Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK S06 - Pengurusan Aset
   
Pindaan : 1
Tarikh Kuatkuasa : 08-04-2021
Objektif Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan aset yang menjamin penyelenggaraan dengan baik dan sempurna.
Skop : Prosedur ini digunapakai bagi menjalankan pengurusan aset di Pejabat Bahagian Kesihatan Pergigian dan semua klinik pergigian di Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya

SINGKATAN / DEFINISI
 1. Harta Modal Aset alih yang harga perolehan asalnya RM 2000 dan ke atas setiap satu unit.
 2. Aset Alih Bernilai Rendah (ABR) Aset alih yang harga perolehan asal kurang daripada  RM 2000 setiap satu.
 3. LPO Pesanan Kerajaan
 4. PKN Pengarah Kesihatan Negeri
 5. TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri(Pergigian) JKWPKL & Putrajaya
 6. Pemeriksa Aset Pegawai Pemeriksa yang dilantik untuk memeriksa aset
 7. PTJ Pusat Tanggungjawab
 8. Pegawai Aset Pegawai yang dilantik untuk menguruskan Aset Alih Kerajaan di peringkat jabatan / bahagian
 9. Penolong Pegawai Aset Pegawai yang dilantik untuk menguruskan Aset Alih Kerajaan di peringkat klinik/ unit
 10. JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan di Kementerian / Jabatan
 11. KU Ketua Unit
12. Urusetia Pelupusan Aset JKWPKL&Putrajaya Unit Pengurusan Aset Di Jabatan Kesihatan WPKL & Putrajaya
13. Urusetia Pelupusan Aset TPKN(G) Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab ke atas pelupusan aset di peringkat Bahagian Kesihatan Pergigian JKWPKL & Putrajaya
14. Lembaga Pemeriksa Pegawai yang dilantik yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset yang perlu diperiksa sebelum proses pelupusan
15. PPPA Pegawai Penyaksian Pemusnahan Aset
16. JT Juruteknologi Pergigian
17. PPSM Penolong Pegawai Sistem Maklumat
18. SPPA Sistem Pemantauan Pengurusan Aset
 

SASARAN
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TANGGUNGJAWAB             

                                                             TINDAKAN
   
 

 

  PERINGKAT BAHAGIAN KESIHATAN PERGIGIAN / PTJ
 
Pegawai Aset Bahagian Kesihatan Pergigian (BKP)  1.0 Terima surat lantikan rasmi dari Pengarah Kesihatan Negeri JKWPKL&P. 
 
   2.0 Tubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) di peringkat Bahagian Kesihatan Pergigian.
 
    PERINGKAT ZON
 
Pegawai Aset BKP  3.0 Mencalonkan Penolong Pegawai Aset Zon iaitu terdiri daripada Pegawai Pergigian Daerah yang  bertanggungjawab bagi menguruskan aset alih peringkat zon.
 
 Penolong Pegawai Aset   9kLINIK)  4.0 Terima surat lantikan rasmi daripada PKN JKWPKL&P. Tubuhkan jawatankuasa kecil di peringkat klinik yang bertanggungjawab merancang, memantau, dan menyelia aset alih kerajaan serta mengadakan mesyuarat secara berkala 4 kali setahun.
 
    PENERIMAAN ASET
 
TPKN(G)  5.0 Calonkan sekurang-kurangnya 3 orang pegawai penerima dari setiap klinik kepada Pengarah JKN.
 

Pegawai Penerima Aset  

 6.0

 

Terima surat lantikan rasmi dari Pengarah JKN.
 
 Pembekal   7.0 Bekalkan aset bersama nota serahan dan invois beserta Pesanan Kerajaan (LPO) kepada klinik berkenaan.
 
Pegawai Penerima Aset  

 8.0

Semasa terima aset, semak butiran dalam nota serahan, dan pastikan:

  • Aset yang diterima seperti yang dipesan mengikut spesifikasi dari segi kuantiti dan kualiti berdasarkan LPO, invois dan DO.
  • Aset diuji agar berfungsi dengan sempurna jika perlu.
  • Sahkan penerimaan barang dalam nota serahan.
 
 

9.0

Jika pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta, catatkan dalam Nota Serahan "Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji".
 
 

 10.0

Sediakan borang KEW PA-1 dalam dua salinan. Jika terdapat kerosakan/ perselisihan hantar satu salinan kepada pembekal.

Rujuk Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 1PP Tahun 2018 - Penerimaan AM 2.2
 
 Penolong Pegawai Aset 

 11.0

 

11.1

 Kenalpasti kumpulan aset dan sediakan Borang Pendaftaran Aset beserta nota serahan, invois, dan LPO yang telah disahkan serta daftar aset ke dalam Sistem Pengurusan Aset.
Hantar dokumen tersebut kepada Pegawai Aset Bahagian Kesihatan Pergigian untuk semakan dan pengesahan aset di Sistem Pengurusan Aset.
 Penolong Pegawai Aset BKP 

 12.0

Terima borang pendaftaran aset bersama punca maklumat serta semak dan sahkan pendaftaran di Sistem Pengurusan Aset.

(Langkah 8.0 sehingga 12.0 hendaklah diselesaikan dalam tempoh 14 hari)
 
 Penolong Pegawai Aset BKP   13.0 Cop pengesahan pendaftaran pada LPO/ nota serahan/ invois yang berkaitan: "Telah direkodkan pada.....(tarikh). No siri pendaftaran aset........(seperti nombor pada daftar)".
 

 Penolong Pegawai Aset BKP 

 14.0

 

Label aset dijana dari Sistem Pengurusan Aset dan diserahkan bersama salinan Borang Pendaftaran Aset bersama punca maklumat kepada klinik berkenaan untuk tindakan selanjutnya.
 
 Penolong Pegawai Aset  

 15.0

Terima salinan Borang pendaftaran Aset bersama punca maklumat. Cetak KEW PA 3 atau KEW PA 4 dan hantar kepada Pegawai Aset Bahagian Kesihatan Pergigian untuk disahkan oleh ketua jabatan.

Sediakan Senarai Daftar Harta Modal KEW PA 5 dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah KEW PA 6 mengikut tahun semasa dan kemaskini apabila terdapat aset baharu, dilupus atau dihapus kira.
 

 

 16.0

 

Rujuk Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 1PP Tahun 2018 - Pendaftaran AM 2.3

PENGLABELAN DAN PERGERAKAN ASET
Penolong Pegawai Aset    17.0 Tampal label pada aset berkenaan di tempat yang dapat dilihat dengan jelas.
 
Penolong Pegawai Aset  

 18.0

Tempatkan aset di lokasi yang telah ditetapkan. Cetak KEW PA 7 dari Sistem pengurusan Aset dalam 2 salinan. Satu salinan dipamerkan di lokasi aset dan satu salinan disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
 
Penolong Pegawai Aset 19.0 Lampiran A - Borang Kebenaran Meminjam/ Membawa Keluar Harta Modal/ Inventori BKP perlu diisi bagi permohonan kebenaran membawa keluar aset dan perlu direkod dalam Daftar Pergerakan Aset Alih KEW PA 9 jika terdapat pergerakan aset.
 
Penolong Pegawai Aset

20.0

 Kemaskini senarai aset dari masa ke semasa jika terdapat perubahan lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
 
   

PEMERIKSAAN ASET
 
 TPKN(G)  21.0 Calonkan sekurang-kurangnya 3 orang pegawai pemeriksa dari setiap klinik yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan setahun sekali kepada Pengarah JKN untuk dimajukan kepada KSU.
 
Pegawai Pemeriksa  22.0 Terima surat lantikan rasmi dari KSU.
 
Pegawai Pemeriksa  23.0 Buat  pemeriksaan aset berdasarkan jadual yang telah ditetapkan oleh jabatan. Pastikan pemeriksaan dilakukan dari segi fizikal, rekod dan penempatan aset. Cadangkan aset yang rosak/ tidak ekonomi untuk dibaiki bagi tujuan pelupusan.
 
Pegawai Pemeriksa  24.0 Isi dan lengkapkan maklumat KEW.PA-11 di dalam Sistem SPA. Cetak dan tandatangan KEW-PA-11.
 
Pegawai Bertanggungjawab

25.0

 Kemaskini ruang pemeriksaan pada Kad KEW.PA-3 
 
Pegawai Aset BKP

26.0

Sediakan Laporan Semasa Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan Kementerian Kesihatan Malaysia (Lampiran A7 KKM) dan serahkan kepada Unit Aset
 
Pegawai Aset BKP  26.0 Kenalpasti dan senaraikan aset kerajaan yang perlu di lupus. (Pastikan ianya memenuhi justifikasi pelupusan)
 

 

 

PELUPUSAN ASET
 

 

Pegawai Aset

 27.0

 Calonkan 5 orang pegawai pemeriksa pelupusan kepada Pengarah Kesihatan JKWPKL&P.
 
Lembaga Pemeriksa Pelupusan  28.0 Terima surat lantikan rasmi dari PKN JKWPKL&P.
 

PPYM/PT Aset

 29.0

Kenalpasti dan senaraikan jenis aset yang perlu dilupus.

  • Jika aset merupakan jenis mekanikal/ teknikal/ elektrikal/ dan elektronik yang nilai perolehan asalnya lebih daripada RM5000 dan perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya lebih daripada RM1000, sediakan maklumat aset dalam BER 1, BER 2 dan KEW PA-19 beserta surat pembekal, KEW PA 3 dan laporan penyelenggaraan jika perlu.
  • Jika tidak, sediakan maklumat aset dalam KEW PA 21, Laporan Lembaga Pemeriksa.
Rujuk Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 1PP Tahun 2018 - Pelupusan AM 2.7
 
PPYM/PT Aset  30.0 Kemukakan semua dokumen yang telah disediakan ke Pejabat TPK(G) untuk tindakan selanjutnya.
 

Urusetia Pelupusan Aset TPKN(G)

 

 31.0

Semak dokumen yang diterima dan kemukakan ke Bahagian Kejuruteraan, KKM/ Ketua Jurutera Mekanikal JKR/ JT U36-U40/ PPSM F32-F38.
 
TPKN(G)

 32.0

Melantik pegawai berkelayakan bagi aset berkaitan untuk menjalankan pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupus. Sahkan keperluan pelupusan sebab Tidak Ekonomi Di Baiki.
 
TPKN(G)  33.0 Keluarkan sijil perakuan pelupusan (PEP) KEW PA-19 dan kemukakan kepada Urusetia Pelupusan Aset TPKN(G) .
 
Urusetia Pelupusan Aset TPKN(G)  34.0 Sediakan maklumat aset dalam KEW PA-21. Lengkapkan dengan maklumat BER 1, BER 2 dan PEP KEW. PA-19 (jika berkaitan) dan kemukakan kepada Urusetia Pelupusan Aset JKWPKL&P.
 
Urusetia Pelupusan  Aset TPKN(G)    35.0 Terima kelulusan dari Urusetia Pelupusan Aset JKWPKL & Putrajaya.
 
Urusetia Pelupusan Aset TPKN(G)  /Penolong Pegawai Aset/KU  36.0 Ambil tindakan pelupusan sebagaimana di syorkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh terima kelulusan.
 
Urusetia Pelupusan  Aset TPKN(G)   37.0 Hantar sesalinan senarai pelupusan , surat kelulusan dan dokumen lain yang berkaitan kepada PPYM / KU untuk tindakan susulan.
 
Lembaga pemeriksa Pelupusan  38.0 Sahkan penyaksian pemusnahan aset dan sediakan KEW. PA-22
 
Urusetia Pelupusan  Aset TPKN(G)   39.0 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-23.
 

 Urusetia Pelupusan  Aset TPKN(G)  

 40.0

Kemukakan semua dokumen seperti berikut kepada Urusetia Pelupusan Aset JKWPKL & Putrajaya:-

  • Sijil penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW PA-22
  • Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW. PA -23
  • Resit Jualan  (jika berkaitan)
  • Surat Akuan Penerimaan barang di pindah / dihadiahkan (jika berkaitan)
  • Surat lantikan Penyaksiaan Pemusnahan Aset Alih Kerajaan
 
Penolong Pegawai Aset/KU  

 41.0

Kemaskini   rekod daftar aset melalui Portal Sistem Pengurusan Aset :-

  • Kad KEW. PA -3 dan KEW.PA-4
  • KEW. PA- 5 - Senarai Daftar Induk Harta Modal
  • KEW. PA- 6 - Senarai Daftar Induk Aset Alih Bernilai Rendah
 
Urusetia Pelupusan Aset TPKN(G)  42.0 Kemukakan Laporan Pelupusan Aset kepada Urusetia Pelupusan Aset JKWPKL&P   setiap 3 bulan sekalisetiap 3 bulan sekali.
 
    KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
 

Penolong Pegawai Aset/ KU

PPYM/ PT   PPYM/PT Aset

46.0

 

47.0

 

48.0

Melaporkan kehilangan aset kepada Ketua Jabatan dan Pegawai Aset dengan serta merta. 

Membuat   laporan polis dalam masa 24 jam dari kes kehilangan aset berlaku dan menyediakan laporan awal KEW PA-28.

Kemukakan laporan polis dan KEW PA-28 kepada Pegawai Aset BKP untuk tindakan selanjutnya.

Rujuk Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 1PP Tahun 2018 Kehilangan dan Hapuskira AM 2.8 
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
 1.  LPO - Pesanan Kerajaan  7 Tahun
 2.  KEW. PA-1   - Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan  Tiada Had
 3.  KEW. PA-2   - Borang Penolakan Aset Alih Kerajaan  Tiada Had
 4.  KEW. PA-3   - Daftar Harta Modal   Tiada Had
 5.  KEW. PA-4   - Daftar Aset Alih Bernilai Rendah   Tiada Had
 6.  KEW. PA-5   - Senarai Daftar Harta Modal    Tiada Had
 7.  KEW. PA-6   - Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah   Tiada Had
 8.  KEW. PA-7   - Senarai Aset Alih   Tiada Had
 9.  KEW. PA-9   - Daftar Pergerakan Aset Alih  Tiada Had
 10.  KEW. PA-11 - Borang Pemeriksaan Aset Alih   Tiada Had
 11.  KEW. PA-19 - Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan  Tiada Had
 12.  KEW. PA-21 - Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan  Tiada Had 
 13.  KEW. PA-22 - Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan    Tiada Had 
 14.  KEW. PA-23 - Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan    Tiada Had 
 

RUJUKAN
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  Tiada
  Senarai Semak   
  Tiada
  Dokumen Luaran   
  WPKL-BKP(G)-DL-20 - TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
  Pemilik Dokumen
  Dr Nurul Afidah binti Abdul
 

REKOD PINDAAN
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti