Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan pengurusan rekod di jabatan sentiasa di selenggara dan dikemas kini secara sistematik.

Prosedur ini diguna pakai untuk mengenal pasti, menyusun, memfailkan, menyimpan dan melupuskan rekod-rekod fail tutup di Program Kesihatan Pergigian, KKM.

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PT(P/O)

1.0

Terima Bekalan Pejabat dari pembekal

PT(P/O)

2.0

Periksa Bekalan Pejabat dengan teliti bagi memastikan spesifikasi yang ditetapkan

berserta dokumen yang diperlukan

- Pesanan Tempatan

-Nota Hantaran

-Invois

Jika sempurna, teruskan ke proses 3

Jika tidak, pulangkan kepada pembekal untuk dilengkapkan

PT(P/O)

3.0

Simpan Bekalan Pejabat di dalam Stor

PT(P/O)

4.0

Rekodkan di dalam kad petak (Kew-PS 4)

Anggota bahagian

5.0

Terima Permohonan Pengeluaran (Kew-PS 10)

PT(P/O)

6.0

Dapatkan kelulusan Pegawai Stor

Jika Lulus, teruskan ke proses 7

Jika tidak, beritahu kepada pemohon

PT(P/O)

7.0

Buat Penghantaran kepada pemohon

PT(P/O)

8.0

Kemaskini rekod di kad petak (Kew-PS 4)

Pegawai Stor

9.0

Buat pemeriksaan mengejut 3 bulan sekali

Pegawai Stor

10.0

Rekodkan di dalam buku pemeriksaan