Laman Utama   Bantuan  
   
     

PROSEDUR KUALITI

BKPS-PK-S08 - Pengendalian Dan Pengurusan Kenderaan
   
Pindaan : 5.4
Tarikh Kuatkuasa : 10-10-2024
Tujuan Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan kenderaan dalam keadaan baik, berfungsi dan selamat digunakan.
Skop : Prosedur ini digunapakai untuk semua kenderaan jabatan bagi semua fasiliti dibawah jagaan BKPS.
 

SINGKATAN / DEFINISI
TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
PPD Pegawai Pergigian Daerah
PPYM Pegawai Pergigian Yang Menjaga
PTJ Pusat Tanggungjawab
PYDP Pegawai Yang Di Pertanggungjawabkan
PK Pemandu Kenderaan
PA Pegawai aset
Peg.Kenderaan Pegawai Kenderaan
 

PERKARA

 

DATA/ MAKLUMAT

  • Maklumat senarai semak harian kenderaan
  • Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP4.1 - Pengurusan Kenderaan Kerajaan
  • Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP4.2 - Kemalangan yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan
 

SASARAN

Objektif Keseluruhan

  • Memastikan semua kenderaan berada dalam keadaan baik dan selamat supaya program atau aktiviti yang telah dirancang dapat berjalan dengan lancar.
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TUGAS / TANGGUNGJAWAB
 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

 
PK

PK
 
PK

 
PK

PK

 
PK

 

PK
 
Peg.Kenderaan/PPYM/PPD
 
PYDP(selain Peg.Kenderaan)

A

 PENGURUSAN KENDERAAN
1. Ambil kunci kenderaan dari Pegawai Kenderaan/PPYM. Catat dalam buku rekod kunci dan dapatkan tandatangan dari pegawai kenderaan/PPYM.

2. Periksa kenderaan supaya sentiasa dalam keadaan selamat sebelum memulakan perjalanan. ( Rujuk BKPS - AK 21 Arahan Harian Pemandu dan BKPS - SS 12 Senarai Semak Tugas Harian Pemandu ).

3. Inden minyak jika perlu. (Rujuk BKPS - AK 21 Inden Minyak). Isikan butiran pada Buku Rekod Inden Minyak dalam Lampiran A2 (Rekod Pergerakan Kad Inden). Dapatkan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit Touch n Go @ Smart Tag jika perlu. Isikan butiran dalam Lampiran B1 (Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit. Rujuk Portal Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Kenderaan Kerajaan WP 4.1

4. Kemaskini butir - butir setiap perjalanan dalam Buku Log Kenderaan dan dapatkan tandatangan pengguna bagi setiap penggunaan pada hari yang sama.

5. Pulangkan kunci kenderaan kepada Pegawai Kenderaan dan tandatangan di dalam Buku Rekod Kunci.

6. Buat Laporan Bulanan pada akhir bulan. Kemaskini Buku Log Kenderaan dan buat pengiraan. Rujuk Portal Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Kenderaan Kerajaan terkini.
    a)  Jarak jauh perjalanan
    b)  Penggunaan bahan api satu bulan
    c)  Baki minyak dalam tangki
 
7. Serah Buku Log Kenderaan untuk disemak dan ditandatangani oleh Pegawai Kenderaan / PPYM sebelum dihantar kepada PPD/ TPKN (G).

8. Analisa penggunaan bahan api bulanan setiap 6 bulan menggunakan Borang Lampiran C4 Rujuk Portal Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Kenderaan Kerajaan terkini. Pastikan Ketua Jabatan memperakukan  Analisa Penggunaan Bahanapi Tahunan

9. PPYM / Ketua Jabatan melaksanakan pemeriksaan mengejut ke atas Kenderaan Jabatan / Buku Log Kenderaan sekurang - kurangnya setahun sekali.

 
  
 
Peg.Kenderaan

 
PK

Peg.Kenderaan

 
PK

PK

PK/Peg.Kenderaan 

PK/PA

B

 PENYELENGGARAAN / PEMBAIKAN KENDERAAN

1. Sediakan jadual penyelenggaraan kenderaan di awal tahun dalam KEW PA 14. Servis kenderaan secara berkala iaitu selepas perjalanan kenderaan mencapai 5000 atau 10 000 KM atau setiap 6 bulan yang mana terdahulu.

2. Dapatkan sebutharga daripada bengkel dan kemukakan kepada TPKN (G) / PPD untuk kelulusan beserta :
a)  KEW PA 10 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan yang lengkap
 
b)  Borang Permintaan Pesanan ( Bekalan / Kerja / Perkhidmatan )
Sediakan Pesanan Kerajaan setelah mendapat kelulusan TPKN (G) / PPD
 
3. Buat temujanji dengan bengkel yang diluluskan dan hantar kenderaan untuk penyelenggaraan / pembaikan.
Isi KEW PA 9 sekiranya penyelenggaraan/ pembaikan melebihi 24 jam

4. Uji kenderaan untuk memastikan kerja - kerja penyelenggaraan / pembaikan memuaskan

5. Invois dan delivery order (DO) hendaklah disahkan oleh Pegawai Kenderaan dan seterusnya diserahkan kepada PT Kewangan untuk proses pembayaran.

6. Catatkan butir - butir penyelenggaraan / pembaikan ke dalam Buku Log Kenderaan AM - 362 Pin 3/82, KEW PA 3 dan KEW PA 15.
 
 
 
PK

PK

 
PK

PK

Penumpang (anggota gred terkanan)
 
 
Peg.Kenderaan/ PYDP/PPYM

 
Peg.Kenderaan/PPYM

PK/Peg.Kenderaan/PPYM

 
 

C

 PENGENDALIAN KEMALANGAN JALAN RAYA

1. Sekiranya berlaku kemalangan, jika boleh alihkan kenderaan ke tempat yang selamat dan dapatkan bantuan. 

2. Dapatkan butiran kenderaan serta pemandu kenderaan lain yang terlibat (jika berkaitan). Maklumkan kepada PPYM / Ketua Jabatan tentang kemalangan.

3. Buat laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari kemalangan berlaku dan dapatkan salinan laporan. 

4. Lengkapkan Borang Laporan Kemalangan Kenderaan Kerajaan AM 362A (Lampiran A) dan serahkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 48 jam selepas kemalangan berlaku.

5. Jika pemandu mengalami kecederaan, adalah menjadi tanggungjawab anggota yang bersama-sama menaiki kenderaan/ anggota yang gred terkanan di antara mereka jika lebih daripada seorang untuk mengambil tindakan di langkah no.2,3 dan 4.

6. Jika tiada penumpang dan pemandu tidak berupaya membuat laporan dalam masa yang ditetapkan, Pegawai Kenderaan,Pegawai Yang dipertanggungjawabkan/PPYM adalah bertanggungjawab melaporkan kemalangan itu kepada polis dalam tempoh 24 jam kemalangan berlaku.Apabila pemandu atau penumpang yang cedera telah sedar atau pulih dan boleh menjalankan tugas semula, beliau hendaklah membuat laporan kepada Ketua Jabatannya sepeti yang dikehendaki.
 
7. Laporkan insiden kemalangan kepada Pegawai JKKP daerah dengan menggunakan borang WEHU A1- A2 (JKKP 6)
 
8. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan WP 4.2 Kemalangan Yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan dan arahan berkaitan untuk tindakan seterusnya.

 

 
 
 
PK/Peg.Kenderaan

PK/ Peg.Kenderaan/PPYM/PPD

D

 NOTIS KESALAHAN LALU LINTAS/ SAMAN
1. Sekiranya terdapat saman, permohonan pelepasan bayaran saman atau pengurangan bayaran saman boleh dibuat jika dibenarkan.
 
2. Bayar saman dan serahkan bukti bayaran kepada PPYM/ Ketua Jabatan.
 

REKOD KUALITI

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
1 Buku Log Kenderaan   Sehingga kenderaan lupus (simpanselama 3 tahun selepas kenderaan lupus)
2. Laporan bulanan kenderaan 7 Tahun
3 Borang laporan kemalangan kenderaan kerajaan AM 362A 7 Tahun
4 Senarai semak tugas harian pemandu BKPS SS12 1 Tahun
5 KEW PA 10 7 Tahun
6 KEW PA 14 7 Tahun
7 KEW PA 15 7 tahun
8 Laporan Analisa Penggunaan Minyak Bulanan (Lampiran C4) 7 Tahun
9 Lampiran A2 7 Tahun
 

Arahan Kerja / Borang Kualiti / Senarai Semak / Pelan Risiko
  Arahan Kerja   
  BKPS-AK21 - ARAHAN HARIAN PEMANDU
  BKPS-AK22 - INDEN MINYAK
  Borang Kualiti   
  Tiada
  Senarai Semak   
  Tiada
  Dokumen Luaran  
  BKPS-DL-104 - Pengurusan Kenderaan Kerajaan WP 4.1
  BKPS-DL-140 - WP4.2(1) PP Kemalangan Yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan Malaysia
  Pelan Risiko  
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Pn Saridah binti Selamat
 

Rekod Pindaan
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para
1. 01/09/2017 5.0

Pindaan dibuat selaras dengan pertukaran versi MS ISO 9001:2015

 
2. 01/02/2020 5.0

Pemandu

1.0

Periksa kenderaan.

 

 

Periksa kenderaan berpandukan senarai semak tugas harian pemandu.

Pegawai Aset/ Pemandu

2.0

Perlu diselenggara / pembaikan.

 PPYM

 

Pastikan samaada kenderaan perlu diselenggara atau dibaiki.Isikan KEW PA -14 atau KEW PA-10 borang aduan kerosakan.

Pegawai Aset / Pemandu

3.0

  Penyelenggaraan / Pembaikan

 

 


Penyelenggaraan / pembaikan perlu dijalankan setelah mendapat kelulusan TPKN(G)/ PPD

Pegawai Aset / Pemandu

4.0

Kemaskini  KEW PA-15 dan Buku Log Kenderaan

 

 

Seterusnya kemaskini KEW PA-15  dan Buku Log Kenderaan.

Pemandu

5.0

Dapatkan kebenaran penggunaan kenderaan.

 

 

Dapatkan kebenaran / tandatangan pegawai yang memberi kuasa dalam Buku Log Kenderaan sebelum perjalanan.

Pegawai Kenderaan/ Pemandu

6.0

Perjalanan yang memerlukan bayaran Tol

Pegawai Kenderaan/ Pemandu pastikan tugas yang diarahkan memerlukan bayaran tol

 

Pemandu

7.0

Pemandu dapatkan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit Touch ’n Go dan SmartTAG.

Pemandu kemaskini buku Rekod Pergerakan & Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit  Lampiran B1 sebelum dan selepas perjalanan.

Pemandu

8.0

Isikan butiran perjalanan

 

 

Isikan butiran perjalanan dan catatkan perkiraan perjalanan dalam Buku Log Kenderaan

Pemandu

9.0

Dapatkan tandatangan personel yang dibawa dan kemaskini Buku Log Kenderaan

 

 

Dapatkan segera tandatangan personel yang menggunakan kenderaan selepas setiap kali  perjalanan.
Kemaskini Buku Log Kenderaan. Pastikan perkara-perkara berikut dikemaskini;

  • Penggunaan Touch & Go direkodkan
  • Urusan Pembelian petrol / diesel direkodkan
  • Bacaan odometer direkodkan

Pemandu

10.0 

Sediakan Laporan bulanan

 

 

Pada akhir bulan kemaskini Buku Log Kenderaan    

  •  Jarak jauh perjalanan
  •  Penggunaan bahan api bagi satu bulan
  •  Baki minyak dalam tangki

Pemandu/Pegawai Kenderaan

11.0

Pemandu mengisikan jumlah penggunaan bahan api bulanan.
Pegawai Kenderaan membuat analisa penggunaan bahan api bulanan setiap 6 bulan sekali.
(Borang Lampiran C4 dalam WP4.1/2013 Lampiran C)

Pemandu

12.0

Semakan oleh PPYM/PYDP/Pegawai Kenderaan

dan failkan laporan.

PPD

13.0

 Laksanakan pemeriksaan mengejut ke atas penggunaan Buku Log Kenderaan sekurang-kurangnya setahun sekali.
 
3. 15/08/2020 5.0
1. Prosedur telah dikemaskini mengikut turutan yang sepatutnya.
2. BKPS AK23 DAN BKPS AK24 - Digugurkan kerana telah dimasukkan dalam Prosedur dan boleh dirujuk dalam Portakl Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1 / 2013 & WP 4.2 / 2013
 
4. 16/01/2023 5.0

Penambahan arahan Prosedur Kerja :

- Membuat catatan pengambilan buku kunci kenderaan berserta tandatangan Pegawai Kenderaan.

- Prosedur pembayaran saman kenderaan Jabatan. 

 
5. 10/10/2024 5.0  
 
Home Manual Qualiti Prosedur Kualiti