|
TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN |
Ketua Unit (KU) /
Timbalan Pengarah(TP) /
Ketua Penolong Pengarah Kanan (KPPK) /
Ketua Penolong Pengarah(KPP)
|
1.0 |
Kenalpasti ketakakuran yang berkemungkinan berlaku dimana tindakan pencegahan perlu diambil berdasarkan sumber-sumber berikut:
- Analisis Data
- Laporan audit dalaman dan luaran
- Isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat-mesyuarat Bahagian Kesihatan Pergigian
- Pemantauan persepsi pelanggan/pengguna
- Maklumbalas Pelanggan Dalaman
- Cadangan dari anggota pergigian sendiri Melalui Penandarasan (Bench Marking)
|
| KU/TP/KPPK/KPP |
2.0 |
Membuat analisis maklumat-maklumat di atas dengan menggunakan teknik-teknik statistik di mana sesuai. |
| KU/TP/KPPK/KPP/Penolong Pengarah(PP) |
3.0 |
Bentang laporan yang telah disemak oleh KPPK/KPP dalam Mesyuarat Bahagian Kesihatan Pergigian atau lain-lain mesyuarat yang berkaitan.
|
| KU/TP/KPPK/KPP/Penolong Pengarah (PP) |
5.0 |
Sekiranya analisis menunjukkan ketakakuran berpotensi berlaku, keluarkan (issue) borang KKMOH-Q4-BK1, Laporan Tindakan Pencegahan (LTP). Kemukakan borang tersebut kepada Wakil Pengurusan untuk pertimbangan. |
| KU |
6.0 |
Kaji dan siasat masalah dengan mengambil tindakan-tindakan berikut :
6.1 Siasat punca masalah yang dijangkakan dan dapatkan data-data bagi menyokong penemuan dengan menggunakan teknik- teknik statistik di mana sesuai.
6.2 Sediakan laporan pencegahan yang mengandungi penemuan hasil siasatan.
|
| |
7.0 |
Berdasarkan penemuan hasil siasatan, bincang dengan PKKP/PKP/WP untuk membuat penilaian keperluan tindakan pencegahan. |
| KU/TP/KPPK/KPP/Penolong Pengarah(PP) |
8.0 |
Sekiranya tindakan pencegahan diperlukan, tentukan pelan tindakan pencegahan dan kemukakan kepada PKKP/WP untuk persetujuan.
8.1 Memantau pemulangan borang LTP menggunakan Log Laporan Tindakan Pencegahan (Log LTP), KKMOH-Q4-BK2.
8.1.1 Sekiranya borang LTP tidak dipulangkan pada tarikh Respon Pertama, keluarkan memo peringatan No.1 dalam tempoh seminggu kepada pemilik proses.
8.1.2 Sekiranya borang LTP masih tidak dipulangkan selepas peringatan No.1, keluarkan memo peringatan No. 2 dan salinan kepada PKKP.
|
WP
|
9.0 |
Sekiranya pelan tindakan pencegahan diterima dan dipersetujui oleh PKKP/WP, tetapkan tarikh respon kedua sebelum dipulangkan kepada KU/TP/KPPK/KPP/Penolong Pengarah(PP) untuk pelaksanaan.
|
KU/TP/KPPK/KPP/Penolong Pengarah(PP)
PWD
|
10.0 |
Laksanakan tindakan pencegahan yang dirancang dalam tempoh yang ditetapkan dan rekodkan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan dalam borang LTP.
9.1 Borang LTP yang telah lengkap hendaklah dikembalikan kepada Wakil Pengurusan melalui Pengawal Dokumen sebelum atau pada tarikh respon kedua.
9.2 Memantau pemulangan borang LTP menggunakan Log LTP
9.2.1 Sekiranya borang LTP tidak dipulangkan pada tarikh Respon Kedua, keluarkan memo peringatan No. 1 dalam tempoh seminggu kepada pemilik proses.
9.2.2 Sekiranya borang LTP masih tidak dipulangkan selepas peringatan No.1, keluarkan memo peringatan No.2 dan salinan kepada PKKP.
|
WP
WP/PWD
|
10.0 |
Kajisemula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil.
10.1 Menentukan tarikh kajisemula keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil dalam borang LTP (seksyen D) dan memantau tarikh tersebut dengan menggunakan Log LTP.
10.2 Jika didapati tindakan pencegahan adalah memuaskan, borang LTP ditutup.
10.3 Jika tindakan pencegahan tidak memuaskan, catatkan status "tidak tutup" pada borang LTP dan keluarkan borang baru. Nombor rujukan baru akan dikaitkan dengan nombor rujukan terdahulu seperti contoh berikut: 1 - 1 bermakna laporan 1, diulang kali pertama.
|
| WP/Timbalan WP |
11.0 |
Failkan semua rekod LTP dan Log LTP dalam fail LTP dan disimpan di seksyen ISO, Bilik Dokumen. |
| |
|
|
