|
1.0 Menentukan Tarikh Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
1.1 Wakil Pengurusan (WP) hendaklah memastikan bahawa MKSP diadakan setahun sekali pada bulan Januari atau Februari setiap tahun.
1.1.1 Bagi menentukan tarikh, masa dan tempat MKSP, WP hendaklah berbincang dengan Pengarah PPKK & KLPM dalam tempoh 2 minggu sebelum mesyuarat tersebut diadakan.
2.0 Mengeluarkan Notis Mesyuarat
2.1 Setelah tarikh MKSP ditentukan, WP hendaklah menyediakan dan menghantar notis panggilan mesyuarat kepada semua Ketua Unit (KU).
2.1.1 Notis MKSP hendaklah mengandungi agenda seperti berikut:
a. Ucapan Pengarah;
b. Menyemak perkara-perkara berikut:
1) Keputusan-keputusan daripada audit;
i) Audit Luaran, jika perlu;
ii) Audit Kualiti Dalaman.
2) Maklumbalas pelanggan {Jadual Analisa Data - bagi data-data dari kategori (A) yang sahih};
i) Pemantauan persepsi pelanggan;
ii) Aduan ketidakpuasan pelanggan.
3) Prestasi proses {Jadual Analisa Data - bagi data-data dari kategori (C & D) yang sahih} ;
4) Keakuran perkhidmatan/produk {Jadual Analisa Data - bagi data-data dari kategori (B)yang sahih};
5) Status tindakan pencegahan;
6) Status tindakan pembetulan;
7) Status tindakan yang ditetapkan dari MKSP yang lepas;
8) Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti (daripada Pengarah PPKK & KLPM atau mana-mana personel);
9) Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan (daripada Pengarah PPKK & KLPM atau mana-mana staf);
10) Kesesuaian dasar kualiti dan
11) Pencapaian objektif-objektif kualiti (dari setiap bahagian/unit);
c. Penutupan mesyuarat
3.0 Menyediakan Ringkasan Data/Carta Untuk Pembentangan
3.1 Semasa menerima notis MKSP, personel yang telah dinyatakan di Jadual Analisa Data hendaklah menyediakan ringkasan data/carta yang perlu untuk dibentangkan bagi semakan di mesyuarat tersebut.
4.0 Menjalankan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4.1 Pengarah PPKK & KLPM hendaklah mempengerusikan MKSP tersebut yang mana akan dihadiri oleh semua KU.
4.1.1 Agenda untuk MKSP hendaklah berpandukan seperti mana agenda yang dinyatakan pada para 2.1.1.
4.2 Semasa MKSP, semua KU dan personel berkaitan yang dinyatakan dalam Jadual Analisa Data hendaklah bertanggungjawab untuk membentangkan ringkasan data/carta bagi perkara-perkara yang berkaitan dengan semakan.
4.2.1 Berdasarkan kepada pelbagai perkara dan input-input yang dibincangkan serta disemak semasa MKSP, pihak pengurusan hendaklah menentukan output semakan atau keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh Pegawai Yang Dipertanggungjawabkan (PYDP) termasuk tempoh masa yang dikehendaki untuk:
a) Penambahbaikan kepada sistem pengurusan kualiti atau proses-proses yang berkaitan dengannya;
b) Penambahbaikan kepada produk-produk/perkhidmatan-perkhidmatan;
c) Sumber-sumber yang diperlukan.
4.3 Semasa MKSP dijalankan, WP atau pencatat minit hendaklah membuat catatan berkenaan dengan perkara-perkara yang dibincangkan.
5.0 Menyedia dan Meluluskan Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan
5.1 Setelah MKSP ditangguhkan, WP hendaklah menyediakan minit-minit yang berkaitan.
5.1.1 Minit MKSP hendaklah disiapkan oleh WP dan diluluskan oleh Pengarah PPKK & KLPM tidak lebih dari dua (2) minggu dari tarikh MKSP diadakan.
5.1.1.2 Minit yang disediakan hendaklah mengandungi keputusan-keputusan dan tindakan yang berkaitan:
a) Penambahbaikan berterusan sistem pengurusan kualiti dan proses-prosesnya;
b) Penambahbaikan produk-produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan;
c) Keperluan sumber.
6.0 Mengedarkan Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
6.1 Setelah minit MKSP diluluskan oleh Pengarah PPKK & KLPM, Pembantu Tadbir Kanan (PTK) hendaklah mengedarkannya kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.
6.1.1 WP hendaklah menyimpan salinan asal minit tersebut ke dalam Fail MKSP.
6.2 Berikutan dari itu, WP hendaklah memantau tindakan-tindakan yang telah dikenalpasti dan dipersetujui untuk dilaksanakan oleh PYDP.
6.2.1 Pemantauan dilaksanakan secara mengisi Borang Maklumbalas Mesyuarat (BK/PT/23) yang dikepilkan bersama minit MKSP yang diedarkan.
6.2.2 PYD hendaklah mengembalikan semula borang maklumbalas tersebut kepada WP dalam dalam tempoh 2 minggu dari tarikh minit MKSP diedarkan.
Disediakan oleh: Dr. Ahmad Termizi bin Zamzuri; t/t:
Disemak oleh 1: Dr. Naziah binti Ahmad Azli; t/t:
Diluluskan oleh: Dr. Hasenah binti Mod. Zaki ,Pengarah; t/t: |
