Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK S10 - Kawalan Rekod Kualiti
   
Pindaan : 1
Tarikh Kuatkuasa : 08-04-2021
Objektif Prosedur :

Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan rekod-rekod diwujudkan dan dikendalikan dengan baik supaya ia dapat dibaca, mudah diperolehi semula dan dijadikan sebagai bukti kepada pematuhan serta keberkesanan sistem pengurusan kualiti.
Skop :

Prosedur ini digunapakai untuk mengenalpasti, menyusun, menfail, menyimpan dan melupus rekod-rekod kualiti di Klinik Pergigian serta Pejabat Bahagian Kesihatan Pergigian JKWPKL & Putrajaya.

SINGKATAN / DEFINISI

 

1 Rekod Kualiti  Semua rekod-rekod yang wujud akibat aktiviti-aktiviti dan prosedur-prosedur kualiti yang dilaksanakan
2 KK SPK Ketua Koordinator Sistem Pengurusan Kualiti
3 PD Pengawal Dokumen
4 KU Ketua Unit
5 Kewangan Resit-resit dan rekod kewangan
6 Bahan Bercetak Rasmi Borang Sistem Maklumat Pengurusan Kesihatan (SMPK) dan Rekod Perkhidmatan
7 Bahan Bercetak Tidak Rasmi Dokumen dan Rekod Kualiti ISO
     
     
 

SASARAN
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

 

KK SPK/PD/KU

 

1.0

A. REKOD-REKOD KUALITI
Kenalpasti rekod-rekod kualiti. Rekod-rekod tersebut adalah rekod-rekod mengenai:
  1.1 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q1 Mesyuarat Kajisemula Pengurusan 
  1.2 Pendidikan, pengalaman, latihan dan kelayakan anggota. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-S11 Pengurusan Latihan 
  • Buku Perkhidmatan Anggota
  • Fail Peribadi
  1.3 Bukti proses penyampaian perkhidmatan mematuhi keperluan dan identifikasi produk/perkhidmatan Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-AG1 hingga PK-AG5
  • Rekod Kualiti PK-S2 Pembaikan Peralatan Pergigian dan Infrastruktur 
  • Rekod Kualiti PK-A1 Perancangan , Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian Program Kesihatan Pergigian
  • Rekod Kualiti PK-S4 Kenderaan 
  • Rekod Kualiti PK-S6 Pengurusan Aset 
  • Rekod Kualiti PK-S7 Pengurusan Kutipan Hasil
  • Rekod Kualiti PK-S8 Pengurusan Surat Menyurat 
  • Rekod Kualiti PK-S9 Pengurusan Sistem Maklumat Kesihatan Pergigian 
  • Rekod Kualiti PK-S12 Urusan Pembayaran 
  • Rekod Kualiti PK-SG1 Perkhidmatan Makmal Pergigian 
  • Rekod Kualiti PK-Q7 Kawalan Dokumen 
  1.4 Penilaian pembekal. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-S5 Pengurusan Stor 
  1.5 Pengesahan proses. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-A1 Perancangan , Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian Program Kesihatan Pergigian    
  • Rekod Kualiti PK-Q2 Audit Dalaman 
  • Rekod Kualiti PK-Q5 Kajian Kepuasan Pelanggan 
  • Rekod Kualiti PK-S7 Pengurusan Kutipan Hasil   
  1.6 Barangan milik pelanggan yang tidak sesuai diterima pakai. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-SG1 Perkhidmatan Makmal Pergigian
  1.7 Penentukuran
  • Rujuk Rekod Kualiti PK-S1 Penyelenggaraan/ Quality Assuarance Test ( QAT)/ Aset 
  1.8 Hasil audit dalam
  • Rujuk Rekod Kualiti PK-Q2 Audit Dalaman 
  1.9 Verifikasi produk/perkhidmatan. RujuK:
  • Rekod Kualiti PK-S5 Pengurusan Stor 
  • Rekod Kualiti PK -S6 Pengurusan Aset 
  1.10 Tindakan pembetulan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q3 Tindakan Pembetulan
  1.11 Kepuasan Pelanggan. Rujuk:
  • Rekod Kualiti PK-Q4 Pengendalian Maklum balas Dan Aduan
  • Rekod Kualiti PK-Q5 Kajian Kepuasan Pelanggan

 

 

 

  
 
    B. PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN MENGENALPASTI REKOD
 
PT W19 / N19 / N22 / PD 2.0 Kumpul/fail dan simpan rekod.
 
  2.1 Rekod-rekod setiap bulan atau secara ad-hoc akan dikumpul/difailkan mengikut jenis rekod serta tahun dan disimpan/difail di bilik/di tempat yang dikenalpasti selamat untuk penyimpanan rekod.
 
PT W19 / N19 / N22 / PD 2.2 Rekod-rekod adalah seperti berikut:
 
  2.3 Peringkat klinik:
 
    (i) Rekod-rekod kewangan
  • Kupon-kupon,
  • Buku resit Kew 38,
  • Kaunterfoil Kew 67,
  • Buku tunai Kew 249 dan
  • Buku Kewangan Kew 68
PT W19 / N19 / N22 / PD   (ii) Rekod-rekod Perkhidmatan
  • Buku Cuti Sakit Perub 9,
  • Buku Pemeriksaan Mengejut Am 28 (Pin 1/77),
  • Penyata cuti,
  • Buku Log Kenderaan Buku Log Am 362 pin. 3/82, Borang Laporan Kemalangan Kenderaan Kerajaan Borang AM 362A,
  • Surat-surat kuasa,
  • Rekod-rekod SMKP, latihan, kajian, hartamodal, perakam waktu, jadual-jadual lawatan dan pemantauan
  2.4 Peringkat Pejabat TPK(G):
 
    (i) Rekod-rekod kewangan
  • Kupon-kupon dan buku resit Kew 38,
  • Kaunterfoil Kew 67,
  • Buku Kewangan Kew 68,
  • Buku Tunai Cerakinan Kew 248,
  • Kira-kira diserah untuk audit Kew 253,
  • Penyata Pemungut (bank slip, penyata penyesuaian, filmsy 330 dan 340),
  • Daftar Cek Kew 87,
  • Daftar Gaji Kew 16,
  • Daftar Cukai Pendapatan,
  • Borang Perubahan Gaji SG20 dan SG50,
  • Borang Perubahan Kew 8,
  • Lambaran Gaji Pay Roll,
  • Senarai Potongan-potongan Gaji (contoh potongan kenderaan R9)
  • Waran-waran Peruntukan,
  • Pesanan Tempatan, Daftar Bayaran,
  • Baucar Bayaran,
  • Daftar Baucar,
  • Daftar Bil,
  • Daftar Cek Berganda,
  • Daftar Cek Batal,
  • Laporan Terimaan Cek C600,
  • Laporan Bayaran Pukal BP 21,
  • Bil-bil rasmi,
  • Laporan harian BV381,
  • Laporan Bulanan BV 5001, 5002, 5003,
  • Laporan Filmsy C321 (mengurus)
  • C322 (pembangunan),
  • Buku Panjar Wang Runcit Kew 249A,
  • Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit Kew 50
    (ii) Rekod-rekod perkhidmatan
  • Anggaran Belanja Mengurus ABM 8,
  • Fail Peribadi,
  • Rekod-rekod cuti,
  • Daftar Surat Menyurat Am 10,
  • Rekod kursus dan latihan,
  • Buku Perkhidmatan.
  2.5 Semua fail dikenalpasti menggunakan kod rujukan yang ditetapkan. Rekod dalam bentuk elektronik disimpan back-up.
 
    C. PEMUSNAHAN REKOD
 
PT W19 / N19 / N22 / PD 3.0 Kenalpasti rekod-rekod yang sudah melebihi tempoh penyimpanan yang hendak dihapus dan dilupus.
 
  3.1 Asingkan rekod mengikut jenis iaitu kewangan dan bukan kewangan. Simpan ditempat berasingan seperti di dalam kotak dan label.
 
  3.2 Ambil tindakan pelupusan mengikut jenis rekod seperti berikut:
 
  3.3
(i) Rekod Kewangan
(Rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 4 Tahun 2007 Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150 atau surat pekeliling terkini yang berkaitan)
   
Asingkan rekod kewangan mengikut tahun akhir penyelesaian segala urusan.
 
PT W19 / N19 / N22 / PD  
Semak tempoh simpanan seperti yang telah ditetapkan di Lampiran M - Arahan Perbendahraan 150, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakuanan dan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan
 
   
Kemukakan senarai permohonan kepada pejabat TPKN(G) / PPYM menggunakan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan-Arkib 4/08
 
   
Hantar permohonan ke Arkib Negara Malaysia dan  Jabatan Audit  Negara untuk mendapat kebenaran /sokongan.
 
   
Dapatkan sokongan lain daripada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah malaysia (SPRM) dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu).
 
 

 

 Terima surat kebenaran/sokongan daripada agensi /jabatan diatas.
 
PT W19 / N19 / N22 / Saksi  

Kemukan dokumen berikut untuk kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia(JANM):

a) Surat permohonan

b) Senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan (Borang Kewangan - Arkib 4/08)

c) Surat kebenaran/sokongan daripada Arkib Negara Malaysia (wajib)

d) Surat kebenaran/sokongan daripada Jabatan Audit Negara (wajib) 

e) Surat kebenaran/sokongan SPRM dan Audit dalam Kementerian (jika ada)
 
PT W19 / N19 / N22   Terima surat kelulusan daripada JANM.
 
    Lakukan pemusnahan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan JANM (samada dijual / bakar/ pericih/tanam) seperti yang telah ditetapkan melalui surat Kementerian Kewangan.
 
    Kembalikan Borang penentusahan pemusnahan Rekod Kualiti Kewangan dan Perakuanan (Borang kewangan - Arkib 13/08) ke JANM dan Arkib Negara dalam tempoh satu (1) bulan selepas pemusnahan dilaksanakan.
 
    Fail dan simpan surat-surat berkaitan.
 
  3.4 (ii) Bahan-Bahan Bercetak Rasmi- Bukan Kewangan
 
PT W19 / N19 / N22 / PD   Kemukakan senarai permohonan kepada pejabat TPNK(G) / PPYM menggunakan Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak-Arkib 9/08.
 
    Hantar borang kepada Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan kebenaran /sokongan.
 
    Terima surat kelulusan dari Arkib Negara Malaysia.
 
PT W19 / N19 / N22 / Saksi   Lakukan pemusnahan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan Arkib Negara Malaysia (samada dijual / bakar/ pericih/tanam) seperti yang telah ditetapkan melalui surat.
 
PT W19 / N19 / N22 / PD   Kembalikan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08, kepada Arkib Negara dalam tempoh satu(1) bulan selepas pemusnahan.
 
    Fail dan simpan surat-surat berkaitan.
 
  3.5 (iii) Bahan-Bahan Bercetak Tidak Rasmi- Bukan Kewangan
 
 PT W19 / N19 / N22 / PD   Kemukakan senarai permohonan kepada pejabat TPNK(G) / PPYM menggunakan Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak-Arkib 9/08.
 
    Dapatkan pengesahan dari PPYM / KU. 
 
    Koyak atau ricih. Jual atau buang di tempat pembuangan sampah jika jumlah terlalu kecil.
 
    Fail dan simpan rekod Arkib 9/08.
 
Pengawal Dokumen/PPYM/KU/ Pegawai yang bertanggungjawab   (iv) Borang Kualiti dan Senarai Semak Sistem Pengurusan Kualiti

Kenal pasti dan asingkan dokumen yang telah sampai tempoh simpanan

Lupuskan dokumen berkaitan dengan rincih atau buang.
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN

 1

Rujuk Prosedur Kerja Dan Arahan Kerja Berkenaan 

Seperti dinyatakan di PK berkaitan
 2 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan - Kewangan-Arkib 4/08 Tiada Had
 3 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan Dan Bahan Bercetak Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod-Arkib 9/08 Tiada Had
 4 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan - Kewangan Arkib Tiada Had
 5  Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 12/08   Tiada Had
 

RUJUKAN
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  Tiada
  Senarai Semak   
  Tiada
  Dokumen Luaran   
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Dr Nailah binti Husin
 

REKOD PINDAAN
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti