TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
|
|
A. PROSEDUR PENERIMAAN KENDERAAN |
|
|
|
TPK(G) |
1.0 |
Lantik pegawai kenderaan negeri atau pegawai yang diberi kuasa bagi mengendali urusan penggunaan dan penyelenggaraan kenderaan jabatan. |
|
|
|
Pegawai Kenderaan Negeri |
2.0 |
Terima kenderaan baru beserta sijil pemeriksaan dan pengujian kenderaan dari JKR. Pastikan alat-alat kelengkapan kenderaan telah diperiksa dan diuji mengikut spesifikasi kontrak. Jika terdapat kerosakan atau kecacatan selepas penyerahan kenderaan perlu dirujuk kepada pihak pembekal selagi dalam tempoh jaminan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK10: Urusan Kewangan.
|
|
|
|
Pegawai Kenderaan Negeri |
3.0 |
Sediakan fail khas bagi setiap kenderaan yang mengandungi maklumat seperti berikut: |
-
Pesanan Kerajaan/invois/nota penerimaan
-
Salinan asal kad pendaftaran pemilik kenderaan/geran
-
Salinan cukai jalan
-
Sijil pemeriksaan dan pengujian kenderaan dari JKR.
|
|
|
4.0 |
Pastikan kenderaan kerajaan dicat dengan nama pejabat/klinik pergigian yang berkenaan. |
|
|
|
PT N 22 |
5.0 |
Buat permohonan untuk kad kenderaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Permohonan Kad Inden dari syarikat pembekal bahan api yang telah mempunyai perjanjian kontrak dengan kerajaan. |
|
|
|
Pegawai Kenderaan Negeri |
6.0 |
Serahkan kenderaan, satu set kunci pendua dan kad kenderaan ke pejabat/klinik beserta dengan salinan dokumen yang terdapat di dalam fail khas di pejabat TPK(G).
|
|
|
|
Pegawai Kenderaan Negeri |
7.0
8.0
|
Simpan satu set kunci kenderaan di pejabat TPK(G).
|
|
Pastikan kenderaan baru disenaraikan ke dalam sistem akaun Pusat Servis. |
|
|
|
B. PENERIMAAN KENDERAAN BARU DI KLINIK/PEJABAT |
|
|
|
PPYM/ KU |
9.0 |
Lantik pegawai kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa bagi mengendali penggunaan dan penyelenggaraan kenderaan. |
|
|
|
Ketua Unit |
10.0 |
Terima kenderaan baru, kunci pendua beserta salinan dokumen berikut:
-
Pesanan Kerajaan/invois/nota penerimaan.
-
Salinan kad pendaftaran pemilik kenderaan/geran.
-
Salinan cukai jalan.
-
Sijil pemeriksaan dan pengujian kenderaan dari JKR.
|
|
|
|
Unit Aset |
11.0 |
Daftar kenderaan mengikut Pekeliling 1 PP Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. |
|
|
|
Pegawai Kenderaan Pejabat/ Klinik |
12.0 |
Sediakan buku log (AM 362 Pin. 3/82), rekod pergerakan kunci, kad kenderaan dan kad elektronik (jika perlu), rujuk WPKL-BKP(G) AK7-Prosedur Permohonan Kad Elektronik.
Sediakan fail khas bagi setiap kenderaan yang mengandungi maklumat seperti berikut:
|
-
Salinan KEW PA 2
-
salinan pesanan kerajaan/invois/nota penerimaan
-
salinan kad pendaftaran pemilik kenderaan
-
salinan cukai jalan
|
|
|
|
C. PENGENDALIAN HARIAN KENDERAAN KLINIK/PEJABAT |
|
|
|
Pemandu |
13.0 |
Ambil kunci kenderaan dari pejabat setiap pagi. Catat dalam buku log kenderaan dan dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2013 - Pengurusan Kenderaan. |
|
|
|
Pemandu
Pegawai Kenderaan/ PT N22
|
14.0 |
Ambil kad inden (kad kenderaan dan kad pemandu)/elektronik jika perlu dan catat dalam rekod pergerakan kad inden dan elektronik serta dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Pengurusan Kenderaan |
-
Prosedur penggunaan kad inden.
-
Prosedur penggunaan kad elektronik.
Nota:
i. Mohon kad inden baru sekiranya hilang, rosak atau Pemandu bertukar. Maklumkan kepada syarikat pengeluar dalam tempoh 24 jam. Rujuk: WPKL-BKP(G)- AK 7 - Prosedur Pembatalan Kad Inden.
ii. Mohon kad elektronik baru sekiranya hilang, atau rosak rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Pembatalan/penggantian Kad Elektronik. Maklumkan kepada syarikat pengeluar dalam tempoh 24 jam.
|
|
Pemandu |
15.0 |
Selenggara kenderaan secara harian. Lengkapkan borang WPKL-BKP(G)-SS11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Penyelenggaraan Harian Pemandu.
Failkan rekod SS 11 di akhir bulan.
|
|
|
|
|
16.0 |
Laksanakan tugas mengikut perancangan/arahan PPYM/KU dan lengkapkan buku log. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - Prosedur Penyediaan dan Penyemakan Buku Log. |
|
|
|
|
17.0 |
Simpan semula kunci kenderaan/kad inden/kad elektronik pada akhir hari bila tugas selesai dan dapatkan pengesahan dari pegawai kenderaan/pegawai diberi kuasa. Ambil tandatangan pengguna setiap kali penggunaan. Kemaskini buku log setiap kali selesai penggunaan.
|
|
|
|
|
|
D. PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN BERKALA |
|
|
|
Pegawai Kenderaan
Pegawai Kenderaan/ Pemandu
|
18.0
19.0
|
Sediakan jadual penyelenggaraan kenderaan di awal tahun.
Hantar surat permohonan penyelenggaraan kenderaan ke pejabat untuk kelulusan TPK(G) bersama:
-
KEW PA 9 - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan yang lengkap
-
3 harga pasaran dari bengkel yang berkenaan.
-
Borang Permintaan Pesanan (Bekalan/ Kerja/ Perkhidmatan)
-
WPKL-BKP(G)-BK 13 - Kriteria Pemilihan Pembekal Bagi Pembelian Terus.
|
|
|
|
Pegawai Kenderaan / Pemandu |
20.0 |
Pastikan penyelenggaraan dijalankan mengikut jadual dan rekod dalam buku log dan Kew PA 14, rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan. Jika masih dalam tempoh jaminan, laksanakan penyelenggaraan mengikut buku servis kenderaan.
|
|
|
|
Pemandu
KU
|
21.0
22.0
23.0
|
Sahkan kerja-kerja yang telah dijalankan dan dapatkan tandatangan PPYM/KU yang memberi kuasa. |
|
Hantar Pesanan Tempatan (LPO), invois dan rekod WPKL-BKP(G)-SS4A: Senarai Semak Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO) dalam masa 7 hari ke Pejabat untuk urusan pembayaran.
Simpan salinan LPO dan invois di dalam fail khas kenderaan.
E. PEMBAIKAN KENDERAAN
|
|
Pemandu |
24.0 |
Maklumkan pada PPYM/KU tentang kerosakan/masalah kemalangan kenderaan beserta dengan KEW PA 9. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK 7 - Pengurusan Kenderaan |
-
Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan
-
Prosedur Pengendalian Kemalangan Jalanraya
|
|
KU |
25.0 |
Hantar surat permohonan kelulusan pembaikan/ kemalangan kenderaan ke pejabat TPK(G) dan sertakan: |
-
KEW PA 9 - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan yang lengkap
-
3 harga pasaran dari bengkel yang berkenaan
-
Borang Permintaan Pesanan (Bekalan/Kerja/Perkhidmatan)
-
WPKL-BKP(G)-BK 13 - Kriteria Pemilihan Pembekal Bagi Pembelian Terus.
|
|
KU |
26.0 |
Terima kelulusan dan hantar kenderaan untuk pembaikan. |
|
|
|
|
27.0 |
Hantar Pesanan Tempatan (LPO), invois dan rekod WPKL-BKP(G)-SS 4A Senarai Semak Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO) dalam masa 7 hari ke Pejabat untuk urusan pembayaran. |
|
|
|
KU |
28.0 |
Simpan salinan LPO dan invois dalam fail khas kenderaan. |
|
|
|
Pemandu |
29.0 |
F. PENGENDALIAN KEMALANGAN JALAN RAYA |
|
Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Pengurusan Kenderaan. |
|
Pegawai Kenderaan
Pemandu
Pemandu
|
30.0
31.0
32.0
|
G. NOTIS KESALAHAN LALU LINTAS/ SAMAN
Jika kesalahan disebabkan oleh pemandu, bayaran saman perlu dibayar oleh pemandu sendiri/ pegawai pengguna yang mengarahkan. Catat di dalam buku log kenderaan dan disahkan oleh pegawai pengguna berkenaan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK7 - Pengurusan Kenderaan.
H. REKOD BULANAN PENGGUNAAN KENDERAAN
Kemaskini Buku Log Am 362 Pin. 3/82.
|
-
Lengkapkan dan dapatkan pengesahan dari PPYM/KU hantar ke pejabat TPK(G) sebelum 5 haribulan perkara berikut:
-
Keratan buku log Am 362 Pin.3/82
-
WPKL-BKP(G)-BK 22 - Penggunaan Bahan Api
-
WPKL-BKP(G)-SS 11 - Senarai Semak Tugasan Harian Pemandu
-
Resit minyak Petrol
-
Salinan penggunaan kad elektronik
|
|
Pegawai Kenderaan / PT(Kew) |
33.0 |
Semak resit bahan api dan salinan penggunaan kad elektronik yang dikemukakan. |
|
|
|
|
|
I. PELUPUSAN KENDERAAN |
|
|
|
KU |
34.0 |
Hantar surat permohonan pelupusan ke JKR berserta kos penyelenggaraan untuk mendapatkan syor Tidak Ekonomi dibaiki (BER).
|
|
|
35.0 |
Terima KEW PA 16 dari JKR. |
|
|
36.0 |
Kemukakan tiga (3) salinan dokumen permohonan pelupusan kepada TPK(G):
|
|
|
|
-
Sijil BER 1 dan BER 2
-
KEW PA 16 Dari JKR
-
kad KEW PA 2/Kew 312 (jika berkaitan), KEW PA 14
|
|
TPKG |
37.0 |
Arahkan Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan BKP menjalankan pemeriksaan ke atas kenderaan berkenaan. |
|
Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan BKP |
38.0 |
Semak rekod berkaitan dan lakukan pemeriksaan ke atas kenderaan dan syorkan kaedah pelupusan sebelum menandatangani Kew PA 17.
|
|
TPKG/ Urusetia Pelupusan Aset |
39.0 |
Kemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew PA 17 kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor JKWPKL & Putrajaya.
|
|
Urusetia Pelupusan Aset |
40.0 |
Terima kelulusan dan ambil tindakan pelupusan seperti kaedah yang disyorkan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terima kelulusan.
-
Sebutharga - lengkapkan KEW PA 24, KEW PA 25 dan KEW PA 26.
-
Sisa besi - jual.
|
|
Urusetia Pelupusan Aset BKP JKWPKL & P |
41.0 |
Hantar sesalinan senarai pelupusan, surat kelulusan dan dokumen lain yang berkaitan kepada KU/PPYM untuk tindakan susulan.
|
|
Pegawai Kenderaan Negeri/ Jawatankuasa sebut harga |
42.0 |
Hantar salinan resit bayaran pungutan kenderaan/ sisa besi ke KP berkaitan.
|
|
Pegawai Aset BKP
Pegawai Kenderaan Negeri
|
43.0
44.0
|
Kemaskini rekod Daftar Aset secara manual/ melalui Portal Sistem Pengurusan Aset:
-
Kad KEW PA 2/ Kew 312
-
KEW PA 4 - Senarai Daftar Induk Harta Modal
Laporkan pembatalan pendaftaran kenderaan berkaitan kepada Jabatan Pengangkutan Jalan.
J. KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
|
|
Pegawai Aset |
45.0 |
Laporkan kehilangan aset kepada Ketua Jabatan dan Pegawai aset dengan serta merta. |
|
Penolong Pegawai Aset |
46.0 |
Kemukakan laporan polis dan KEW PA 28 kepada Pegawai Aset BKP untuk tindakan selanjutnya. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan 1PP Pengurusan Aset Alih Kerajaan Tahun 2013 Tatacara Kehilangan Dan Hapuskira KP 2.7/2013. |
