|
1.0 Mengisi Borang Senarai Semak Pembekal/Kontraktor Baru
1.1 Apabila Pembekal/Kontraktor baru menyerahkan Profail syarikatnya ke Unit Pentadbiran, Penolong Pegawai Pentadbir (PPT) hendaklah memastikan Pembekal/Kontraktor mematuhi kriteria telah ditetapkan oleh PPKK & KLPM seperti berikut;
a) Nama Syarikat;
b) Alamat Syarikat;
c) No Telefon;
d) Sah Laku Sijil Kewangan/CIDB/PKK;
e) Kod Bidang;
f) Kelas Kontraktor ”F” (jika berkaitan);
g) Latarbelakang/Sejarah perkhidmatan pembekal;
h) Pengalaman dalam bidang berkaitan.
1.2 PPT hendaklah merekodkan profil syarikat yang diterima dalam Buku Daftar Terimaan Profail Syarikat dan menyerahkan semua profail untuk dinilai.
1.2.1 Bagi bahan perubatan,bukan perubatan dan kerja-kerja diserah kepada Pembantu Tadbir (PT);
1.2.2 Bagi peralatan ICT diserah kepada Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (UTM);
1.2.3 Manakala bagi peralatan aset diserah kepada Juruteknologi Pergigian Kanan (JTK).
1.3 Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menyemak semua profail pembekal/kontraktor baru yang menepati kriteria seperti di 1.1 dengan mengisi Senarai Semak Pemilihan Pembekal/Kontraktor Baru (SS/PT/18).
1.4 Setelah Senarai Semak Pemilihan Pembekal/Kontraktor Baru (SS/PT/18) dilengkapkan oleh PTS, UTM, JTK dan PJP, analisis penilaian hendaklah dibuat melalui Borang Analisis Penilaian Pembekal/Kontraktor Baru Bagi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (BK/PT/31).
1.5 Penilaian prestasi syarikat adalah berdasarkan pencapaian skor yang diperolehi seperti berikut;
• Skor 90 – 100% : Menepati semua atau hampir kesemua kriteria;
• Skor 60 – 89% : Menepati sebahagian kriteria;
• Skor < 59% : Tidak menepati kriteria yang ditetapkan.
2.0 Keputusan dan Penerimaan Status Pembekal
2.1 JAPP hendaklah bermesyuarat 2 kali setahun Julai dan Januari tahun berikutnya atau mengikut keperluan untuk membuat penilaian dan keputusan terhadap pembekal/kontraktor baru berdasarkan pada Borang Analisis Penilaian Pembekal/Kontraktor Baru Bagi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (BK/PT/31) yang telah disediakan oleh PTS, PPTM, JTK dan PJP.
3.0 Mengemaskini Senarai Nama Pembekal/Kontraktor
3.1 Setelah keputusan pemilihan pembekal/kontraktor dibuat oleh JAPP, Pembantu Tadbir(PT) hendaklah merekodkan dalam Buku Induk Daftar Kontraktor mengikut kedudukan markah skor yang diperolehi oleh pembekal/kontraktor terlibat.
4.0 Mengisi Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor
4.1 Bagi Pembekal sediada, ia akan dinilai berdasarkan beberapa kriteria yang telah di tetapkan oleh PPKK & KLPM seperti berikut;
a) Ketetapan Masa;
b) Kualiti Bahan;
c) Tindak Balas oleh Pembekal;
d) Menepati Spesifikasi/ISO Standard;
e) Berdaftar Kementerian Kewangan;
f) Penggantian Peralatan;
g) Contoh Barang /Katalog;
h) Produk Demo/Latihan/Panduan Pengguna;
i) Tarikh Luput Bahan;
j) Pembungkusan/Sumber Manusia
4.2 PTS, UTM dan JTK hendaklah mengisi Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja (BK/PT/32) mengikut jumlah perolehan yang telah ditetapkan iaitu (RM10,000.00 keatas) sepanjang tahun berkenaan pada bulan Jun dan Disember.
4.2.1 Bagi jumlah perolehan kurang daripada RM10,000.00 penilaian akan dibuat secara rawak mengikut kekerapan pembelian bahan & peralatan pergigian.
4.3 Setiap kali Pesanan Kerajaan diterima oleh PT, UTM, JTK dan PJP hendaklah mengisi Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja (BK/PT/32) yang terlibat seperti di 4.2 sahaja dan diserahkan ke Unit Kewangan untuk tujuan pengumpulan.
4.4 PPT akan mengembalikan kepada PTS, UTM, JTK dan PJP kesemua Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja (BK/PT/32) untuk dimasukkan ke dalam Borang Analisis Penilaian Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (BK/PT/28).
4.5 Jika terdapat pembekal yang sama, Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja (BK/PT/32) tersebut akan disatukan untuk mendapat satu nilaian terbaik sebelum dimasukkan ke dalam Borang Analisis Penilaian Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (BK/PT/28).
4.6 PTS, UTM, JTK dan PJP hendaklah memberi skor berdasarkan Penilaian Pembekal/kontraktor dan markah serta peratus akan dikira untuk menentukan kedudukan pembekal/kontraktor.
- 1 - 3 : Tidak Memuaskan
- 4 - 5 : Kurang Memuaskan
- 6 - 8: Memuaskan
- 9 : Baik
-10 : Cemerlang
Skor 90 – 100% : Diterima untuk perkhidmatan seterusnya
Skor 60 – 89% : Dipertimbangkan untuk pembelian sekali sekala
Skor < 59% : Surat Peringatan diberi bagi tujuan membaiki perkhidmatan
5.0 Keputusan dan Penerimaan Status Pembekal
5.1 Sebelum membuat keputusan, JAPP akan bermesyuarat untuk membuat penilaian dan keputusan terhadap pembekal berdasarkan pada Borang Analisis Penilaian Pembekal/Kontraktor Bagi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (BK/PT/28) yang telah disediakan oleh PT, UTM, JTK dan PJP.
6.0 Mengemaskini Senarai Nama Pembekal/Kontraktor
6.1 Setelah keputusan pemilihan pembekal/kontraktor dibuat oleh JAPP, Pembantu Tadbir akan merekodkan dalam Buku Induk Daftar Kontraktor mengikut jumlah skor yang diperolehi oleh pembekal/kontraktor terlibat.
6.2 Apabila proses pembelian hendak dilakukan, PT/UTM/JTK/PJP perlu merujuk Buku Induk Daftar Kontraktor bagi pemilihan pembekal/kontraktor baru mengikut giliran perkhidmatan bekalan pembekal (Kod Bidang).
6.3 Setelah mengenalpasti pembekal/kontraktor, PTS, PPTM, JTK dan PJP akan membuat segala urusan pembelian, pegawai berkenaan hendaklah merujuk kepada Prosedur Kawalan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Kerja (PK/PT/04) untuk urusan perolehan.
7.0 Kawalan Rekod Pembekal
7.1 Semua rekod perlu difailkan ke dalam fail Pemilihan Penilaian Pembekal/ kontraktor Baru dan disimpan dalam bilik fail.
Disediakan oleh 1: En Mohan a/l M Bala; t/t:
Disediakan oleh 2: Pn. Fauziah bt Fakurudin; t/t:
Disemak oleh: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr.Hasenah Mod Zaki, Pengarah: t/t: |
