
|
|
Jika ada perubahan, kembalikan kepada Pemilik Dokumen berserta dengan arahan untuk pindaan
Jika tiada perubahan, terus ke Langkah 8.. |
|
Reviewer |
8. |
Kemukakan dokumen kepada TPKN(G) /KWP untuk mendapatkan kelulusan |
|
TPKN(G)/KWP |
9. |
Teliti dokumen yang dikemukakan |
|
|
|
Jika ada perubahan, kembalikan kepada Pemilik Dokumen berserta dengan arahan untuk pindaan
Jika tiada perubahan, terus ke Langkah 10. |
|
TPKN(G) /KWP |
10. |
Luluskan dokumen tersebut dalam mode "NEW" |
|
KPD |
11. |
Pastikan dokumen yang telah diluluskan telah tersedia di dalam sistem. Sediakan salinan soft copy di dalam pendrive beserta surat makluman dan edaran kepada PD untuk dipanjangkan kepada PPD dan WP. |
|
PD |
12. |
Sediakan Salinan soft copy di dalam pendrive dan edarkan kepada semua PPYM di semua unit. |
|
PPD,WP,PPYM |
13. |
Memastikan pelaksanaan SPK merujuk kepada sistem e-ISO BKP JKNS.Salinan soft copy digunakan hanya jika tiada capaian internet. |
|
Pengguna Dokumen |
14. |
Maklumkan kepada KPD/ PD jika terdapat masalah kepada dokumen di dalam sistem e-ISO BKP JKNS. |
|
|
|
|
|
|
B |
Pindaan Dokumen Kualiti |
|
Pemilik Dokumen dan Reviewer |
1. |
Kenal pasti cadangan pindaan .Bincang dan maklumkan maklumat pindaan kepada reviewer. |
|
Pemilik Dokumen |
2. |
Buat pindaan dokumen dalam mode "MODIFY" dan hantar kepada Reviewer untuk semakan dan pengesahan. |
|
Reviewer |
3. |
Teliti dokumen dalam mode " REVIEW"
-
Jika ada perubahan, kembalikan kepada Pemilik Dokumen berserta dengan arahan untuk pindaan
-
Jika tiada perubahan, terus ke Langkah 6.
|
|
Reviewer |
4. |
Kemukakan dokumen kepada TPKN(G) /KWP untuk mendapatkan kelulusan. |
|
TPKN(G) /KWP |
5. |
Teliti dokumen yang dikemukakan di bahagian Pengurusan Dokumen e-ISO
-
Jika ada perubahan, kembalikan kepada Pemilik Dokumen berserta dengan arahan untuk pindaan (rujuk Langkah 4 hingga 6).
-
Jika tiada perubahan, terus ke Langkah 8.
|
|
TPKN(G) /KWP |
6. |
Luluskan dokumen tersebut . |
|
Pemilik Dokumen |
7. |
Isi Borang Cadangan Pindaan/Penambahan/Pembatalan Dokumen. (BKPS -BK O2) dan serahkan kepada KPD. |
|
KPD |
8. |
Sediakan surat makluman pindaan dokumen dan edaran kepada PD untuk dipanjangkan kepada PPD dan WP. |
|
KPD |
9. |
Mendapatkan semula salinan soft copy di dalam pendrive daripada PD untuk dikemaskini. |
|
PPD,WP,PPYM |
10. |
Memastikan pelaksanaan SPK merujuk kepada sistem e-ISO BKP JKNS.Salinan soft copy digunakan hanya jika tiada capaian internet. |
|
Pengguna Dokumen |
11. |
Maklumkan kepada KPD/ PD jika terdapat masalah kepada dokumen di dalam sistem e-ISO BKP JKNS. |
|
|
|
|
|
|
C |
Dokumen Luaran |
|
TPKN (G) |
1.
|
Menerima dokumen luaran dan diminitkan kepada Ketua Unit.
Nota: Sekiranya Ketua Unit ada menerima dokumen luaran, mestilah menyerahkan dokumen tersebut kepada TPKN (G) untuk diminitkan.
|
|
KWP |
2.
|
Menentukan sama ada dokumen luaran tersebut perlu didaftarkan /wajib dijadikan sebagai rujukan dalam SPK BKPS.
|
|
KPD |
3. |
Memuatnaik dokumen luaran yang dikenalpasti oleh KWP di dalam sistem e-ISO BKP JKNS. Jika dokumen luaran diklasifikasikan sebagai dokumen terhad oleh pengguna dokumen tersebut,wujudkan kata laluan untuk capaian kepada dokumen. |
|
KPD |
4. |
Sediakan surat makluman dokumen luaran yang telah dimuatnaik kepada PPD dan WP. Jika terdapat dokumen luaran dalam bentuk hard copy, edarkan bersama surat makluman. |
|
PPD,WP |
5.
|
Serahkan dokumen luaran hard copy kepada PD untuk simpanan.
Nota: Salinan dokumen luaran tidak dibenarkan.Rujukan hanya di dalam sistem e-ISO BKP JKNS. |
|
|
|
|
