PROSEDUR KUALITI

SINGKATAN / DEFINISI

SASARAN

1. Objektif Kualiti - Proses Perkhidmatan

a) Memastikan sekurang-kurangnya 97% pesakit yang dirujuk mendapat temujanji untuk perundingan dalam tempoh 3 bulan selepas rujukan. 

2. Key Performance Indicator (KPI)

a) Temujanji untuk perundingan pertama (P1) dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh rujukan. (Sasaran >97%)

b) Masa menunggu bagi pesakit temujanji kurang dari 30 minit. (Sasaran >70%) (WPKL >80%)

c) Senarai menunggu rawatan ortodontik. Sasaran <3 tahun

3. National Indicator Assurance (NIA)

a) Percentage of cases with low peer assessment rating (PAR) score at 2 % and less. (5% - KKM)

Rujuk KPI dan sasaran tahun semasa yang ditetapkan oleh pihak Program Kesihatan Pergigian, Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM)

 TANGGUNGJAWAB

                                                                                        TINDAKAN

 i. Penerimaan kes baru melalui panggilan telefon atau hadir ke klinik

 ii. Semua kes rujukan baru perlu membawa surat rujukan:

• Surat Ortogp/CFA/rujukan orto 2005 dari Klinik Pergigian Kerajaan atau Hospital Kerajaan di dalam dan di luar daerah bagi kes-kes yang berkaitan
• Surat Rujukan dari Pakar Ortodontik Kerajaan dari negeri lain bagi kes yang masih dalam rawatan aktif ataupun dalam senarai menunggu

iii. Jika pelanggan hadir tanpa surat rujukan, pelanggan akan diberitahu untuk mendaftar sebagai pesakit luar dan dirujuk daripada Pegawai Pergigian (PP) peringkat primer ke Pakar Ortodontik (PO) jika perlu.

iv. Beri temujanji pertama dalam tempoh tiga (3) bulan selepas dirujuk.

v. Catatkan kes rujukan baru ke dalam borang WPKL-KP(G)-BK50 - Data Collection Format (Daily). Sediakan laporan bulanan.

vi. Analisa laporan dan ambil langkah penambahbaikan.

vii. Hantar laporan untuk cantuman peringkat negeri.

PPP/Petugas Kaunter

i. Persediaan Kaunter Pendaftaran

Buat persediaan di kaunter. Dapatkan kupon dan buku resit daripada Pegawai Pergigian Yang Menjaga (PPYM), jika kutipan hasil dibuat di Unit Pakar Ortodontik

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

ii. Penerimaan Pelanggan

• Terima pelanggan mengikut masa perkhidmatan bersama dokumen pengenalan diri (kad pengenalan, sijil kelahiran, passport, kad temujanji (LP 1 pin 1/86), dokumen - dokumen lain yang berkaitan (surat pengesahan jabatan, surat sekolah, kad pesara dan lain-lain) dan surat rujukan.
• Bagi kes rujukan baru dalam rawatan aktif – surat rujukan, salinan kad rawatan LP7, radiograf dan model kajian.

iii. Pendaftaran Pelanggan Ortodontik 

• SISTEM MANUAL

Tentukan status temujanji pelanggan sama ada temujanji pertama atau ulangan

Bagi Temujanji Pertama (Kes Rujukan Baru)

i. Sediakan kad rawatan pelanggan

ii. Pastikan alamat pelanggan betul dan terkini

iii. Lengkapkan `Maklumat Am' pada kad rawatan pelanggan.

• Kad rawatan LP8-1 untuk murid sekolah rendah dan menengah.
• Kad rawatan LP8-2 untuk pelanggan selain murid sekolah.
• Kad rawatan LP7 untuk pelanggan dalam rawatan aktif. 

Bagi Temujanji Ulangan

• Dapatkan kad LP8/LP7 dan rekod rawatan yang ada(model kajian/radiograf).
• Pastikan surat sekolah, surat pengesahan jabatan/kad pesara masih boleh digunapakai.
• SISTEM ATAS TALIAN ( OHCIS, TPC- OHCIS,  FISICIEN, dll)

Bagi Kes Rujukan  Baru

• Dapatkan surat rujukan dan dokumen pengenalan diri pelanggan.
• Imbas kad pengenalan.
• Rekod secara manual jika tiada dokumen/kad pengenalan yang lain.
• Pastikan ruangan yang wajib di isi di lengkapkan sepenuhnya.

Bagi Kes Ulangan / temujanji  (Sistem)

• Kesan menggunakan nombor kad pengenalan/nama pelanggan di dalam sistem.

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

iv. Penyemakan eGL/Kad Pesara

Semak dan kenalpasti status eGL pelanggan (sama ada penjawat awam/tanggungan).

• SISTEM MANUAL:

Catat dalam kad rawatan status GL dan kategori/status untuk kes yang dikecualikan bayaran (contoh: pesara, dll).

v. Pendaftaran Maklumat Pelanggan

• SISTEM MANUAL :

Daftar maklumat pelanggan dalam PG102-Buku Daftar Kedatangan Rawatan

Berterusan bagi semua yang datang kali pertama dalam tahun semasa dan rekod kedatangan bagi setiap temujanji berikutnya.

vi. Kutipan Bayaran Pendaftaran

Kutip bayaran untuk pendaftaran jika berkaitan. (Rujuk MPK - Pengurusan kutipan hasil) dan rekod dalam kad rawatan LP8/LP7 serta PG 102/ sistem atas talian.

vii. Penyerahan Dokumen

Serahkan kembali dokumen dan/atau kad kedatangan LP1 (jika perlu) kepada pelanggan.

viii. Makluman Pelanggan

Maklumkan kepada pelanggan untuk menunggu sehingga di panggil ke bilik rawatan.

ix Penyerahan Kad Rawatan Ke Bilik Rawatan

• Sistem Manual :

Serah kad rawatan kepada petugas dalam bilik rawatan berkaitan

C

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

• Sediakan bilik rawatan dan pastikan  peralatan  berfungsi dengan baik.
• Lengkapkan borang WPKL-BKP(G) - BK8 (Rekod penyelenggaraan harian/mingguan Peralatan Pergigian)

ii. Pengawalan Jangkitan Silang

• Pastikan langkah-langkah Kawalan Jangkitan Silang dijalankan setiap kali merawat pelanggan.  Rujuk Guidelines on Infection Control In Dental Practiceyang terkini dan WPKL-BKP(G)-AK4 - Kawalan Jangkitan Silang.
• Lengkapkan borang WPKL-BKP(G)-SS12 (Rekod Pengendalian Harian Kawalan Jangkitan Silang). Simpan rekod tersebut di dalam fail yang telah disediakan pada akhir bulan.

iii. Pemanggilan Pelanggan ke Bilik Rawatan

• Terima kad rawatan/lihat dari sistem giliran.
• Panggil pelanggan/papar angka giliran. Catatkan masa rawatan dalam kad rawatan.

iv. Penyemakan serta Pengemaskinian Rekod dan Butiran Pelanggan Pada Kad Rawatan

• Catatkan masa rawatan dalam kad rawatan.
• Terima dan sahkan butiran pelanggan.
• Sekiranya ada surat rujukan, semak dan kepil pada kad rawatan/failkan.
• Rekod/kemaskini riwayat perubatan dan pergigian pelanggan.
• Dapatkan kebenaran rawatan daripada pelanggan:

PO/PP

PO/PP

PO/PP/JP/PPP

PO/PP

i. Meminta PPP Memanggil Pelanggan Ke Bilik Rawatan

• Meminta PPP memanggil pelanggan masuk ke dalam bilik rawatan.
• Pastikan pelanggan dibawah umur 18 tahun hadir bersama ibubapa/penjaga.

ii. Penyemakan Surat Rujukan

Semak surat/nota rujukan pesakit. Pastikan maklumat lengkap dan tujuan rujukan serta riwayat penyakit dinyatakan dengan jelas

iii. Perundingan Pertama

• Pastikan kebenaran rawatan telah diperolehi.
• Bagi pelanggan di bawah umur lapan belas tahun kebenaran rawatan perlu ditandatangani oleh ibu/bapa/penjaga.
• Jalankan perundingan serta berikan nasihat yang bersesuaian dan tentukan jenis kes :-

a) Pesakit tidak diterima untuk rawatan ortodontik:

• Memberi nasihat mengenai penjagaan dan pemeriksaan gigi. Tiada temujanji seterusnya.

b) Pesakit diterima untuk rawatan ortodontik:

• Masukkan nama pelanggan ke dalam Buku Senarai Menunggu Ortodontik. Catit nombor giliran menunggu (mengikut turutan nombor giliran), alamat terkini dan nombor telefon pelanggan/penjaga.
• Catitkan nombor giliran menunggu ke dalam Kad LP1 dan ingatkan pelanggan berkenaan nombor giliran menunggu tersebut.
• Minta pelanggan maklumkan ke unit ortodontik jika ada pertukaran alamat dan nombor telefon pelanggan/penjaga.
• Nasihatkan pelanggan untuk membuat pemeriksaan gigi sekali setiap enam (6) bulan di Klinik Pergigian (Unit Primer) yang berdekatan dengan tempat tinggal.
• Hantar surat atau telefon pelanggan apabila tiba giliran untuk pemakaian/pemasangan aplians.

c) Pesakit yang diterima untuk rawatan ortodontik segera tetapi tidak memerlukan rawatan interseptif/multidisiplin : (Kes Pindah)

• Pastikan kad rawatan LP7 telah diisi dan ditandatangani oleh pelanggan.
• Bagi pelanggan di bawah umur lapan belas tahun kebenaran rawatan perlu ditandatangani oleh ibu/bapa/penjaga.
• Beri nombor pendaftaran ortodontik kepada pelanggan mengikut nombor giliran pelanggan yang memulakan rawatan pada tahun semasa. Contoh: Pelanggan yang mempunyai nombor pendaftaran OR1/99 bermakna pelanggan adalah yang pertama memulakan rawatan pada tahun 1999.  
• Rawat mengikut prosedur biasa.
• Beri temujanji susulan.

    d) Pesakit yang diterima untuk rawatan ortodontik segera yang memerlukan rawatan interseptif/ multidisiplin

• Beri temujanji kepada pelanggan untuk pengambilan rekod pergigian.
• Catatkan temujanji dalam Buku Temujanji/sistem atas talian dan pada Kad LP1.Berikan Kad LP1 kepada pelanggan.

iv. Pemberitahuan Kos Rawatan Ortodontik kepada Pelanggan serta Penjaga

v. Pengambilan impresi untuk model kajian

• Sediakan tray impresi, wax bite dan air panas.
• Bancuh alginate dengan sukatan yang ditetapkan.
• Ambil impresi dan wax bite.
• Basuh impresi dibawah laluan air dan disinfeksi kemudian tutup dengan gauze lembab.
• Hantar impresi dan wax bite ke makmal berserta kad LP6 Pin.1/86.
• Bagi klinik yang menggunakan sistem atas talian, impresi dan wax bite dihantar ke makmal dan order melalui sistem.

vi. Pengambilan radiograf

• Rujuk pelanggan untuk pengambilan radiograf Orthopantomogram(OPG) dan Lateral Cephalogram(Lat. Ceph)
• Beritahu pelanggan radiograf mesti diambil sebelum temujanji Perundingan Dua(2).
• Bagi klinik yang menggunakan sistem atas talian, order melalui sistem

vii. Meminta PPP untuk memberi tarikh bagi temujanji susulan

viii. Meminta PPP/PPK mengiringi  pelanggan keluar dari bilik rawatan

ix. Merekod prosedur yang dilakukan dalam kad rawatan

E

PO/PPP

PO/PPP

PPP

PO

PO/PPP

PO

PO

i. Penerimaan Rekod Pesakit

• Terima Kad Rawatan Pergigian LP8, model kajian dan radiograf.

ii. Penyemakan Kad Rawatan

• Pastikan Kad Rawatan Ortodontik LP7 dan nombor ortodontik telah disediakan.

iii. Meminta PPP memanggil pelanggan masuk ke Bilik Rawatan.

• Pastikan pelanggan dibawah umur 18 tahun hadir bersama ibu/bapa/penjaga.

iv. Kebenaran Rawatan

Pastikan/semak borang kebenaran rawatan telah ditandatangani secara manual atau digital

v. Tentukan samada pesakit anak kakitangan kerajaan atau tidak:

• Pastikan surat perakuan jabatan ada jika pesakit anak kakitangan kerajaan. Jika tiada, minta ibu/bapa bawa pada temujanji berikutnya.
• Pemberitahuan Kos Rawatan Ortodontik jika pelanggan bukan anak kakitangan kerajaan.

Beri borang Lampiran C (borang pengecualian bayaran), jika perlu.

vi. Perancangan Rawatan

• Rancang rawatan dengan pesakit dan ibu/bapa/penjaga

vii. Penentuan Jenis Aplian

Tentukan jenis aplians yang akan digunakan.

• Rujuk Proses Kerja Aplians Tetap
• Rujuk Proses Kerja Aplians Boleh Tanggal

PO

PPP

PP/JP

PO/PPP

PO

PPP

PO

PO

PP/JP

PPP

PO/PP

PPP

PO/PP

PO/PP/PPP

PO/PP

i. Cabutan Gigi

• Rujuk untuk cabutan di fasiliti berlainan (Jika Perlu)
• Arahan untuk cabutan bagi fasiliti yang sama.
• Terus Ke Langkah Seterusnya Jika Tiada Cabutan

ii.  Pemberian Temujanji Untuk Pemasangan Separators Dan Pemasangan Aplians Tetap Di Mana Jarak Di Antara Temujanji Adalah Seminggu.

iii.  Pemasangan Separators

iv. Pemasangan Aplians Tetap Dan Kenakan Caj Rawatan Kepada Pesakit Perlu Membuat Bayaran.

v. Meminta JP Pos Basik Ortodontik Untuk Memberi Penerangan Mengenai Penjagaan Aplians Dan Higin Mulut.

vi. Pemberian Temujanji Susulan Untuk Pengaktifan Aplians Tetap

vii. Pengaktifan Aplians, Langkah Ini Akan Diulang Sehingga Tamat Rawatan Aktif.

ix. Penanggalan Aplians Tetap

x. Meminta PP/JP Pos Basik Ortodontik Untuk Melakukan Pembersihan Sisa-Sisa Komposit, Penskaleran, Profilaksi, Pengambilan Impresi Untuk Model Kajian Dan Alat Pemegang Dan Gambar.

xi. Pemberian Temujanji Untuk Pemasangan Alat Pemegang.

xii. Pemasangan Alat Pemegang Dan Pemberian Arahan Penggunaan Dan Penjagaan Alat Pemegang

xiii. Pemberian Temujanji Untuk Pemeriksaan Semula.

xiv. Pemeriksaan Semula Susunan Gigi Dan Oklusi Serta Mengetatkan Alat Pemegang Jika Perlu.

xv. Pelanggan Akan Di Beri Temujanji Susulan Berkala Sehingga Setahun Dari Tarikh Penanggalan Aplians Tetap

xvi. Discaj Pelanggan Dan Kemaskini Kad Rawatan/Sistem

PO

PO/PP/JP

PO/PP

PO/PPP

PO/PP

PPP/Petugas Kaunter

PPP/Petugas Kaunter

PO/PP

PO

PP/JP

PPP

PO/PP

PPP

PO/PP

PO/PP/PPP

G.

PENGENDALIAN PELANGGAN DENGAN APLIANS BOLEH TANGGAL

i. Cabutan Gigi

• Rujuk untuk Cabutan di fasiliti berlainan (Jika Perlu)
• Arahan untuk cabutan bagi fasiliti yang sama.
• Terus Ke Langkah Seterusnya Jika Tiada Cabutan

ii. Ambil Impresi untuk Model Kerja dan Gigitan Lilin Jika Perlu.

iii. Merekabentuk Aplians pada Kad Makmal LP-6. Hantar Kad Makmal bersama impresi ke Makmal.

iv. Pemberian Temujanji untuk Pemasangan Aplians

v. Pemasangan Aplians Dan Pemberian Arahan Tentang Penggunaan dan Penjagaan Aplians.

vi. Pengutipan Bayaran dan Penyerahan Resit Kepada Pesakit

vii. Pemberian Temujanji untuk Pengaktifan Aplians

viii. Pengaktifan Aplians Mengikut Ketetapan Berkala, Langkah Ini Akan Diulang Sehingga Tamat Rawatan Aktif.

ix. Tentukan Samaada Rawatan Aplians Tetap Diperlukan.

• Rujuk Proses Kerja Pelanggan dengan Aplians Tetap jika Rawatan Aplians Tetap Diperlukan.
• Pastikan Caj Rawatan Selesai Dibayar

x. Meminta PP/JP Pos Basik Ortodontik untuk Mengambil Impresi untuk Model Kajian bagi tujuan Pembikinan Alat Pemegang dan Pengambilan Gambar Selepas Rawatan Aktif.

xi. Pemberian Temujanji untuk Pemasangan Alat Pemegang.

xii. Pemasangan Alat Pemegang dan Pemberian Arahan Penggunaan dan Penjagaanya.

xiii. Pemberian Temujanji Untuk Pemeriksaan Semula.

xiv. Pemeriksaan Semula Susunan Gigi dan Oklusi serta Mengetatkan Alat Pemegang Jika Perlu.

xv. Pelanggan akan diberi Temujanji Susulan Berkala Sehingga Setahun Dari Tarikh Penanggalan Aplians Boleh Tanggal Jika Pelanggan Tidak Memerlukan Aplians Tetap

• Rujuk untuk Cabutan di fasiliti berlainan (Jika Perlu)
• Arahan untuk cabutan bagi fasiliti yang sama.
• Terus Ke Langkah Seterusnya Jika Tiada Cabutan

PO

PO/PP/JP/PPP/PPK

PPP

PPP

PO

PO/PP/JP

PPP

PO/PP

PPP

PO/PP

PO/PP/PPP

H.

PENGENDALIAN PELANGGAN YANG MEMERLUKAN RAWATAN PELBAGAI KEPAKARAN

i. Mengenalpasti kes yang memerlukan rawatan pelbagai kepakaran

ii. Pengambilan Rekod Pelanggan

• Pengambilan impresi untuk model kajian
• Sediakan tray impresi, wax bite dan air panas.
• Bancuh alginate dengan sukatan yang ditetapkan.
• Ambil impresi dan wax bite.
• Basuh impresi dibawah laluan air dan disinfeksi kemudian tutup dengan gauze lembab.
• Hantar impresi danwax bite ke makmal berserta kad LP6 Pin.1/86.
• Bagi klinik yang menggunakan system atas talian, impresi dan wax bite dihantar ke makmal dan order melalui sistem.

• Rujuk pelanggan untuk pengambilan radiograf Orthopantomogram(OPG) dan Lateral Cephalogram(Lat. Ceph).
• Beritahu pelanggan radiograf mesti diambil sebelum temujanji di Combine Clinic
• Bagi klinik yang menggunakan sistem atas talian, order melalui sistem.

iii. Mendapatkan temujanji di  Combine Clinic.

• Beritahu pelanggan tarikh temujanji dan ingatkan pesakit dibawah 18 tahun supaya hadir bersama ibu/bapa/penjaga.

iv. Menyerahkan surat rujukan kepada pelanggan/ibu/bapa/penjaga.

v. Temujanji di Combine Clinic.

• Bawa bersama rekod pesakit.

vi. Perancangan Rawatan

• Rancang rawatan bersama pakar lain dengan pelanggan berserta ibu/bapa/penjaga pelanggan

vii. Pemberitahuan Caj Rawatan

• Beritahu pelanggan/ibu/bapa/penjaga mengenai caj rawatan.

viii. Perlaksanaan rawatan yang telah dirancang.

• Rujuk proses kerja yang mana berkaitan.

ix. Tentukan sama ada perundingan semula diperlukan.

x. Teruskan rawatan ortodontik sehingga tamat.

xi. Pastikan caj rawatan selesai sebelum alat ortodontik ditanggalkan.

xii. Penanggalan alat ortodontik

xiii. Meminta PP/JP Pos Basik Ortodontik untuk melakukan pembersihan sisa-sisa komposit, penskaleran, profilaksi, pengambilan impresi untuk model kajian dan alat pemegang dan gambar

xiv. Pemberian temujanji untuk Pemasangan Alat Pemegang.

xv. Pemasangan Alat Pemegang dan Pemberian Arahan Penggunaan dan Penjagaan Alat Pemegang

xvi. Pemberian Temujanji Untuk Pemeriksaan Semula.

xvii. Pemeriksaan Semula Susunan Gigi Dan Oklusi Serta Mengetatkan Alat Pemegang Jika Perlu.

xviii. Pelanggan Akan Di Beri Temujanji Susulan Berkala Sehingga Setahun Dari Tarikh Penanggalan Aplians Tetap

xiv. Discaj Pelanggan Dan Kemaskini Kad Rawatan/Sistem

PPP

PO/PP

PO/PP/KJP/PPP

PO

KJP/PPP

i. Mengenalpasti Semua Kes Yang Dirawat Dari Mula Hingga Tamat Rawatan.

ii. Meminta PPP Untuk Menyediakan Model Kajian Sebelum Dan Selepas Rawatan

iii. Perhitungan Par Score

• Hitungkan Par Score Sebelum Rawatan.
• Hitungkan Par Score Selepas Rawatan
• Hitungkan Perbezaan Sebenar Dan Juga Hitungan Dalam Peratusan, Par Score Sebelum Dan Selepas Rawatan.

iv. Menentukan Kategori Perubahan Par Score;

• Worse Or No Improvement
• Improved

      Atau

• Greatly Improved

v. Pengumpulan Data

• Dicatitkan Dalam BK 51
• Sediakan Laporan Bulanan Dengan Mengisi Borang Par 2

vi. Menganalisa Laporan Bulanan

vii. Mengambil Tindakan Baikpulih Jika Lebih Dari 10% Kes Termasuk Dalam Kategori Worse Or No Improvement.

viii. Penyerahan Data Untuk Dicantumkan Pada Peringkat Nasional.

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN

10

WPKL-BKP(G)-BK8 - Rekod penyelenggaraan harian/mingguan peralatan pergigian

1 tahun

2 tahun