|
Definisi:
1. Dokumen – ditakrifkan sebagai sebarang media samada dalam bentuk salinan bercetak atau media elektronik (seperti cakera lembut/cakera keras) yang mengandungi maklumat untuk dipatuhi dan dilaksanakan. Contoh dokumen adalah seperti Dasar, Prosedur, Arahan Kerja, Kod Amalan, Spesifikasi, Lukisan, Borang-borang dan sebagainya.
2. Dokumen Kawalan – ditakrifkan sebagai semua dokumen yang berkaitan dengan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti yang telah dilulus dan disenaraikan, hendaklah dikekalkan dan dikemaskini bila ada sebarang perubahan bagi memastikan dokumen dapat digunapakai di semua lokasi kerja atau mana-mana bahagian/unit tertentu. - Semua “Dokumen Kawalan” akan dicop dengan dakwat MERAH. - Sebarang dokumen yang tidak di cop adalah dokumen tidak rasmi dan dianggap tidak sah.
3. Dokumen Tidak Terkawal – salinan dokumen yang dikeluarkan kepada agensi luar dari institusi ini seperti Buku Panduan/ Arahan sebagai rujukan pelanggan atau pembekal yang tidak digunapakai, dan salinan tersebut tidak akan dikemaskini sekiranya terdapat pindaan pada dokumen tersebut.
1.0 Menyedia / Menyemak Dokumen
1.1 Bilamana ada keperluan untuk menyediakan dokumen atau menyemak dokumen sedia ada, Wakil Pengurusan(WP) atau mana-mana personel yang ditugaskan oleh Pengarah Pusat Pergigian Kanak-Kanak & Kolej Latihan Pergigian Malaysia (PPKK & KLPM) hendaklah menyediakan rangka dokumen selaras dengan format berikut:-
1.1.1. Tajuk
i. Tajuk Dokumen;
ii. Nombor Dokumen;
iii. Nombor Pindaan;
iv. Tarikh kuatkuasa.
1.1.2. Nombor Dokumen Nombor Dokumen digunakan untuk Dokumen Kawalan hendaklah mengikut kombinasi tiga komponen berikut;
i. Jenis Dokumen;
ii. Kod Bahagian /Unit;
iii. Turutan Nombor Dokumen dalam Bahagian/Unit. Contoh : TT/DD/XX
a. TT merujuk kepada Jenis Dokumen, contoh: -
MK – Manual Kualiti
PK – Prosedur Kualiti;
AK – Arahan Kerja;
BK – Borang Kualiti;
GP – Garispanduan;
SS – Senarai Semak;
b. DD merujuk kepada Kod Bahagian/Unit: -
PP - Perkhidmatan Pergigian;
BL - Bahagian Latihan;
PT – Pengurusan.
c. XX merujuk kepada turutan nombor mengikut Jenis Dokumen dalam Unit/Bahagian contoh 01, 02, 03 dan seterusnya.
2.0 Menyemak Dokumen
2.1 Wakil Pengurusan hendaklah menyemak draf dokumen yang dicadangkan dari Pengarah atau personel yang diberi kuasa dengan memberi penekanan kepada aspek-
aspek berikut:-
i. Dokumen yang memenuhi keperluan ISO 9001:2008;
ii. Dokumen tersebut menepati format yang standard.
2.2 Sekiranya butiran dokumen tidak dapat memenuhi standard keperluan ISO 9001:2008, Wakil Pengurusan hendaklah mengembalikan dokumen
tersebut atau berbincang dengan Ketua Unit (KU)/Pengarah bagi memasukkan keperluan yang sepatutnya ke dalam dokumen.
2.3 Apabila ada keperluan untuk meminda dokumen, perkataan, frasa atau kerja yang terlibat hendaklah digariskan pada dokumen pindaan terkini.
2.3.1 Sekiranya pembatalan dibuat pada bahagian tertentu dalam dokumen terdahulu, perkataan ’Pembatalan’ hendaklah diletakkan pada mukasurat
terakhir dokumen tersebut.
2.3.2 Pernyataan yang jelas berkenaan perubahan dokumen adalah penting untuk pengguna mengenalpasti dengan cepat pindaan yang telah
dibuat berbanding dengan dokumen terdahulu.
3.0 Pengesahan Dokumen
3.1 Apabila dokumen telah disediakan atau dipinda, penyedia dokumen hendaklah menghantar melalui sistem e-ISO kepada WP untuk disemak.
3.1.1 Salinan dokumen dalam bentuk ‘Soft copy’ hendaklah diserahkan kepada Pengawal Dokumen (PD).
3.1.1.1 Salinan dokumen hendaklah dicetak oleh PD dan ditandatangani oleh penyedia dokumen tersebut pada ruang “Disediakan Oleh”.
3.1.2 PD hendaklah menyerahkan login ID dan kata laluan penyedia dokumen yang telah dilantik.
3.1.2.1 Senarai Induk Login ID dan Kata laluan penyedia dokumen, pegawai yang menyemak dan pegawai yang melulus hendaklah disedia dan dikemaskini oleh
PD apabila Pegawai penyedia dokumen/Pegawai yang menyemak/Pegawai yang melulus berhenti atau bertukar.
3.1.2.2 Senarai Induk Login ID dan kata laluan ini adalah SULIT dan hendaklah disimpan oleh PD/Penolong PD dalam kabinet berkunci.
3.2 Bagi semakan, dokumen hendaklah diserahkan kepada WP, dan seterusnya kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk kelulusan:
a. Manual Kualiti – oleh Pengarah;
b. Prosedur Kualiti – oleh Pengarah;
c. Arahan Kerja / Garis Panduan – oleh Pengarah;
d. Dokumen Sokongan – Ketua Unit.
3.2.1 Setiap dokumen yang telah disemak melalui e-ISO hendaklah dihantar kepada Pengarah untuk kelulusan.
3.2.1.1 Salinan dokumen yang dicetak hendaklah ditandatangani oleh Wakil Pengurusan pada ruang “ Disemak oleh” dan Pengarah
pada ruang “Diluluskan oleh”.
3.2.2 Bagi setiap dokumen pengesahan hendaklah dicetak dibahagian bawah muka surat terakhir setiap dokumen seperti berikut;
Disediakan oleh:
Disemak oleh:
Diluluskan oleh:
3.3 Bagi pengesahan ke atas dokumen yang disemak/dipinda, Wakil Pengurusan hendaklah memastikan sebarang perubahan dokumen dan
data dalam semua Dokumen Kawalan disemak dan disahkan oleh personel yang dipertanggungjawabkan menyedia dan mengesahkan dokumen
asal, kecuali personel tersebut telah berhenti atau personel lain yang telah dilantik khas.
3.3.1 Sekiranya personel yang bertanggungjawab telah berhenti atau bertukar/berpindah, WP hendaklah mengenalpasti dan melantik pegawai pengganti.
3.3.1.1 Satu salinan surat lantikan hendaklah diserahkan kepada PD bagi menyediakan login ID dan kata laluan pegawai penyedia dokumen yang baru dilantik.
3.3.1.2 PD hendaklah membatalkan login ID dan kata laluan bagi pegawai penyedia dokumen/pegawai yang menyemak dan pegawai yang melulus yang telah
berhenti/berpindah/bertukar dengan serta merta.
4.0 Mengemaskini Daftar Induk
4.1 Apabila salinan asal dokumen telah diluluskan, salinan asal tersebut hendaklah didaftarkan dan Senarai Induk Dokumen dikemaskini
mengikut Unit/bahagian oleh PD.
5.0 Makluman Pindaan Dokumen
5.1 Apabila dokumen terkini telah dimuatnaik dalam sistem e-ISO, PD hendaklah memaklumkan kepada semua pengguna berkaitan pindaan terkini melalui;
5.1.1 Memo kepada Ketua Unit;
5.1.2 Memo kepada Personel di lokasi yang terlibat; dan
5.1.3 Nota Makluman di Papan Kenyataan.
5.2 Setelah mendapat maklum berkenaan pindaan dokumen, Ketua Unit dan Personel yang berkaitan hendaklah memastikan prosedur kerja
dilaksanakan mengikut prosedur terkini.
5.3 Setiap mukasurat belakang salinan asal dokumen, PD hendaklah cop ”Salinan Induk” menggunakan dakwat MERAH.
5.4 Bagi setiap mukasurat depan salinan dokumen tersebut, PD hendaklah cop “Salinan Terkawal" menggunakan dakwat MERAH.
5.4.1 Bagi memastikan dokumen mudah disemak, dikenalpasti dan dipelihara dari rosak dan pudar, PD hendaklah menyimpan salinan
induk dengan masukkan dalam poket plastik.
6.0 Dokumen Luaran
6.1 Apabila dokumen luar diterima, KU/Pengarah hendaklah menentukan kegunapakaian dokumen tersebut dan seterusnya mengajukan kepada PD/Pegawai Yang Bertanggungjawab (PYDP) bagi membolehkan tajuk dan/atau nombor rujukan/ nombor keluaran / tarikh terbitan dokumen tersebut didaftar.
6.1.1 Berikut adalah dokumen luaran dan PYDP :
a. Piawaian Sistem Pengurusan Kualiti / Garispanduan, cth: ISO9001:2008, ISO9000:2000, ISO9004:2000 Piawaian Antarabangsa - PD;
b. Piawaian produk/mesin (cth: BS/MS Standards)- Juruteknologi Pergigian U32;
c. Manual operasi peralatan / mesin – Juruteknologi Pergigian U32;
d. Spesifikasi teknikal dari pembekal – Juruteknologi Pergigian U32;
e. Pekeliling-pekeliling – Penolong Pegawai Tadbir;
f. Garispanduan dari Kementerian Kesihatan Malaysia atau agensi berkaitan – PD;
g. Arahan Perbendaharaan – Penolong Pegawai Tadbir;
h. Akta-akta berkaitan - PD.
7.0 Mengeluar/Menyimpan Dokumen Usang
7.1 Apabila dokumen terkini telah dimuatnaik ke sistem e-ISO, PD hendaklah memastikan semua dokumen yang terbatal dikeluar dari Fail Dokumen Induk.
7.2 Setelah dokumen yang terbatal dikeluarkan dari fail yang berkenaan, PD hendaklah memastikan semua mukasurat pada dokumen dicop ‘Usang’ dengan dakwat MERAH sebelum difailkan dalam Salinan Induk Dokumen Usang.
7.3 PD hendaklah memastikan salinan dokumen Usang disimpan didalam fail Induk Dokumen Usang setiap kali pindaan dokumen dibuat.
7.3.1 Salinan Induk Dokumen Usang hendaklah dikekal dan dipelihara bagi tujuan rujukan pada masa depan.
Disediakan oleh: Cik Mahani Bt Ahamad; t/t:
Disemak oleh: Dr.Ahmad Termizi B. Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh:Dr.Hasenah Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
