KKMOH-PK-S09 - Prosedur Pengendalian Surat Menyurat (Pindaan 7)
TARIKH KUATKUASA 30-May-2019
TUJUAN PROSEDUR

Prosedur ini menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk memastikan semua surat/dokumen/fail yang masuk dan keluar dari pejabat mempunyai fail rujukan serta simpanan rekod yang sistematik bagi mengawal pergerakan surat/dokumen/fail dan mengambil tindakan yang sewajarnya.
SKOP

Prosedur ini digunakan untuk semua surat menyurat Program Kesihatan Pergigian.
PERKARA
SASARAN
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS & TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
PT (Surat menyurat)/PT-Kesetiausahaan (PT(K)) 1.0 Terima semua surat/dokumen termasuk surat rahsia/sulit.
PT (Surat menyurat) 2.0 Asingkan surat/dokumen mengikut klasifikasi
    2.1 Serahkan surat sulit untuk tindakan PT(K)
PT (Surat menyurat) 3.0 Buka surat dan cop terima
PT (Surat menyurat) 4.0

Daftar semua surat masuk dalam Fail elektronik sistem komputer (Rujuk KKMOH-S9-AK1)

Bagi surat masuk SULIT, rujuk KKMOH-S9-AK3
PT(K) 5.0 Hantar semua surat/dokumen/surat sulit kepada Pengarah Kanan Kesihatan Pergigian (PKKP) dan wakil sekiranya PKKP tiada untuk tindakan. Bagi yang memerlukan tindakan segera, tag “SERTA MERTA/SEGERA” dikepilkan pada surat tersebut.
PT(K)   5.1 Ambil surat-surat/sulit yang telah semak dari Bilik PKKP

PT (Surat menyurat) /  PT(K)

 6.0 Edar surat-surat mengikut arahan PKKP dan rekod untuk tindakan pegawai yang berkenaan .Bagi surat yang diterima melalui fax , hantar terus kepada pegawai yang berkenaan untuk tindakan (Rujuk KKMOH-S9-AK4)
PT(K) 7.0 Semak dan pastikan surat-surat yang keluar telah ditandatangani oleh PKKP atau wakil yang menandatangani bagi pihaknya.
PT (Surat menyurat) /            PT(K) 8.0

Ambil tindakan ke atas surat-surat yang telah ditandatangani oleh PKKP atau wakilnya.

Bagi panduan Pemfailan dan surat keluar, sila rujuk (Rujuk KKMOH-S9-AK2, KKMOH-S9-AK5, KKMOH-S9-AK6)

 
REKOD KUALITI
Kemaskini rujukan Manual Kualiti
ARAHAN KERJA / BORANG KUALITI / SENARAI SEMAK / RUJUKAN
ARAHAN KERJA
  • KKMOH-S09-AK1 - Pengendalian Surat Masuk
  • KKMOH-S09-AK2 - Pengendalian Surat Keluar/Dokumen
  • KKMOH-S09-AK3 - Pengendalian Surat Terima Dan Surat Keluar (Sulit)
  • KKMOH-S09-AK4 - Pengendalian Fax Terima Dan Fax Keluar
  • KKMOH-S09-AK5 - Pengendalian Fail Surat-Menyurat
  • KKMOH-S09-AK6 - Pengendalian Fail Tutup
BORANG KUALITI
  • KKMOH-S09-BK1 - Borang Penghantaran Dokumen Tidak Diperingkat melalui mesin faksimili
  • KKMOH-S09-BK2 - Pergerakan Fail
SENARAI SEMAK
  • - Tiada -
RUJUKAN
  • - Tiada -
PEMILIK DOKUMEN
  • zameera
REKOD PINDAAN
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para
1. 01/08/2007 0 - 
2. 30/10/2008 1 Singkatan Tanggungjawab, sasaran proses 
3. 07/06/2010 2 Perbetulkan Tajuk AK1 - Pengendalian Surat Masuk 
4. 27/01/2012 3 Perbetulkan Tajuk AK1 - Pengendalian Surat Masuk 
5. 17/11/2012 4 Kemaskini rujukan Manual Kualiti 
6. 17/11/2016 5 Kemaskini rujukan Manual Kualiti 
7. 22/12/2017 6 Kemaskini rujukan Manual Kualiti 
8. 30/05/2019 7 Kemaskini rujukan Manual Kualiti