Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK S04 - Pengendalian Pengurusan Kenderaan
   
Pindaan : 3
Tarikh Kuatkuasa : 08-04-2021
Objektif Prosedur :

Prosedur ini adalah untuk menggariskan langkah-langkah bagi memastikan kenderaan dalam keadaan baik, berfungsi dan selamat digunakan supaya tidak menjejaskan kelancaran perjalanan.
Skop :

Prosedur ini digunapakai untuk semua kenderaan dalam organisasi Bahagian Kesihatan Pergigian Jabatan Kesihatan WPKL dan Putrajaya.

SINGKATAN / DEFINISI

 

1 TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
2 KK SPK Ketua Koordinator Sistem Pengurusan Kualiti
3 PPD Pegawai Pergigian Daerah
4  PPYM Pegawai Pergigian Yang Menjaga
5 KU Ketua Unit (KPPK/PJP/JPK)
6 Pegawai Kenderaan Pegawai yang dilantik oleh TPKN(G) ke atas pengurusan kenderaan-kenderaan Bahagian Kesihatan Pergigian, JKWPKL dan Putrajaya (Peringkat Negeri / Zon / Klinik)
7 PT N22 Pembantu Tadbir Kanan
8 PT (Kew) Pembantu Tadbir Kewangan yang dilantik bagi mengesahkan penyata pembelian minyak petrol
9 Pemandu Pemandu Kenderaan Bermotor
10 Pengguna Kenderaan Pegawai/ Anggota yang menggunakan kenderaan
11 Kad Inden

Kad yang digunakan untuk pembelian bahan api terdiri daripada:

i.  Kad Pemandu

ii. Kad Kenderaan
12  Kad Elektronik

Kad yang ada magnet digunakan untuk membuat bayaran tol tanpa dikeluarkan resit
13 Penyelenggaraan

Penyelengaraan Kenderaan yang berjadual (Periodic Preventive Maintenance) Pegawai Aset
14 Pegawai Aset Pegawai yang dilantik untuk menguruskan Aset Alih Kerajaan di peringkat jabatan/ bahagian.
15 Penolong Pegawai Aset Pegawai yang dilantik untuk menguruskan Aset Alih Kerajaan di peringkat klinik/ unit.
16 Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan BKP Pegawai yang dilantik yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset yang perlu diperiksa sebelum proses pelupusan.
17 Urusetia Pelupusan Aset BKP Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab ke atas pelupusan aset di peringkat Bahagian Kesihatan Pergigian.
18 PSK Perkhidmatan Sokongan Klinik
19 JKR Jabatah Kerja Raya
20 JPJ Jabatan Pengangkutan Jalan
 

SASARAN
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
    A. PROSEDUR PENERIMAAN KENDERAAN
 
 TPKN(G) 1.0 Lantik pegawai kenderaan negeri atau pegawai yang diberi kuasa bagi mengendali urusan penggunaan dan penyelenggaraan kenderaan jabatan.
 
 Pegawai Kenderaan Negeri  2.0

Terima kenderaan baru beserta sijil pemeriksaan dan pengujian kenderaan dari JKR. Pastikan alat-alat kelengkapan kenderaan telah diperiksa dan diuji mengikut spesifikasi kontrak. Jika terdapat kerosakan atau kecacatan selepas penyerahan kenderaan perlu dirujuk kepada pihak pembekal selagi dalam tempoh jaminan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK10: Urusan Kewangan.
 
Pegawai Kenderaan Negeri  3.0 Sediakan fail khas bagi setiap kenderaan yang mengandungi maklumat seperti berikut:
  • Pesanan Kerajaan/Invois/Nota Penerimaan
  • Salinan asal Kad Pendaftaran Pemilik Kenderaan/Geran
  • Salinan Cukai Jalan
  • Sijil Pemeriksaan dan Pengujian Kenderaan dari JKR.
   4.0 Pastikan kenderaan kerajaan dicat dengan nama pejabat/klinik pergigian yang berkenaan.
 
PT N22  5.0 Buat permohonan untuk Kad Kenderaan dan kad elektronik. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Permohonan Kad Inden dari syarikat pembekal bahan api yang telah mempunyai perjanjian kontrak dengan kerajaan.

 
Pegawai Kenderaan Negeri/Pegawai Aset  6.0

Serahkan kenderaan, satu set kunci pendua dan kad kenderaan ke pejabat/klinik beserta dengan salinan dokumen yang terdapat di dalam fail khas di pejabat TPKN(G).
 
PT N22

 7.0

 

8.0

Simpan satu set kunci kenderaan di pejabat TPKN(G).
Pastikan kenderaan baru disenaraikan ke dalam sistem akaun Pusat Servis.
    B. PENERIMAAN KENDERAAN BARU DI KLINIK/PEJABAT
 
 PPYM/ KU 9.0 Lantik pegawai kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa bagi mengendali penggunaan dan penyelenggaraan kenderaan.
 
Ketua Unit 10.0

Terima kenderaan baru, kunci pendua,kad kenderaan,kad elektronik beserta salinan dokumen berikut: 

  • Pesanan Kerajaan/Invois/Nota Penerimaan.
  • Salinan kad Pendaftaran Pemilik Kenderaan/Geran.
  • Salinan Cukai Jalan.
  • Sijil Pemeriksaan dan Pengujian Kenderaan dari JKR.
 
Unit Aset 11.0 Daftar kenderaan mengikut Pekeliling 1 PP Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. 
 
Pegawai Kenderaan Pejabat/ Klinik  12.0

Sediakan Buku Log Kenderaan (AM 362 Pin. 3/82), rekod pergerakan kunci, Kad Kenderaan dan Kad Elektronik (jika perlu), rujuk WPKL-BKP(G) AK7-Prosedur Permohonan Kad Elektronik.

Sediakan fail khas bagi setiap kenderaan yang mengandungi maklumat seperti berikut:
  • Salinan KEW PA 2
  • salinan Pesanan Kerajaan/Invois/Nota Penerimaan
  • Salinan Kad Pendaftaran Pemilik Kenderaan
  • Salinan Cukai Jalan
    C. PENGENDALIAN HARIAN KENDERAAN KLINIK/PEJABAT
 
 Pemandu 13.0 Ambil kunci kenderaan dari pejabat setiap pagi. Catat dalam buku log kenderaan dan dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2013 - Pengurusan Kenderaan.
 

Pemandu

 

 

Pegawai Kenderaan/ PT N22

 14.0 Ambil kad inden (kad kenderaan dan kad pemandu)/elektronik jika perlu dan catat dalam rekod pergerakan kad inden dan elektronik serta dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Pengurusan Kenderaan
  • Prosedur penggunaan kad inden.
  • Prosedur penggunaan kad elektronik.

Nota:

i.  Mohon kad inden baru sekiranya hilang, rosak atau pemandu bertukar. Maklumkan kepada syarikat pengeluar dalam tempoh 24 jam. Rujuk: WPKL-BKP(G)- AK 7 - Prosedur Pembatalan Kad Inden.

ii. Mohon kad elektronik baru sekiranya hilang, atau rosak rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Pembatalan/penggantian Kad Elektronik. Maklumkan kepada syarikat pengeluar dalam tempoh 24 jam.
 Pemandu  15.0

Selenggara kenderaan secara harian. Lengkapkan borang WPKL-BKP(G)-SS11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Penyelenggaraan Harian Pemandu.

Failkan rekod SS 11 di akhir bulan.
 
  16.0 Laksanakan tugas mengikut perancangan/arahan PPYM/KU dan lengkapkan Buku Log Kenderaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - Prosedur Penyediaan dan Penyemakan Buku Log.
 
  17.0

Simpan semula kunci kenderaan/kad inden/kad elektronik pada akhir hari bila tugas selesai dan dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan/pegawai diberi kuasa. Ambil tandatangan pengguna setiap kali penggunaan. Kemaskini buku log setiap kali selesai penggunaan. 
 
    D (i). PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN BERKALA (SELAIN PSK)
 

 Pegawai Kenderaan

Pegawai Kenderaan/ Pemandu

18.0

19.0

 

 

 

20.0

Sediakan jadual penyelenggaraan kenderaan dan KEW.PA14 pada awal tahun.

Hantar surat permohonan penyelenggaraan kenderaan ke pejabat untuk kelulusan TPKN(G) bersama:

  • KEW PA 10 - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan yang lengkap
  • 3 harga pasaran dari bengkel yang berkenaan.
  • Borang Permintaan Pesanan (Bekalan/ Kerja/ Perkhidmatan)
  • WPKL-BKP(G)-BK 13 - Kriteria Pemilihan Pembekal Bagi Pembelian Terus.
Terima kelulusan/LPO dan buat penyelenggaraan
 Pegawai Kenderaan / Pemandu 21.0

Pastikan penyelenggaraan dijalankan mengikut jadual dan rekod dalam buku log kenderaan dan Kew PA 15, rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan. Jika masih dalam tempoh jaminan, laksanakan penyelenggaraan mengikut buku servis kenderaan.
 

Pemandu

KU

22.0

23.0

 

 Sahkan kerja-kerja yang telah dijalankan dan dapatkan tandatangan PPYM/KU yang memberi kuasa.

Hantar Pesanan Tempatan (LPO), invois dan rekod WPKL-BKP(G)-SS4A: Senarai Semak Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO) dalam masa 7 hari ke Pejabat untuk urusan pembayaran.

D (i). PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN BERKALA (SELAIN PSK)

Pegawai Kenderaan

Pegawai Kenderaan/Pemandu

24.0

25.0

 Dapatkan jadual penyelenggaraan dari pihak PSK dan sediakan KEW-PA14
Pastikan penyelenggaraan dijalankan mengikut jadual,rekod di dalam Buku Log Kenderaan & KEW.PA15.
Pegawai Kenderaan/PPYM/Pemandu   26.0  Sahkan kerja-kerja yang telah dijalankan dan dapatkan tandatangan PPYM/PPD/KU. Dapatkan salinan work order.
E. PEMERIKSAAN TAHUNAN DI JABATAN KERJA RAYA (JKR)
Pegawai Kenderaan

 27.0

28.0

Layari laman web Sistem Penilaian Kenderaan Atas Talian (PIKAT) di alamat pikat.jkr.gov.my

Buat pendaftaran ID Pegawai Kenderaan
Pegawai Kenderaan

 29.0

30.0

  Terima ID & kata laluan melalui email

Log in di laman web PIKAT untuk buat permohonan pemeriksaan
Pegawai Kenderaan/Pemandu

 31.0

32.0

Terima tarikh temujanji melalui email & pastikan pemeriksaan dijalankan.

Terima Sijil Pemeriksaan Tahunan dari JKR. Cetak & simpan di dalam Fail Kenderaan
Pegawai Kenderaan/Pemandu
 		  33.0 Buat pembaikan jika perlu

 

F (i). PEMBAIKAN KENDERAAN (SELAIN PSK)

 

 

Pemandu

 

Pemandu

 

34.0

 

 

35.0

 

 

 

Maklumkan pada PPYM/KU tentang kerosakan/masalah kemalangan kenderaan beserta dengan KEW. PA10 & BK 18. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - Pengurusan Kenderaan

  • Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan
  • Prosedur Pengendalian Kemalangan Jalanraya

Hantar Borang Permintaan Pesanan & dokumen berkaitan pembaikan kenderaan ke pejabat TPKN(G) dan sertakan:

  • KEW. PA10 - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan yang lengkap
  • 3 harga pasaran dari bengkel yang berkenaan
  • Borang Permintaan Pesanan Bekalan / Kerja / Perkhidmatan)
  • WPKL-BKP(G)-BK 13 - Kriteria Pemilihan Pembekal Bagi Pembelian Terus.
 PPYM / Pegawai Kenderaan  / Pemandu

 36.0

 

37.0

Terima kelulusan dan LPO. Hantar kenderaan untuk pembaikan. Pastikan pembaikan dijalankan dan rekod dalam Buku Log Kenderaan & KEW. PA15.

Pastikan pembaikan dijalankan. Rekod di dalam Buku Log Kenderaan & KEW. PA15.

PPYM / Pegawai Kenderaan  / Pemandu

 38.0 Sahkan kerja-kerja yang telah dijalankan dan dapatkan tandatangan PPYM / PPD / KU. Dapatkan salinan work request.

 

Pegawai Kenderaan  / PPYM / Pemandu

 39.0 Hantar Pesanan Tempatan (LPO),Invois dan rekod WPKL-BKP(G)-SS 4A Senarai Semak Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO) dalam masa 7 hari ke Pejabat untuk urusan pembayaran.
   

F (ii). PEMBAIKAN KENDERAAN (PSK)

Pegawai Kenderaan  / Pemandu

 40.0

Maklumkan kerosakan kepada pihak PSK & lengkapkan borang aduan

PPYM / PSK / Pegawai Kenderaan  / Pemandu

 41.0

Hantar kenderaan untuk pembaikan.

  • Terima kelulusan jika kos pembaikan melebihi RM300.00
  • Lakukan pembaikan jika kos kurang RM300.00

PPYM / PSK / Pegawai Kenderaan  / Pemandu

 42.0

Pastikan pembaikan dijalankan dan rekod dalam Buku Log Kenderaan & KEW. PA15.

Pegawai Kenderaan  / Pemandu

 43.0
Sahkan kerja-kerja yang telah dijalankan dan dapatkan tandatangan PPYM / PPD / KU. Dapatkan salinan borang aduan.
     G. PENGENDALIAN KEMALANGAN JALAN RAYA
Pemandu
                              		 44.0

Alihkan kenderaan ke tepi jalan dan dapatkan bantuan
  45.0

Dapatkan butir-butir kenderaan.
  46.0

 Maklum kepada PPYM/KU/ Pegawai Kenderaan
  47.0

Buat laporan polis dalam tempoh 24 jam dan dapatkan salinan laporan
  48.0

Isi Borang Kemalangan Am 362A
Pegawai Kenderaan / Pemandu  49.0

Kepilkan laporan polis bersama Borang Kemalangan Am 362A dan kemukakan kepada TPK(G) untuk makluman dan tindakan selanjutnya dalam tempoh 48 jam.
Ketua Jabatan / Pegawai Kenderaan  50.0

Dapatkan nilaian harta benda yang rosak dan laporan polis
Pegawai Kenderaan / Pemandu  51.0

Maklumkan mengenai Borang Laporan Kemalangan (362A), Laporan Jurutera, Laporan Perubatan Mangsa, Laporan Polis, Laporan Kerosakan Am (362B) kepada Pegawai Undang-undang Jabatan dalam tempoh 30 hari
  52.0

Maklumkan ke pejabat jika mengalami apa jua jenis kemalangan walaupun tidak melibatkan pihak kedua

 

 

H. NOTIS KESALAHAN LALU LINTAS/ SAMAN

Pegawai Kenderaan / Pemandu

 53.0

Jika kesalahan disebabkan oleh pemandu, bayaran saman perlu dibayar oleh pemandu sendiri/ pegawai pengguna yang mengarahkan.

Pemandu

 54.0 Catat di dalam Buku Log Kenderaan dan disahkan oleh pegawai pengguna berkenaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Pengurusan Kenderaan.
   

I. REKOD BULANAN PENGGUNAAN KENDERAAN

Pegawai Kenderaan / Pemandu

 55.0

Kemaskini Buku Log Kenderaan Am 362 Pin. 3/82.
Pemandu / KU /PPYM / Pegawai Kenderaan Negeri 56.0

Lengkapkan dan dapatkan pengesahan dari PPYM/KU hantar ke pejabat TPK(G) sebelum 5 haribulan perkara berikut:

  • Keratan asal Buku Log Kenderaan Am 362 Pin.3/82
  • WPKL-BKP(G)-BK 22 - Penggunaan Bahan Api
  • Resit asal minyak Petrol
  • Salinan penyata penggunaan Kad Elektronik
Pegawai Kenderaan / PT(Kew) 57.0 Semak resit bahan api dan salinan penggunaan kad elektronik yang dikemukakan.
   

J. PELUPUSAN KENDERAAN

Pegawai Kenderaan    

 58.0

Layari laman web Sistem Penilaian Kenderaan Atas Talian (PIKAT) di alamat pikat.jkr.gov.my untuk membuat permohonan pelupusan

Pegawai Kenderaan / Pemandu

 59.0 Terima tarikh temujanji untuk pemeriksaan melalui email dan pastikan pemeriksaan dijalankan di workshop JKR.

Pegawai Kenderaan

 60.0 Terima KEW. PA 19 dari JKR.

Pegawai Kenderaan

 61.0

Kemukakan salinan dokumen permohonan pelupusan kepada Pejabat TPKN(G):

  • Sijil BER 1 dan BER 2
  • KEW. PA19 Dari JKR
  • Kad KEW. PA 3 (yang, KEW. PA15 dan KEW. PA21
Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan BKP 62.0 Arahkan Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan BKP menjalankan pemeriksaan ke atas kenderaan berkenaan.
Urusetia Pelupusan Aset /Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan BKP 63.0 Semak rekod berkaitan dan lakukan pemeriksaan ke atas kenderaan dan syorkan kaedah pelupusan sebelum menandatangani Kew PA 21.
TPKN(G)/ Urusetia Pelupusan Aset BKP JKWPKL & P 64.0 Kemukakan semua dokumen beserta Laporan Lembaga Pemeriksa Kew PA 21 kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor JKWPKL & Putrajaya.
Urusetia Pelupusan Aset BKP JKWPKL & P/ Jawatankuasa Sebut harga 65.0

Terima kelulusan dan ambil tindakan pelupusan seperti kaedah yang disyorkan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terima kelulusan. 

  • Sebutharga - lengkapkan KEW. PA27, KEW. PA 28 dan KEW. PA29.
  • Sisa besi - jual
Pegawai Kenderaan Negeri/ Urusetia Pelupusan Aset BKP JKWPKL & P 66.0 Hantar sesalinan senarai pelupusan, surat kelulusan dan dokumen lain yang berkaitan kepada KU/PPYM untuk tindakan susulan.
Pegawai Kenderaan Negeri/ Urusetia Pelupusan Aset BKP JKWPKL & P 67.0 Hantar salinan resit bayaran pungutan kenderaan/ sisa besi ke KP berkaitan.

Pegawai Aset

 68.0

Kemaskini rekod Daftar Aset secara manual/ melalui Portal Sistem Pengurusan Aset:

  • Kad KEW. PA 3
  • KEW. PA 5 - Senarai Daftar Induk Harta Modal
Pegawai Kenderaan Negeri 69.0

Laporkan pembatalan pendaftaran kenderaan berkaitan kepada Jabatan Pengangkutan Jalan.
    K. KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
Pegawai Aset 70.0 Laporkan kehilangan aset kepada Ketua Jabatan dan Pegawai aset dengan serta merta.
Penolong Pegawai Aset 71.0 Kemukakan laporan polis dan KEW PA 28 kepada Pegawai Aset BKP untuk tindakan selanjutnya. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan 1PP Pengurusan Aset Alih Kerajaan terkini.
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
1 Jadual Penyelenggaraan Tahunan Kenderaan 1 tahun
2 Buku rekod pergerakan kad inden Tiada
3 Buku Log Kenderaan AM 362-Pin.3/82 7 tahun
4 Kew-PA 2: Daftar Harta Modal Tiada had
5 Borang Kew-PA 9/10: Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan Tiada had
6 Borang Kew-PA 14/15: Daftar Penyelenggaraan Harta Modal Tiada had
7 WPKL-BKP(G)-SS11: Senarai Semak Tugas Harian Pemandu 1 tahun
8 WPKL-BKP(G)-BK22: Laporan Penggunaan Bahan Api 2 tahun 
9 Borang Permintaan Pesanan - Bekalan/Kerja/Perkhidmatan 7 tahun 
 

RUJUKAN
  Arahan Kerja   
  AK 07 - Pengurusan Kenderaan
  Borang Kualiti   
  WPKL-BKP(G)-BK 22 - Penggunaan Bahan Api
  Senarai Semak   
  WPKL-BKP(G)-SS 11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu
  Dokumen Luaran   
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Too Bee Kiew
 

REKOD PINDAAN
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti