Prosedur ini bertujuan memastikan langkah-langkah penyiasatan yang betul/sesuai dijalankan apabila terdapat ketakakuran dilaporkan, serta pembetulan dan tindakan pembetulan dapat dikenalpasti dan diimplementasikan, dan kajian semula keberkesanan tindakan pembetulan dilakukan sebelum kes ketakakuran ditutup. 

Prosedur ini digunapakai untuk membuat tindakan pembetulan terhadap ketakakuran dalam sistem pengurusan kualiti yang meliputi:

a. Laporan Audit Dalaman/Luaran

b. Aduan ketidakpuasan pelanggan ((terhadap Program Kesihatan Pergigian,KKM)

c. Ketakakuran Proses

Pengarah Kanan Kesihatan Pergigian (PKKP) /
Wakil Pengurusan (WP) /
Penolong WP (PWP)
Pasukan Audit Dalaman (PAD)
Ketua Unit (KU)

1.1 Semak ketakakuran dari sumber-sumber berikut untuk menentukan kesahihan ketakakuran  yang dilaporkan.

a. Laporan Audit Dalaman/Luaran
b. Aduan ketidakpuasan pelanggan (terhadap BKP)

c.  Ketakakuran Proses.

d. Ketakakuran Major Perkhidmatan

Kenalpasti punca  ketakakuran dan rekod dalam borang KKMOH-Q3-BK1.

WP/PAD/KU

PAD/Pengawal Dokumen (PWD)

Tentukan dan cadangkan Pelan Pembetulan dan Pelan Tindakan Pembetulan  yang sesuai.

5.1 Borang KKMOH-Q3-BK1 yang telah lengkap (direkodkan dengan punca ketakakuran, pelan pembetulan dan pelan tindakan pembetulan) hendaklah dikembalikan kepada Wakil Pengurusan melalui Pengawal Dokumen sebelum atau tarikh respon pertama untuk mendapat persetujuan WP.

5.2 Memantau pemulangan borang KKMOH-Q3-BK1 menggunakan borang log KKMOH-Q3-BK2 oleh pegawai berikut:

     a. PAD  - untuk Audit dalaman

     b. PWD - untuk Audit luaran, Aduan Pelanggan, Ketakakuran Proses dan Ketakakuran Major 

        Perkhidmatan

5.2.1 Sekiranya borang KKMOH-Q3-BK1 tidak dipulangkan pada tarikh Respon Pertama, keluarkan memo peringatan No.1 dalam tempoh seminggu kepada pemilik proses.

5.2.2 Sekiranya borang KKMOH-Q3-BK1 masih tidak dipulangkan selepas peringatan No.1, keluarkan memo peringatan No. 2 dan salinan kepada PKKP.

KU

KU

PAD/PWD

Laksanakan pembetulan dan tindakan pembetulan mengikut tempoh yang dipersetujui dengan WP dan rekodkan pada borang KKMOH-Q3-BK1.

6.1 Borang KKMOH-Q3-BK1 yang telah lengkap hendaklah dikembalikan kepada Wakil Pengurusan melalui Pengawal Dokumen sebelum atau tarikh respon kedua.

6.2 Memantau pemulangan borang KKMOH-Q3-BK1 menggunakan borang log KKMOH-Q3-BK2 oleh pegawai berkenaan seperti para 5.2a dan b.

6.2.1 Sekiranya borang KKMOH-Q3-BK1 tidak dipulangkan pada tarikh Respon Kedua, keluarkan memo peringatan No. 1 dalam tempoh seminggu kepada pemilik proses.

6.2.2 Sekiranya borang KKMOH-Q3-BK1 masih tidak dipulangkan selepas peringatan No.1, keluarkan memo peringatan No.2 dan salinan kepada PKKP.

Kajisemula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil. 

7.1 Menentukan tarikh kajisemula  keberkesanan pembetulan dan tindakan pembetulan yang diambil dalam KKMOH-Q3-BK1 (seksyen E) dan memantau tarikh tersebut dengan menggunakan log KKMOH-Q3-BK2 oleh pegawai berikut:

     a. PAD  - untuk Audit dalaman

     b. PWD - untuk Audit luaran, Aduan Pelanggan, Ketakakuran Proses dan Ketakakuran Major 

        Perkhidmatan

7.2 Jika didapati pembetulan dan tindakan pembetulan adalah memuaskan, borang KKMOH-Q3-BK1 ditutup.

7.3 Jika pembetulan dan tindakan pembetulan tidak memuaskan, catatkan status "tidak tutup" pada KKMOH-Q3-BK1 dan keluarkan borang  baru. Nombor rujukan baru akan dikaitkan dengan nombor rujukan  terdahulu seperti contoh berikut: 1 - 1 bermakna laporan 1, diulang kali pertama.