Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK Q2 - Audit Dalaman

   
Pindaan : 0
Tarikh Kuatkuasa : 08-04-2021
Objektif Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah untuk mengendalikan audit dalaman supaya ianya dilaksanakan dengan teratur bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK).
Skop : Prosedur ini digunapakai oleh anggota yang terlibat dalam proses audit dalaman yang dijalankan dalam organisasi Bahagian Kesihatan Pergigian JKWPKL & Putrajaya.

SINGKATAN / DEFINISI
 1  Juruaudit Pihak yang dilatih untuk mengaudit, biasanya terdiri daripada personal yang bebas dari aktiviti yang diaudit
 2  Auditee Pihak yang diaudit
 3  Audit Dalaman (AD) Satu pemeriksaan sistematik yang dijalankan oleh personal terlatih yang dilantik oleh pihak pengurusan      untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti dijalankan dengan berkesan
 4  Audit Susulan Audit yang dilaksanakan bagi mengesahkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang dipersetujui telah dijalankan

 5

PAD 

Pasukan Audit Dalaman 

Pegawai-pegawai Bahagian Kesihatan Pergigian JKWPKL&P yang terlatih dan dilantik oleh TPKN(G) bagi menjalankan proses pengauditan Sistem Pengurusan Kualiti

 6

Ketakakuran / Non-comformity Report (NCR) 

Ketidakpatuhan kepada keperluan yang ditetapkan dalam Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja  berdasarkan piawaian  MS ISO 9001:2015
 7 Peluang Penambahbaikan / Opportunity for Improvement (OFI) Penemuan yang perlu tindakan penambahbaikan yang berpeluang menjadi ketidakakuran 
 8 Mesyuarat Pembukaan  Mesyuarat diantara pasukan audit dengan pihak auditee sebelum proses audit dijalankan
 9 Mesyuarat Penutup Mesyuarat yang diadakan oleh pasukan audit bagi membentangkan penemuan audit kepada pihak auditee
 10 MKSP Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
 11 TPKN(G)  Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
 12 KK SPK

Ketua Koordinator Sistem Pengurusan Kualiti

Seorang pegawai yang dilantik oleh TPKN(G) bagi mempastikan SPK diwujudkan, dilaksana dan diselenggara dengan baik
13 KPAD Ketua Pasukan Audit Dalaman
14 PPYM Pegawai Pergigian Yang Menjaga
 

SASARAN

Audit dalaman dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

  
     

 

  A.  Perancangan 
 

KK SPK

 1.0

Rancang program audit  dengan mengambil kira perkara berikut :
•  Status pensijilan.
•  Kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit.
•  Hasil audit yang lepas.
 
KK SPK  2.0

Cadang nama anggota kepada TPKN(G) untuk lantikan Pasukan Audit Dalaman. Pastikan ahli pasukan telah menjalani kursus/bengkel yang berkaitan.
 
KK SPK  3.0

Lantik ahli Pasukan Audit Dalaman(PAD).
 
 KPAD / PAD  4.0 Rancang dan sedia jadual terperinci Audit Dalaman(AD) berpandu kepada perbincangan dengan KK SPK.
 
 KPAD  5.0 Dapatkan kelulusan KK SPK.
 
 KPAD  6.0

Beri taklimat kepada ahli PAD mengenai skop pengauditan.
 
 KPAD  7.0 Edar jadual audit dalaman kepada pihak auditee sebelum lawatan PAD.
 
   B. Semasa Audit
 
 KPAD / PAD  8.0 Adakan mesyuarat pembukaan bagi memaklumkan objektif dan skop audit.
 
 KPAD / PAD  9.0

Jalankan proses audit samada melalui pemerhatian / penyemakan rekod atau temuduga dengan anggota terlibat guna WPKL-BKP(G)-BK 36 - Nota Audit. Jika penemuan semasa audit adalah kritikal, maklumkan kepada auditee untuk tindakan pembetulan serta merta.    

 
 KPAD / PAD  10.0 Adakan Mesyuarat Penutup dengan pihak auditee bagi memaklumkan penemuan-penemuan audit secara ringkas.
 
   C. Selepas Audit
 
 KPAD / PAD  11.0 Sediakan borang WPKL-BKP(G)-BK 37A -Tindakan Pembetulan (Audit) keatas ketakakuran dan borang WPKL-BKP(G)-BK 37B -Laporan Pemerhatian / Opportunity For Improvement (OFI).
 
 PAD  12.0 Bentang penemuan audit kepada TPK(G), KK SPK dan ketua-ketua unit.
 
 PAD  13.0

Serahkan WPKL-BKP(G)-BK 37A  dan WPKL-BKP(G)-BK 37B kepada pihak auditee.

WPKL-BKP(G)-BK 37A untuk tindakan pembetulan dalam tempoh yang telah dipersetujui.

WPKL-BKP(G)-BK 37B untuk penambahbaikan. 
 
 Auditee / Ketua Unit  14.0

Jalankan siasatan keatas ketakakuran yang dibangkitkan dengan mengenalpasti punca  dan tindakan pembetulan yang bersesuaian.
 
 Auditee / Ketua Unit  15.0 Kembalikan WPKL-BKP(G)-BK 37A dan WPKL-BKP(G)-BK 37B yang telah dilengkapkan kepada PAD.
 
 KPAD / PAD  16.0

Sediakan laporan AD berdasarkan perkara-perkara berikut;

  • Senarai nama anggota PAD.
  • Objektif Audit.
  • Jadual Audit.
  • Senarai Penemuan Audit Dalaman, WPKL-BKP(G)-BK38- Senarai Penemuan Audit Dalaman.
  • Cadangan penambahbaikan kepada penemuan Audit Dalaman.
 
 KPAD / PAD  17.0 Maklumkan tarikh audit susulan kepada pihak auditee. Pastikan tempoh audit susulan adalah bersesuaian bagi menilai keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil oleh pihak auditee.
 
 KPAD / PAD  18.0 Jalankan audit susulan pada tarikh yang ditetapkan.
 
 KPAD / PAD  19.0 Tentukan status ketakakuran / penambaikan samada ditutup atau tidak.
 
 KPAD  20.0 Tandatangan setiap WPKL-BKP-BK 37A dan WPKL-BKP(G)-BK 37B untuk pengesahan sebelum dipanjangkan kepada KK SPK untuk pengesahan.
 
 KPAD  21.0 Serahkan laporan audit yang menyeluruh termasuk bilangan penemuan yang terlibat serta status kesemuanya selepas lawatan audit susulan kepada KK SPK sebelum MKSP pada tahun semasa.
 
 KK SPK  22.0

Teliti Laporan Audit seperti berikut:

  • ketakakuran yang masih belum diambil tindakan pembetulan.
  • tindakan penyelesaian jangka panjang.
  • keberangkalian ketakakuran yang akan berulang.
  • penemuan ketakakuran yang boleh ditambahbaik melalui latihan/kursus jabatan.
 
 KPAD  23.0 Beri salinan WPKL-BKP(G)-BK 37A dan WPKL-BKP(G)-BK 37B yang telah ditandatangani KK SPK kepada pihak auditee sebagai rujukan.
 
 KPAD

 24.0

 25.0

 Bentang hasil AD dalam MKSP.  
Serahkan rekod AD kepada KK SPK.

 

 

KK SP

 

 

 

 

 

 

 

PAL

 

PAL/TPKN (G)/ KK SPK/ Ketua Unit/ KK SPK / Ketua Unit

 

PAL/TPKN (G)/ KK SPK/ Ketua Unit/ KK SPK / Ketua Unit

 

 

 

KK SPK / Ketua Unit

 

KK SPK

KK SPK/ AJK SPK

KK SPK

KK SPK

 

 

1.0

 

2.0

3.0

 

4.0

5.0

 

6.0

7.0

8.0

 

 

9.0

10.0

11.0

 

12.0

 

13.0

14.0

15.0

16.0

17.0

18.0

AUDIT LUARAN

A. PERANCANGAN

Rancang program audit luaran dengan mengambilkira status pensijilan MS ISO, kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit dan berdasarkan audit yang lepas dalam Mesyuarat Pelan Tindakan Tahun semasa.

Buat permohonan kepada pihak pakar runding MS ISO berkenaan pelan audit (skop, tarikh, tempat dan kos) dan usulkan kepada pihak pengurusan. 

Terima pelan audit dari pihak pakar runding serta semak dan buat pindaan jika perlu.

Dapatkan kelulusan TPKN (G) dan beri maklumbalas persetujuan kepada pihak pakar runding

Edar pelan audit luaran kepada pihak auditee sebelum lawatan.

B. SEMASA AUDIT

Adakan mensyuarat pembukaan bagi memaklumkan objektif dan skop audit.

Jalankan proses audit mengikut skop.

Adakan mesyuarat penutup dengan pihak Auditee bagi memaklumkan penemuan audit secara ringkas.

C. SELEPAS AUDIT

Bentangkan penemuan audit kepada TPKN(G), KK SPK dan ketua-ketua unit.

Bincang dan dapatkan persetujuan penemuan audit. Terima laporan penemuan audit.

Sediakan laporan tindakan pembetulan audit dalam tempoh masa yang ditetapkan dan serahkan kepada KK SPK.

Log ke dalam BK 39 A bagi ketakakuran dan BK 39 B dan bagi tindakan pembetulan.

Kemukakan laporan tindakan pembetulan kepada Ketua Pasukan Audit Luar.

Edar tindakan pembetulan yang telah diluluskan oleh KPAL kepada semua klinik untuk tindakan penyeragaman.

Terima dan edarkan sijil MS ISO yang terkini kepada klinik.

Sediakan laporan audit luar untuk dibentangkan kedalam MKSP.

Rekod laporan audit di dalam fail.

Hantar laporan status pensijilan kepada Program Kesihatan Pergigian, Kementerian Kesihatan Malaysia
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
 1 WPKP-BKP(G)-BK36 - Nota Audit   2 tahun
 2 WPKL-BKP(G)-BK37A - Borang Tindakan Pembetulan (Audit)   2 tahun
 3 WPKL-BKP(G)-BK37B - Borang Pemerhatian / Opportunity For Improvement (Audit)   2 tahun
 4 WPKL-BKP(G)-BK38 - Senarai Penemuan Audit Dalaman   3 tahun
 5 Laporan Audit Dalaman   3 tahun
 

RUJUKAN
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  WPKL-BKP(G)-BK 36 - Nota Audit
  WPKL-BKP(G)-BK 37A - Laporan Tindakan Pembetulan (Audit )
  WPKL-BKP(G)-BK 37B - Laporan Pemerhatian / Opportunity For Improvement (Audit)
  WPKL-BKP(G)-BK 38 - Senarai Penemuan Audit Dalaman
  Senarai Semak   
  Tiada
  Dokumen Luaran   
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Dr Nailah binti Husin
 

REKOD PINDAAN
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti