|
1.0 Membuat Persediaan Sebelum Majlis Konvokesyen
1.1 Pengarah PPKK & KLPM hendaklah melantik Jawatankuasa Induk (JK Induk) dan mengeluarkan surat perlantikan. Ahlijawatankuasa Induk terdiri daripada :
a. Pengerusi ( Pengarah PPKK & KLPM );
b. Timbalan Pengerusi
c. Event Manager;
d. Setiausaha;
e. Ahli Jawatankuasa Induk.
1.2 Seterusnya Setiausaha hendaklah mengeluarkan surat panggilan untuk mengadakan Mesyuarat AJK Induk.
1.2.1 Pengerusi hendaklah mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Induk untuk membincangkan tarikh dan perancangan majlis konvokesyen dan seterusnya membuat agihan tugas kepada AJK Induk yang terdiri daripada;
a. Pengurusan ’Venue and Layout’;
b. Teknikal, siaraya dan persembahan;
c. Urusan jemputan dan protokol sambutan;
d. Persiapan pentas, back-drop dan VVIP;
e. Penyediaan Buku Konvokesyen;
f. Penyediaan teks ucapan;
g. Pengurusan graduan (fotografi dan jubah);
h. Pengurusan cenderahati, hadiah dan skrol;
i. Pengurusan sajian dan makanan;
j. Pengurusan pengangkutan dan keselamatan; dan
k. Pengacara majlis.
1.3 Setelah agihan tugas dibuat AJK Induk hendaklah mengenalpasti dan melantik Ahlijawatankuasa Kerja (AJK Kerja) masing-masing.
1.4 Setelah perlantikan AJK Kerja dibuat, AJK Induk bersama-sama AJK Kerja hendaklah mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa untuk mempastikan semua tugas dijalankan dengan lancar dan mendapatkan maklumbalas dan laporan dari setiap jawatankuasa.
1.5 Sebelum majlis sebenar, ahlijawatankuasa majlis konvo hendaklah mengadakan raptai berpandukan kepada atur cara majlis konvokesyen yang telah disediakan.
2.0 Melaksanakan Semasa Majlis Konvokesyen
2.1 Seterusnya majlis konvokesyen hendaklah diadakan pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan.
3.0 Pengurusan Selepas Majlis Konvokesyen
3.1 'Event Manager' hendaklah berbincang dengan pengerusi bagi menentukan pengeluaran surat panggilan untuk mesyuarat 'post mortem' kepada semua AJK induk tidak melebihi 14 hari selepas konvokesyen.
Disediakan oleh: Pn. Siti Hawa Bt Sabri; t/t:
Disemak oleh 1: Dr. Naziah Bt Ahmad Azli; t/t:
Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr. Hasenah bt Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
