|
1.0 Menerima Surat
1.1 Apabila Pembantu Am Pejabat (PAP) menerima surat melalui pos biasa/ poslaju/ berdaftar/ serahan tangan, PAP akan asingkan surat mengikut nama penerima.
1.1.1 Surat yang ditujukan atas nama Pengarah akan diserahkan kepada Pembantu Tadbir (PA Pengarah);
1.1.2 Surat dan ‘parcel’ atas nama pelatih akan diserahkan kepada Penyelia Asrama;
1.1.3 Surat dan ‘parcel’ atas nama personel akan diserahkan kepada personel berkenaan.
1.2 Setelah menerima semua surat dari PAP, PA Pengarah hendaklah cap tarikh dan masa terima surat serta cap ‘Tindakan/Makluman pegawai’.
1.2.1 Bagi terimaan surat melalui faksimili, PA Pengarah akan cap tarikh dan masa terima serta cap ‘Tindakan /Makluman pegawai’ sebelum menyerahkan kepada Pengarah untuk diminit.
1.3 Setelah itu, surat akan didaftarkan dalam Daftar Penerimaan Surat dan PA Pengarah akan menyerahkannya kepada Pengarah untuk diminit.
1.4 Apabila surat telah diminit, PA Pengarah hendaklah membuat salincetak surat-surat tersebut sebagaimana arahan yang dicatat oleh Pengarah pada surat asal.
1.4.1 Surat asal akan diserah kepada Pembantu Tadbir Rekod (PTR) untuk difail mengikut nombor fail yang berkaitan;
1.4.2 Salinan surat diserah kepada pegawai berkenaan melalui ‘Pigeon Hole’.
1.5 Sekiranya tiada tindakan atau makluman yang perlu dibuat, surat akan diserah kepada PTR untuk difail dan disimpan.
2.0 Menghantar Surat
2.1 Surat yang hendak dihantar keluar perlu mendapatkan nombor rujukan dari PTR sebelum ditandatangan oleh Pengarah/Timbalan Pengarah.
2.2 Setelah surat ditandatangan, salincetak perlu dibuat untuk difail.
2.2.1 Satu salinan akan difail mengikut no fail surat berkenaan;
2.2.2 Satu salinan hendaklah difail di dalam Fail Terapung;
2.2.3 Salinan kepada personel yang berkaitan (jika ada) diserahkan melalui ‘pigeon hole’.
2.3 Apabila salinan surat telah diserah kepada PTR, surat asal hendaklah diserahkan kepada PAP untuk tujuan penghantaran sama ada melalui serahan tangan/ pos biasa/ poslaju/ berdaftar.
3.0 Memo Dalaman
3.1 Personel yang hendak mengeluarkan Memo bagi edaran dalaman hendaklah mendapatkan no rujukan memo dari PTR.
3.2 Setelah itu, serahkan memo kepada PA Pengarah; jika perlu tandatangan Pengarah atau Pegawai yang perlu tandatangan memo tersebut.
3.3 Apabila memo telah ditandatangan, buat salincetak mengikut bilangan senarai edaran.
3.3.1 Salinan asal memo dan satu salinan hendaklah diserahkan kepada PTR untuk difail dalam fail memo dan fail terapung.
3.4 Edarkan memo kepada personel berkenaan sama ada melalui serahan tangan atau ‘pigeon hole’.
4.0 Fail Surat
4.1 Semua surat dan memo difail mengikut nombor tertentu dan diminitkan mengikut tatacara pengurusan rekod dan fail.
4.2 Setelah diminit, fail akan disimpan di dalam Bilik Rekod.
Disediakan oleh: Mohammad Azan Isa; t/t:
Disemak oleh 1: Cik Salinah Razman; t/t:
Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr.Hasenah Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
