PROSEDUR KUALITI

TUGAS / TANGGUNGJAWAB

1.0 Penubuhan Pengukuran Objektif Kualiti (OK)

1.1 Demi untuk mengawal pencapaian pelbagai fungsi bagi unit, Pengarah PPKK & KLPM hendaklah berbincang dengan Ketua Unit(KU) bagi mewujudkan atau menambah pengukuran OK bagi unit masing-masing dari masa ke semasa terutamanya bagi prosedur kerja unit yang;

       a. Selalu tidak konsisten dari segi keberkesanan sesuatu proses;

       b. Proses yang perlu dikekalkan pada peringkat pencapaian tertentu

1.1.1 Pengukuran OK hendaklah diwujudkan pada fungsi dan peringkat yang relevan di dalam PPKK & KLPM meliputi:  

          a. Peringkat unit;

          b. Peringkat individu.

1.1.2 Berikutan dengan itu, OK yang diwujudkan hendaklah memenuhi prinsip SMART iaitu:

         a. Khusus;

         b. Mempunyai pengukuran;

         c. Boleh dicapai;

         d. Munasabah;

         e. Mempunyai masa pemantauan.

1.1.3 Pengukuran OK yang diwujudkan hendaklah berpandukan kepada masa berikut sama ada secara bulanan, suku tahun, separuh tahun dan ia seharusnya dijelaskan di dalam OK.

1.1.4 Apabila OK telah diwujudkan ia hendaklah diterima dan dipersetujui oleh Pengarah PPKK & KLPM dan KU berkenaan.

2.0 Penyemakan dan Kelulusan Objektif Kualiti

2.1 Apabila OK telah diwujudkan, OK hendaklah ditulis dan didokumenkan di dalam dokumen Pengukuran OK sebagai Appendix 1. Di dalam dokumen itu hendaklah menyenaraikan fungsi OK bagi semua unit. Setelah itu dokumen OK hendaklah dihantar kepada Wakil Pengurusan (WP) untuk disemak dan kemudian diluluskan oleh Pengarah PPKK & KLPM.

2.1.1 OK yang telah diluluskan hendaklah diedarkan kepada setiap KU untuk dilaksanakan seperti yang tercatat didalam Prosedur Kawalan Rekod (PK/PT/16). 

3.0 Pelaksanaan Objektif Kualiti

3.1 Apabila OK telah diwujudkan, ia hendaklah dilulus dan diedarkan ke tempat kerja, KU hendaklah memastikan supaya OK dilaksanakan dengan berkesan dan disokong dengan prosedur / dokumen Sistem Pengurusan Kualiti.

3.1.1 Sekiranya Prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan secara berkesan dengan menggunakan sumber-sumber yang ada maka sasaran OK yang dijangka boleh dicapai secara konsisten.

4.0 Pemantauan dan Pengukuran Objektif Kualiti

4.1 Sebelum pelaksanaan OK, kaedah pemantauan dan pengukuran OK yang digunakan hendaklah diwujudkan oleh KU untuk digunapakai bagi memantau data dan mengukur pencapaian yang disasarkan didalam OK secara berkala.

4.1.1 Jenis kaedah yang bersesuaian untuk memantau dan mengukur OK adalah disarankan menggunakan ‘Jadual Pemantauan Pencapaian Objektif Kualiti (JPPOK)’.

4.1.1.1 Berikut adalah contoh pemantauan dan pengukuran yang ditunjukkan di dalam Apendix 2 untuk dua jenis yang berbeza bagi OK. Kaedah jenis yang pertama digunakan untuk memantau dan mengukur OK berdasarkan kes dan jenis kedua pula berdasarkan bulanan. Jenis kaedah yang digunakan bergantung kepada masa pemantauan yang didokumenkan di dalam OK.

4.1.1.2 Satu jadual JPPOK adalah diperlukan bagi satu OK.

4.1.2 Keputusan pencapaian sebenar di dalam setiap OK hendaklah di ukur oleh personel yang dilantik oleh KU setelah tempoh pemantauan tamat. Contohnya OK yang diukur berdasarkan kes, keputusan sebenarnya hendaklah dikira dan direkodkan di dalam JPPOK apabila kes telah lengkap.

4.2 Sekiranya masa pemantauan OK berdasarkan bulan, maka keputusan pencapaian OK hendaklah dikira dan direkodkan di dalam JPPOK pada hari ke sepuluh bulan seterusnya.

4.2.1 Sekiranya masa pemantauan OK berdasarkan tahunan, maka keputusan pencapaian OK hendaklah dikira dan direkodkan di dalam JPPOK pada 10hb Januari tahun berikutnya.

4.3 Keputusan pengukuran pencapaian di dalam OK hendaklah dibandingkan dengan keputusan yang dirancang dan dinyatakan dalam pernyataan OK. Selepas itu pencapaian OK hendaklah dirumuskan dan ditulis di dalam JPPOK oleh personel sama ada ‘ Ya/Tidak‘.

5.0 Pemantauan dan Pelaksanaan Tindakan Pembetulan

5.1 Sekiranya keputusan sebenar yang dicapai oleh OK tidak mencapai seperti apa yang disasarkan, adalah menjadi tanggungjawab personel yang dilantik memberitahu KU untuk menilai semula dan mengesahkan pencapaian tersebut. Berikutan dengan itu, KU hendaklah mengarahkan personel yang terlibat untuk membuat satu salinan JPPOK dan menghantar kepada WP dalam masa tujuh hari bekerja. Selepas itu WP hendaklah meminta Permohonan Tindakan Pembetulan(CAR) dilaksanakan oleh unit yang berkenaan mengikut Prosedur Tindakan Pembetulan (PK/PT/20).

5.1.1 Nombor CAR hendaklah diambil dari WP yang tersebut di dalam Prosedur Tindakan Pembetulan (PK/PT/20) yang diisu dan direkodkan di dalam JPPOK. Di dalam JPPOK itu terdapat ruangan ‘nombor rujukan CAR’.

Disediakan oleh: Dr.Siti Salwa Idris; t/t:

Disemak oleh 1: Dr.Siti Nurqissa Mustafa; t/t:

Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:

Diluluskan oleh: Dr.Hasenah Mod Zaki, Pengarah; t/t:

REKOD KUALITI

1.0    Unit Perkhidmatan

          a.   Sub-unit Perkhidmatan Klinikal

                1. Temujanji bagi pesakit yang hadir tetapi tidak dirawat maksimum 5% sebulan hanya meliputi Klinik Khas sahaja.

                2. Peratusan bulanan jumlah X-ray intra-oral yang diambil memuaskan hendaklah minimum 90%.

          b.   Sub-unit Promosi Kesihatan Pergigian

                1. Minimum 80% kanak-kanak tadika/prasekolah dibawah tanggungjawab institusi menerima Pendidikan Kesihatan Pergigian dan

                    Latihan Memberus Gigi sekurang-kurangnya sekali setahun.

               2. Minimum 80% murid Sekolah Rendah menerima Pendidikan Kesihatan Pergigian dan Latihan Memberus Gigi sekurang-kurangnya

                   sekali setahun.

          c.   Sub-unit Perkhidmatan Sekolah

                1. Minimum 80% tahunan pesakit baru bagi setiap Sekolah Rendah dibawah jagaan Institusi.

                2. Minimum 80% tahunan pesakit baru bagi setiap Sekolah Menengah dibawah jagaan Institusi.

                3. Minimum 80% murid sekolah dibawa ke institusi untuk latihan Kursus Diploma Kejururawatan Pergigian sebelum jam 9.00 pagi bagi

                    sekolah-sekolah dalam lingkungan jarak 10km daripada institusi setiap bulan.

                4. Minimum 80% murid sekolah dibawa ke institusi untuk latihan Kursus Diploma Kejururawatan Pergigian sebelum jam 2.00 petang

                    bagi sekolah-sekolah dalam lingkungan jarak 10km daripada institusi setiap bulan.

           d.   Sub-unit Penyelidikan

                 1. Minimum 2 laporan akhir penyelidikan disiapkan dalam tempoh dua (2) tahun dari tarikh kajian dimulakan.

                 2. Minimum 75% protokol atau proposal kajian disiapkan dalam masa satu (1) bulan sebelum tarikh kajian dimulakan.

2.0 Unit Latihan

          a.    Sub-unit Akademik

                 1.   Minimum 95% bulanan aktiviti syarahan dilaksanakan oleh Pengajar/Pensyarah mengikut tarikh yang ditetapkan di dalam jadual

                       mingguan setiap semester.

                  2. 100% setiap semester pencapaian sasaran jadual kerja praktikal/klinikal pelatih Jururawat Pergigian dan Juruteknologi Pergigian

                      dicapai sebelum tarikh cuti semester bermula.

           b.   Sub-unit Penilaian & Peperiksaan

                 1. 100% pemeriksa menghantar markah formatif bagi pelatih Jururawat Pergigian dan Juruteknologi Pergigian selewat-lewatnya

                      (1) minggu sebelum Mesyuarat Kelayakan Menduduki Peperiksaan di Peringkat Institusi.  

          c.    Sub-unit HEP

                  1. 100% setiap pengambilan, dokumen-dokumen persediaan pendaftaran pelatih baru disediakan selewat-lewatnya (1) minggu

                       sebelum tarikh pendaftaran.

                  2. 100% kes setiap semester yang perlu dilaporkan ke BPL, KKM dikemukakan dalam tempoh seminggu dari tarikh Mesyuarat

                       Tatatertib Peringkat PPKK & KLPM.

                  3. 100% setiap semester dokumen kelayakan menduduki peperiksaan di peringkat institusi, disediakan selewat-lewatnya

                      (1) hari sebelum tarikh Mesyuarat Kelayakan peringkat IL.

3.0 Unit Pengurusan

            a.   Sub-unit Kepuasan Pelanggan/Pengguna

                  1. 100% setiap kes Aduan Pelanggan diselesaikan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh kes disahkan benar/sahih setiap bulan.

            b.   Sub-unit Pengendalian Latihan (CPD)

                  1. Minimum 95% tahunan Pegawai Pergigian dan Pengajar mencapai sekurang-kurangnya 50 CPD-PTK kredit point.

                  2. Minimum 50% borang rekod latihan personel diterima oleh PT CPD setiap bulan pada 7hb bulan berikutnya.

           c.    Sub-unit Kewangan

                  1. 100% bilangan proses pembayaran dibuat dalam masa ( 14 ) hari dari tarikh dokumen lengkap diterima bagi semua jenis perolehan

                       dan pelbagai tuntutan setiap bulan.

                  2. Minimum 95% bilangan LPO dikeluarkan dalam tempoh masa lima ( 5 ) hari bagi semua jenis perolehan dari tarikh permohonan

                      diterima setiap bulan.

             d.    Sub-unit Pentadbiran

                      1. Minimum 85% pemeriksaan berkala untuk kenderaan dibuat apabila mencapai 5000km perjalanan atau 6 bulan yang

                          mana terdahulu.

             e.    Sub - unit Aset

                   1. Minimum 95% membuat pendaftaran aset dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan aset setiap 3 bulan.

                   2. Minimum 95% laporan suku tahun dihantar sebelum 15 haribulan April, Julai, Oktober dan Januari tahun berikutnya dan laporan

                       tahunan dihantar Januari tahun berikutnya.

                   3. 80% butiran pelupusan direkodkan ke dalam daftar kad harta modal (KEW. 312 / KEW. PA-2) dan inventori (KEW. 313 /

                        KEW. PA-3) dalam tempoh 14 hari dari tarikh tindakan pelupusan diambil dalam setahun.

               f.    Sub - unit ICT

                     1. Minimum 75% penyelenggaraan komputer di makmal komputer JP,JT & PPP dilaksanakan mengikut jadual penyelenggaraan

                         berkala peralatan ICT setiap tahun.

                g.    Sub - unit Stor

                       1. Minimum 75% setahun stok yang telah tamat tempoh penggunaan di stor dilupuskan.

Rekod Pindaan