PROSEDUR KUALITI

PERKARA

TENAGA MANUSIA

Pakar - Pakar Ortodontik

PP - Pegawai Pergigian

JPO - Juruterapi Pergigian Pos-basik Ortodontik

JT - Juruteknologi Pergigian Pos-basik Ortodontik

PPP - Pembantu Pembedahan Pergigian

PPK - Pembantu Perawatan Kesihatan

PT - Pembantu Tadbir

DATA DAN MAKLUMAT

i) Surat rujukan

ii) Surat akuan jabatan

iii) Surat akuan sekolah/ kolej/universiti untuk anak kakitangan kerajaan yang berumur 21 tahun ke bawah 

PERALATAN

Peralatan dan unit pergigian

SASARAN

Objektif Keseluruhan Proses

Untuk memberi perkhidmatan ortodontik yang komprehensif dengan cekap dan berkesan kepada pesakit-pesakit yang dirujuk dan didapati memerlukan rawatan ortodontik. Keutamaan diberikan kepada murid-murid sekolah dan kes-kes yang memerlukan rawatan pelbagai disiplin. Tempoh tarikh janjitemu untuk perundingan pertama dari tarikh dihubungi adalah tidak melebihi 3 bulan.

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

• Sebelum pesakit yang dirujuk hadir ke Unit/ Klinik Pakar Pergigian Ortodontik, PYDP di Klinik Pergigian Primer / Kepakaran Lain membantu pesakit mendapatkan janjitemu melalui panggilan telefon/ MyVAS.

• Pastikan kaunter berada dalam keadaan kemas dan lengkap dengan semua keperluan pendaftaran pesakit seperti Buku PG102 (Pin.2/92), PG 101B dan PG 211B Pind. 1/2022 melalui sistem Fixed Format Reten (FFR) / sistem TPC-OHCIS, Terminal Point-of-Sale (TPOS), Buku Kutipan Hasil, Kupon dan Resit.

• PPP meminta pesakit menyerahkan dokumen pengenalan diri untuk didaftarkan (Kad Pengenalan/MyKad/Kad Polis/Kad Tentera/Passport/ Sijil Kelahiran/ MyKid/ Kad Kedatangan (LP1) dan lain-lain dokumen berkaitan seperti Surat Akuan Jabatan/Surat Akuan Sekolah/Surat Pengesahan pelajar IPTA / Kad Pesara.
• Memastikan pesakit berusia 18 tahun ke bawah perlu hadir bersama ibu/bapa/penjaga yang sah.
• Tentukan status pesakit sama ada kes rujukan baru atau kes janjitemu/ulangan.

• Pesakit baru telah diberikan tarikh dan masa yang ditetapkan oleh PPP untuk janjitemu pertama tidak melebihi 3 bulan dari tarikh rujukan sama ada melalui panggilan telefon/ MyVAS.
• Terima surat rujukan yang dibawa oleh pesakit daripada Pakar/ Pengamal Pergigian Kerajaan.
• Lengkapkan maklumat pesakit pada kad rawatan L.P.8-1 PIN.8/2019  L.P.8,L.P.8-2 PIN.8/2019/secara online dalam sistem TPC-OHCIS.
• Mengambil bayaran pendaftaran (jika perlu).Catat nombor kupon  di dalam kad rawatan / sistem TPC-OHCIS.
• Daftar di dalam PG101B dan PG 211B Pind. 1/2022 (melalui sistem FFR).
• PPP menyerahkan dokumen pengenalan, kupon resit pendaftaran dan menyerahkan nombor panggilan/giliran (jika berkaitan) kepada pesakit serta meminta pesakit untuk menunggu sehingga dipanggil ke bilik rawatan.

• Mengutamakan pesakit yang hadir mengikut masa janjitemu yang ditetapkan.
• Cari kad rawatan L.P.7 pesakit dengan merujuk Kad Kedatangan L.P.1.
• Terima bayaran pendaftaran (jika perlu). Catat nombor kupon di dalam kad rawatan / sistem TPC-OHCIS.
• Daftar di dalam PG102 (Pin. 2/92)- Buku Daftar Pesakit Berterusan , PG 101B dan PG 211B Pind. 1/2022 (melalui sistem FFR).
• PPP menyerahkan dokumen pengenalan, kupon resit pendaftaran dan menyerahkan nombor panggilan/giliran (jika berkaitan) kepada pesakit serta meminta pesakit untuk menunggu sehingga dipanggil ke bilik rawatan.

• Terima kad rawatan dan memastikan pesakit memasuki bilik rawatan mengikut temujanji yang telah ditentukan.
• Memastikan semua unit pergigian berfungsi dengan baik dan bahan pergigian mencukupi dan tidak melampaui tarikh luput.
• Memastikan kawalan jangkitan silang dipatuhi.

• Semua yang bertugas di dalam bilik rawatan perlu mematuhi pemakaian PPE yang lengkap .

• Membuat perundingan dan perancangan rawatan selepas berbincang dengan pesakit dengan kehadiran penjaga/saksi.
• Membuat pelan rawatan terperinci dengan persetujuan pesakit dan penjaga dan dicatatkan di dalam kad rawatan L.P.7/secara online dalam sistem TPC-OHCIS.
• Maklumkan kos rawatan (jika berkaitan). Rujuk BKPS-DL-63- Garis Panduan Pelaksanaan Perintah Fi (Perubatan)(Pindaan) 2017.

• Dapatkan pengesahan dan tandatangan pesakit/ penjaga dan saksi dalam kad dan borang kebenaran rawatan PGKebenaran/TPC-OHCIS-2/2016(Informed written consent).Rujuk BKPS-DL54 Edisi Ketiga Dokumen Pengurusan Kebenaran Rawatan Pergigian bagi Perkhidmatan Pergigian KKM (Lampiran 12 dan 12a)

• Membuat persediaan rawatan dan mematuhi kawalan jangkitan silang semasa rawatan diberikan.
• Beri rawatan kepada pesakit mengikut pelan rawatan.
• Pantau kebersihan mulut pesakit pada setiap lawatan.
• Beri nasihat/arahan terperinci kepada pesakit untuk setiap rawatan yang diberikan
• Jika terdapat perubahan dalam perancangan rawatan, perlu dibuat perancangan rawatan yang baru dan seterusnya dapatkan pengesahan dan tandatangan baru pesakit/ penjaga serta saksi ke dalam kad rawatan (Informed written consent).Rujuk BKPS-DL54 Edisi Ketiga Dokumen Pengurusan Kebenaran Rawatan Pergigian bagi Perkhidmatan Pergigian KKM (Lampiran 12)

• Rekodkan dengan lengkap berkenaan rawatan yang telah dijalankan pada kad rawatan berserta tandatangan serta cop/ tulis nama perawat yang berkenaan.
• Memberi preskripsi ubat atau rujukan bagi pesakit yang memerlukan rawatan tambahan lain (tampalan/penskaleran) kepada unit yang berkenaan (jika perlu).
• Kepilkan satu salinan surat rujukan pada kad rawatan.Rujuk BKPS-AK17 – Rujukan

• Bagi kes cabutan gigi ortodontik, Pegawai Pergigian di Klinik/ Unit Pakar Ortodontik akan menjalankan cabutan sama ada di Klinik/ Unit Pakar Ortodontik atau di Klinik Pergigian Primer tanpa perlu dirujuk kepada Pegawai Pergigian di Klinik Pergigian Primer. Rujuk BKPS-DL-119- Surat Pelaksanaan Cabutan Gigi Yang Melibatkan Kes Ortodontik di fasiliti Pergigian Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) 23 Disember 2022

• Membuat persediaan rawatan mengikut aduan pesakit dan mematuhi kawalan jangkitan silang semasa rawatan diberikan.
• Beri rawatan kepada pesakit mengikut keperluan pesakit pada ketika itu
• Memberi preskripsi ubat atau rujukan bagi pesakit yang memerlukan rawatan tambahan lain (tampalan/penskaleran) kepada unit yang berkenaan (jika perlu).
• Kepilkan satu salinan surat rujukan pada kad rawatan.Rujuk BKPS-AK17 – Rujukan

• Sekiranya pesakit perlu dirujuk kepada kepakaran lain sepanjang tempoh rawatan ortodontik, Pakar/ PP akan merujuk menggunakan borang rujukan yang berkenaan.Rujuk BKPS-DL-100- Edaran Borang Rujukan Pesakit Ke Perkhidmatan Kepakaran Pergigian di Hospital-Hospital Di Bawah Jabatan Kesihatan Negeri Selangor

•  Turunkan pesakit dari kerusi pergigian.
• Beri janjitemu/susulan (jika perlu). Catat dalam buku temujanji Pakar/ Pegawai Pergigian, kad rawatan L.P.7 dan Kad L.P.1 pesakit.
• Sediakan sijil sakit atau time slip jika perlu).
• Memberi arahan kepada pesakit untuk menjelaskan bayaran (jika perlu) di kaunter.

• Terima bayaran. (Dokumen sokongan yang sah laku perlu untuk pengecualian bayaran).Rujuk BKPS-DL63 Garis Panduan Perlaksanaan Perintah Fi (Perubatan) (Pindaan 2017) (Lampiran E)

• Kutip bayaran dan catatkan butiran bayaran dengan jelas dan lengkap di dalam kad L.P.7/sistem TPC-OHCIS serta buku resit. Serah kupon atau resit bayaran kepada pesakit.
• Jika pesakit layak memohon pengurangan/pengecualian caj,  pesakit perlu melengkapkan Lampiran C - Borang Permohonan Pengecualian Bayaran (disertai salinan surat sokongan/ kad bantuan kebajikan).
• Bayaran ansuran bagi rawatan pendakap gigi adalah bergantung kepada status kelayakan pesakit.Rujuk BKPS-DL-111- Garis Panduan Bayaran Ansuran Bagi Rawatan Ortodontik di Fasiliti Pergigian Kementerian Kesihatan Malaysia.

• Pesakit pulang

•  Disinfeksi unit, alat pergigian dan bilik rawatan yang telah digunakan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan.
• Sediakan peralatan pergigian untuk pesakit yang seterusnya.

• Catat reten harian kes ortodontik dalam PG ORT 201 Harian melalui sistem FFR.
• Merekodkan data masa kedatangan pesakit.
• Lengkapkan borang senarai semak BKPS-SS08 - Senarai Semak Penyelenggaraan Harian Peralatan di Bilik Rawatan Pergigian.
• Laporkan hasil kerja bulanan kes ortodontik dalam PG ORT 201(Pind.1/2021) melalui sistem FFR  (Laporan Bulanan Pakar Ortodontik) dan PG 211B (Pind.1 /2022) (Reten Kehadiran Bulanan Pesakit Warganegara / Bukan Warganegara) pada akhir bulan kepada pegawai yang bertanggungjawab menyelenggarakan SMKP.

• Simpankan/failkan kad-kad rawatan, filem atau softcopy radiograf, dokumen dan model kajian di tempat yang sesuai dan selamat.

Pindaan dibuat selaras dengan pertukaran  versi MS ISO 9001:2015.

1. Bagi 12.0 - penambahan Jika terdapat perubahan dalam perancangan rawatan, perlu dibuat perancangan rawatan yang baru seterusnya dapatkan pengesahan dan tandatangan baru pesakit/ penjaga serta saksi ke dalam kad rawatan (Informed written consent).

2. Perubahan tempoh simpanan rekod kualiti - PG208 - Laporan bulanan Pakar Ortodontik (5 tahun)

3. Perubahan tempoh simpanan rekod kualiti PG303 - Laporan Harian Pakar Ortodontik (2 tahun)

4. Perubahan tempoh simpanan rekod kualiti BKPS - BK32 - Borang Rujukan Ortodontik (5 tahun)

Pindaan dan Penambahan

1) Definasi / Singkatan ditambah - AGP, IOTN, PPE, P1, P2, SOP, OPG, Lat Ceph

2) Tanggungjawab PKJ  1.0 - Sebelum pesakit hadir ke klinik pergigian (KP)

3) Tanggungjawab PKS 2.0 - Pemeriksaan di Kaunter Saringan

4) Tanggungjawab PKD 3.0 - Persediaan di Kaunter Pendaftaran

5) Tanggungjawab PPP, PPK, Pakar, Pegawai & JPO 4.0 - Persediaan di Bilik Rawatan

6) Tanggungjawab PPP & PPK 8.0 - Proses Disinfeksi di Bilik Rawatan

7) Dokumen luaran - Garis Panduan Perkhidmatan Pergigian Pasca Perintah Kawalan Pergerakan Pandemik Covid-19 No. 1/20

• Prosedur Kualiti Perkhidmatan Ortodontik telah dikemaskini mengikut Garis Panduan Covid 19 yang terkini (Edisi Keempat) selaras dengan perubahan kepada fasa endemik.
• Garis Panduan Perkhidmatan Pergigian Pasca Perintah Kawalan Pergerakan Pandemik Covid-19 digugurkan 

• Perubahan kepada tempoh simpanan rekod kualiti  :

1. PG208 (Laporan Bulanan Pakar Ortodontik) - 7 tahun
2. PG303 (Laporan Harian Pakar Ortodontik)- 7 tahun
3. BK32 (Borang Rujukan Ortodontik)-  7 tahun
4. Kad LP6 dan LP7- 5 tahun
5. Buku Temujanji/ diari tahunan untuk temujanji pesakit - 2 tahun
6. Buku Senarai Menunggu- 2 tahun

• Penambahan beberapa Garis Panduan yang baharu:

1. Garis Panduan Bayaran Ansuran Bagi Rawatan Ortodontik di Fasiliti Pergigian Kementerian Kesihatan Malaysia
2. Garis Panduan Rujukan Rawatan Ortodontik di Fasiliti Pergigian Kementerian Kesihatan Malaysia 2022
3. Garis Panduan Pengurusan Wabak Covid -19 Perkhidmatan Kesihatan Pergigian Edisi Keempat Ogos 2022

5.4

Pindaan melibatkan penggunaan reten baharu iaitu reten kehadiran PG 211B Pind. 1/2022 , PG Ort 201 Harian serta PG Ort 201 Pind. 1/2021 melalui sistem Fixed Format Reten.

Reten PG 208, PG 303 serta PG 101 tidak lagi digunapakai.

Pindaan turut melibatkan beberapa garis panduan yang terkini iaitu berkenaan dengan cashless payment melalui Terminal Point of Sale (TPOS) , Tatacara Pelupusan Model Kajian Ortodontik 2023 serta perlaksanaan rawatan cabutan gigi ortodontik oleh Pegawai Pergigian Ortodontik tanpa perlu merujuk kepada Klinik Pergigian Primer.

Pindaan melibatkan perubahan kepada sistem rekod klinikal iaitu TPC-OHCIS. Terdapat juga pindaan tempoh simpanan rekod reten pendaftaran pesakit dan reten klinikal pakar.