|
1.0 Menerima Bil Dan Dokumen
1.1 Bagi setiap perkhidmatan/ perolehan yang telah selesai, Pembantu Tadbir Kanan (PTK) hendaklah memastikan bil dan dokumen berikut diterima untuk diproses bagi membuat pembayaran:
a. Panjar Wang Runcit;
b. Kontrak Pusat;
c. Pembelian Terus;
d. Kerja-Kerja Penyelenggaraan/Pembaikan/Ubahsuai;
e. Sebutharga;
f. Perjanjian Kontrak (outsourcing);
g. Tuntutan Penceramah/Elaun Lebih Masa;
h. Tuntutan Perjalanan;
i. Khidmat Perunding (Consultant);
j. Bil-Bil Utiliti (Air, Letrik, Telefon, Poslaju, Bomba, Indahwater).
2.0 Menyemak Bil Dan Dokumen Sokongan
2.1 Apabila dokumen-dokumen untuk pembayaran diterima di Unit Pentadbiran, PTK hendaklah menyemak perkara-perkara berikut:
a. Tarikh semasa pada invois asal dan D/O (salinan);
b. Salinan penyata bank tahun semasa;
c. Memastikan nombor emel dan nombor telefon bimbit dicatat;
d. Sijil PKK, Sijil Kewangan (tempoh sahlaku) dan dibawah kod bidang berkaitan;
e. Jumlah nilai pada pesanan tempatan (L.O) bersamaan dengan jumlah nilai pada permohonan pembelian (sebutharga) yang telah diluluskan;
f. Keputusan Sebutharga;
g. Sijil Perakuan Siap Kerja;
h. Laporan Pemantauan mengikut jenis perjanjian.
2.1.1 Bukti penyemakan pada butiran di atas ditunjukkan dengan menandakan (/) pada dokumen tersebut.
2.2 Sekiranya dokumen tersebut tidak lengkap, PTK hendaklah menghubungi pembekal untuk mengemukakan dokumen dengan lengkap dan dikembalikan ke pejabat dalam masa 7 hari.
2.2.1 PTK hendaklah membuat satu salinan L/O yang lengkap ditandatangani diberikan kepada pegawai aset bagi pembelian aset, harta modal atau inventori sahaja untuk dimasukkan di dalam kad Kew.PA-2 atau Kew.PA-3.
2.2.2 Setelah dokumen diterima lengkap, PTK hendaklah menurun cop tarikh terima dokumen tersebut dan menyerahkan dokumen berkaitan kepada PT yang dipetanggungjawabkan dibawah kawalan kerjanya untuk mendaftarkan dokumen tersebut dalam sistem ePerolehan dimana perhitungan keperluan pembayaran dalam masa 14 hari dikira:-
2.2.3 PT tersebut akan memasukkan perkara-perkara berikut:-
a. Tarikh dokumen lengkap diterima;
b. Mendaftar nombor Nota Serahan(D/O);
c. Tarikh penerimaan peralatan;
d. Jumlah nilai sebenar.
2.3 Setelah butiran tersebut dimasukkan ke dalam sistem ePembayaran, PT yang bertanggungjawab hendaklah mengemukakan dokumen tersebut kepada Pegawai Padanan Bayaran (PPB) pada hari yang sama atau keesokannya.
2.4 Setelah menerima dokumen tersebut, PPB hendaklah memasukkan butiran-butiran berikut ke dalam sistem ePerolehan yang mempamerkan status Menunggu Invois
a. Nombor invois;
b. Tarikh invois manual;
c. Tarikh invois diterima;
d. Nombor & alamat bank.
2.4.1 Jika butiran yang dimasukkan memenuhi kriteria yang lengkap sistem ePerolehan akan mempamerkan status Menunggu Padanan Bayaran
2.5 Setelah langkah penyediaan di atas berjaya, PPB hendaklah memasukkan butiran perihal dan tujuan bayaran perlu diluluskan, seterusnya memastikan status Antaramuka Dengan eSPKB Berjaya dipamerkan di dalam sistem ePerolehan.
2.6 Sekiranya penjanaan berjaya, nombor baucar akan terpapar di dalam sistem eSPKB dan potongan sebanyak 0.8% daripada jumlah sebenar yang perlu dibayar kepada commerce dot.com.
2.7 PPB hendaklah menyusun dokumen bayaran mengikut senarai semak/Checklist yang telah tersedia di eSPKB dan memastikan semua arahan diikuti.
2.8 Seterusnya PPB mencatatkan nombor baucar di Borang Dokumen Tindakan untuk pengesahan oleh Peraku 1. Begitu juga tindakan sekiranya dokumen seperti tuntutan perjalanan, pembayaran emolumen, elaun lebih masa, tuntutan penceramah dan lain-lain bayaran di bawah eSPKB, akan diuruskan langsung oleh PT yang dipertanggungjawabkan dan tidak melalui PPB.
2.9 Pegawai Padanan Bayaran hendaklah menurunkan cop pengesahan disemua dokumen yang berkaitan dan mengemukakan kepada Peraku 1 untuk perakuan dan seterusnya menandatangani pengesahan pembayaran di dokumen berikut.
2.10 Seterusnya dokumen tersebut dikemukakan kepada peraku 2 untuk meluluskan bayaran.
3.0 Mencetak Baucar Bayaran
3.1 PPB seterusnya memastikan bayaran tersebut berada di status 8 dan hendaklah mula mencetak baucar bayaran dalam kertas A4 berwarna hijau dan mendapatkan tandatangan Perakuan 1 dan Perakuan 2.
3.2 PPB seterusnya mengecop di atas baucar bayaran, bahawa bayaran telah disempurnakan melalui EFT dengan memasukkan butiran nombor baucar, tarikh baucar dan sebagainya serta cop ‘Telah Bayar’ disemua dokumen sebelum disimpan di dalam fail mengikut nombor turutan.
3.3 Sekiranya pembayaran tidak diluluskan/dikuiri oleh pihak Akauntan Negeri P.Pinang dan tindakan pembetulan hendaklah diambil oleh PPB dengan kadar yang segera.
3.4 Perakuan 1 atau perakuan 2 akan membatalkan baucar bayaran tersebut untuk mengelakkan perhitungan melebihi 14 hari.
3.5 PPB akan mendaftar baucar melalui sistem eSPKB dan mengikuti semula langkah-langkah 2.9 dan 2.10.
3.6 Baucar bayaran yang dikuiri hendaklah dibuat mengikut turutan dan disimpan dalam fail yang sama.
Disediakan oleh : Junaidah bt Ibrahim; t/t:
Disemak oleh 1 : Fauziah bt Fakurudin; t/t:
Disemak oleh 2 : Dr. Ahmad Termizi bin Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh : Dr. Hasenah bt Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
