|
1.0 Menerima Cadangan Pelatih Dari Bahagian Pengurusan Latihan
1.1 Pengarah PPKK & KLPM menerima cadangan pengambilan pelatih tajaan KKM dan swasta juga surat kelulusan penempatan calon swasta dari Bahagian Pengurusan Latihan (BPL), jika berkaitan.
2.0 Mengujudkan Jawatankuasa Kerja Pendaftaran Dan Orientasi (JKP&O)
2.1 Pengarah hendaklah melantik Ahli JKP&O bagi setiap pengambilan baru sebulan sebelum hari pendaftaran, terdiri daripada:
a. Pengajar HEP (Pengerusi);
b. Pengajar Penyelaras (Setiausaha);
c. Ketua Program;
d. Pengajar;
e. Penyelia Jururawat;
f. Penolong Pegawai Tadbir;
g. Penyelia Asrama;
h. Ketua Warden.
2.2 Setelah Ahli JKP&O dilantik, Pengerusi JKP&O hendaklah mengadakan mesyuarat untuk membincangkan penubuhan Ahli Jawatankuasa kecil (AJKK) seperti dalam Tugas Jawatankuasa Kecil Pendaftaran bagi menguruskan pendaftaran dan orientasi serta aktiviti-aktiviti yang akan dilaksanakan semasa pendaftaran dan orientasi.
2.3 Berdasarkan keputusan mesyuarat, Pengerusi JKP&O akan mengemukakan cadangan AJKK tersebut kepada Timbalan Pengarah Latihan (TPL) untuk disemak dan dipersetujui.
2.4 Setelah dipersetujui bersama TPL, Pengerusi hendaklah mengemukakan cadangan AJKK kepada Pengarah untuk tujuan perlantikan.
3.0 Membuat Persediaan Urusan Pendaftaran
3.1 Sebaik-baik selepas perbincangan dengan TPL, AJK Pendaftaran hendaklah menyediakan dokumen yang diperlukan semasa pendaftaran seperti berikut;
a. Borang Biodata Dan Maklumat Pelatih (BK/BL/01);
b. Borang Biodata Berkomputer;
c. Surat Aku Janji;
d. Buku Program Orientasi;
e. Buku Panduan Ibubapa;
f. Borang Kebenaran Mengikuti Program Ko-Kurikulum (BK/BL/02);
g. Borang Kebenaran Bermalam Diluar Semasa Mengikuti Latihan (BK/BL/03);
h. Senarai Semak Pendaftaran (SS/BL/01).
4.0 Melaksanakan Pendaftaran
4.1 AJK Pendaftaran menerima dan menyemak dokumen pelatih berpandukan Senarai Semak Pendaftaran (SS/BL/01).
4.1.1 Bagi dokumen pendaftaran pelatih yang tidak lengkap/tidak dapat diserahkan pada hari pendaftaran, AJK Pendaftaran hendaklah mengarahkan pelatih melengkapkan dokumen.
4.1.2 Kekurangan yang ditemui semasa penyemakan hendaklah direkodkan pada Senarai Semak Pendaftaran (SS/BL/01) di ruangan catatan.
4.1.3 Status semakan bagi penyemakan yang dilakukan bagi kriteria-kriteria penyemakan hendaklah direkodkan pada ruang status semakan dalam borang Senarai Semak Pendaftaran (SS/BL/01).
4.2 Setelah selesai sesi pendaftaran, salinan kad pengenalan serta penyata gaji penjamin hendaklah dicop ‘UNTUK TUJUAN PENDAFTARAN’ oleh Pembantu Tadbir Latihan (PTL) dan pastikan dokumen pelatih disimpan dalam fail peribadi pelatih di bilik fail yang berkunci.
4.3 Apabila selesai urusan pendaftaran pelatih, AJK penempatan asrama mengagihkan bilik dan menyerahkan kunci asrama kepada pelatih baru dan memaklumkan pelatih untuk ke bilik masing-masing.
5.0 Memberi Taklimat Untuk Ibubapa/Penjaga
5.1 Berdasarkan buku Program Minggu Orientasi, Pengarah/Timbalan Pengarah Latihan hendaklah memberi taklimat mengenai struktur kursus dan aktiviti latihan serta mengendalikan sesi suaikenal bersama ibubapa/ penjaga dan anggota yang berkaitan.
5.1.1 Ibubapa/penjaga hendaklah dimaklumkan mengenai sesi taklimat tersebut melalui pengumuman siaraya oleh AJK pendaftaran.
6.0 Mengendalikan Prosedur Selepas Pendaftaran
6.1 Sebaik sahaja selesai urusan pendaftaran, Setiausaha JKP&O hendaklah menghantar senarai nama pelatih yang telah mendaftar kepada Pengerusi Jawatankuasa Orientasi (JKO) bagi urusan pelaksanaan program orientasi.
6.2 Dalam masa yang sama PTL hendaklah menghantar laporan bilangan pelatih yang telah mendaftar kepada BPL dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh pendaftaran.
6.2.1 Di samping itu, PTL hendaklah mengedarkan senarai nama pelatih yang telah melapor diri kepada Ketua Program, Pengajar HEP dan Pengajar Penyelaras untuk urusan seterusnya.
7.0 Menerima Calon Yang Lewat Mendaftar Selepas Hari Pendaftaran
7.1 Sekiranya calon yang lewat mendaftar dengan kebenaran daripada BPL dalam tempoh tujuh (7) hari (termasuk hari pendaftaran), Pengarah PPKK & KLPM hendaklah menerima calon tersebut dan perlu memaklumkannya kepada BPL selepas calon berkenaan melapor diri.
7.1.1 Jika sekiranya calon lewat mendaftar melebihi tujuh (7) hari dari tarikh pendaftaran, PTL hendaklah mengarahkan calon merujuk kepada BPL untuk tindakan selanjutnya.
7.2 Setelah mendapat kelulusan daripada Pengarah PPKK & KLPM, calon yang lewat mendaftar hendaklah dirujuk kepada PTL untuk proses pandaftaran seperti dalam Senarai Semak Pendaftaran (SS/BL/01) untuk pelatih baru.
Disediakan oleh: Pn.Fatimah Nayan; t/t:
Disemak oleh 1: Dr. Naziah Bt Ahmad Azli; t/t:
Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr Hasenah Bt Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
