|
1.0 Pengenalan Rekod Kerja
1.1 Ketua Bahagian/Unit hendaklah memastikan bahawa semua rekod (contohnya Laporan/Minit/Borang/Senarai Semak yang telah diisi) yang dihasilkan mempunyai sekurang-kurangya tajuk rekod atau perkara untuk tujuan pengenalan.
1.1.1 Jika rekod dicatat dalam sesuatu borang, borang itu akan dikenalpasti dengan tajuk Borang dan / atau Nombor Borang.
1.1.2 Ketua Bahagian/Unit hendaklah memastikan bahawa hanya Borang Terkawal (yang telah disemak dan diluluskan sebagaimana dinyatakan dalam Prosedur kawalan Dokumen) dengan Tajuk Borang dan Nombor Borang bersesuaian digunakan untuk tujuan merekod.
2.0 Pengumpulan Rekod
2.1 Pegawai yang dipertanggunjawabkan (PYDP) untuk mengumpul semua rekod hendaklah untuk diproses dan memastikan semua data/maklumat telah lengkap dan boleh dibaca sebelum difailkan.
2.1.1 Jika data / maklumat tidak lengkap atau tidak jelas, PYDP hendaklah memulangkan rekod kepada pegawai yang menyediakan rekod tersebut untuk dilengkapkan/dibetulkan.
2.2 Bagi semua rekod yang dikumpul, PYDP hendaklah mencatat tarikh penerimaan rekod.
3.0 Membuat Indeks
3.1 PYDP hendaklah memastikan rekod di indekskan dengan mana-mana cara membuat indek untuk tujuan kemudahkesanan dan menghindari kemungkinan kehilangan rekod.
3.1.1 Berikut adalah contoh cara membuat indeks :-
a. Urutan nombor / nombor siri (contoh: 001, 002, 003, dan sebagainya);
b. Tarikh rekod difailkan (contohnya 1.1.09, 2.1.09, 3.1.09, dan lain-lain);
c. Nombor Borang/Laporan/Minit dna sebagainya (Contohnya BK/PP/01, SS/PT/05 dan sebagainya).
3.2 Jika rekod difailkan bersama dengan rekod lain dalam satu kumpulan (iaitu rekod berkumpulan), rekod tersebut perlu di indekkan mengikut urutan nombor dalam fail tersebut.
3.3 Tanggungjawab untuk membuat indek pada rekod terletak ke atas sesiapa yang menghasilkan / mewujudkan rekod atau sesiapa yang mengefailkan rekod tersebut.
4.0 Menfailkan
4.1 PYDP hendaklah memastikan semua rekod-rekod yang patut difailkan (dengan Nombor Indek) mengikut cara-cara pengefailan yang betul.
4.1.1 Rekod boleh difailkan secara manual atau menyimpan secara 'soft copy' di dalam disket atau komputer.
4.1.1.1 Bagi rekod-rekod yang difail secara manual, fail hendaklah diberi tajuk dengan perkara berikut;
i. Nama Rekod;
ii Nombor Borang/Senarai Semak; dan
iii. Tahun Rekod dibuat.
4.1.1.2 Sekiranya rekod di simpan secara 'soft copy' di dalam disket atau komputer, fail tersebut hendaklah diberi tajuk seperti berikut;
i. Nama Rekod (Contoh: Log Objektif Kualiti 1 (OK 1);
ii. Nama Unit (Contoh: Unit HEP); dan
iii. Tahun Rekod (Contoh: 2011).
4.1.2 Sekiranya rekod tahun sebelumnya disimpan dalam fail yang sama, rekod hendaklah diasingkan menggunakan 'separator' dan diberi tajuk Nama Rekod dan Tahun Rekod.
4.1.2 Semua fail hendaklah diberi tajuk dengan nama organisasi, nama rekod, dan nombor jilid untuk kemudah kesanan.
4.1.3 PYDP hendaklah memastikan kategori fail untuk disimpan dan mendokumenkan dalam Senarai Induk Rekod (SIR) mengikut bahagaian / unit.
5.0 Mendapatkan Rekod
5.1 Apabila ada keperluan untuk mendapatkan rekod pemohon hendaklah memaklumkan dan mendapat kebenaran dari Ketua Bahagian / Unit.
5.1.1 Rekod-rekod kategori berikut perlu mendapatkan kebenaran bertulis seperti berikut:
a. Rahsia besar – dari Pengarah;
b. Rahsia – dari Pengarah;
c. Sulit – dari Penolong Pengarah;
5.2 Setiap rekod yang hendak dikeluarkan perlu dicatat dalam rekod pergerakan fail bagi tujuan kemudahkesanan.
5.2.1 Maklumat pemohon serta tarikh rekod dikeluarkan/kembalikan hendaklah dicatat dalam rekod pergerakan fail.
6.0 Penyimpanan, Perlindungan, dan Tempoh Simpanan
6.1 Semua rekod kualiti perlu disimpan oleh PYDP di tempat yang dikhususkan / kabinet sebagaimana ditentukan dan didokumenkan dalam SIR untuk setiap bahagian / unit.
6.1.1 SIR untuk setiap bahagian/unit akan mengkhususkan dengan terperinci lokasi penyimpanan untuk fail semasa / fail tempoh semasa (contohnya, tahun semasa, kuarter semasa, bulan semasa), begitu juga dengan tempat simpanan untuk fail- fail yang lepas / fail tempoh masa sebelumnya, supaya mudah diambil bila diperlukan.
6.1.2 Ketua Bahagian/ Unit berkenaan perlu memastikan tempat penyimpanan bersesuaian untuk mengelak kerosakan atau kemusnahan rekod akibat terkena hujan / banjir, kebakaran atau serangan serangga perosak.
6.1.3 Tempoh Penyimpanan Rekod perlu ditentukan dan didokumenkan dalam SIR untuk setiap bahagian / unit.
7.0 Pelupusan Rekod
7.1 Di akhir tempoh penyimpanan rekod, semakan dan kelulusan dari Ketua Bahagian/Unit berkenaan perlu diperolehi sebelum rekod-rekod itu di musnahkan.
7.1.1 Bagi rekod-rekod yang berunsur sejarah, pemohonan dibuat mengikut peratuaran pihak Arkib Negara.
7.1.2 Cara pelupusan rekod boleh dilakukan (tetapi tidak terhad) sebagaimana dinyatakan di bawah ini:
a. Menggunakan Mesin-Shredder;
b. Mengoyakkan secara manual; atau
c. Menggunakan sebagai kertas kitar semula (jika tiada unsur rahsia atau sulit).
Disediakan Oleh: Mahani Ahamad; t/t:
Disemak Oleh: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan Oleh: Dr.Hasenah Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
