|
1.0 Memeriksa Stok Atau Menerima Permohonan
1.1 Pembantu Tadbir Stor (PTS) akan memeriksa stok bekalan di dalam stor dan jika ada keperluan permohonan untuk mendapatkan perolehan akan dibuat menggunakan Borang Permohonan Pembelian (BK/PT/02) yang akan diluluskan oleh Ketua Jabatan (KJ).
1.2 PTS(S) atau Pembantu Tadbir (PT) berkaitan juga kadang kala menerima arahan atau kelulusan permohonan untuk mendapatkan perolehan samada Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja daripada Ketua Jabatan (KJ) atau Penolong Pegawai Tadbir (PPT).
2.0 Menerima dan Menyemak Peruntukan
2.1 Apabila peruntukan tahunan diterima PTS atau PT berkaitan akan menyemak dengan PPT bagi memastikan peruntukan kewangan adalah mencukupi dan sekiranya tidak mencukupi PPT hendaklah memindahkan peruntukan sedia ada atau memohon peruntukan tambahan.
2.1.1 Peruntukan yang diterima akan direkodkan dalam Buku Vot oleh Pembantu Tadbir Kewangan (PT KEW).
3.0 Periksa Permohonan Samada Dalam Kontrak Pusat Atau Luar Kontrak
3.1 Jika peruntukan mencukupi PT berkaitan akan memeriksa permohonan sama ada bekalan, perkhidmatan atau kerja tersebut terdapat dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan (rujuk website http/www.treasury.gov.my) atau luar kontrak.
3.1.1 Jika Kontrak Pusat pembelian terus akan dibuat;
3.1.2 Jika tidak, uruskan pembelian terus bagi perolehan bekalan kurang dari RM50,000;
3.1.3 Memastikan kos tidak melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setiap pesanan.
3.1.3.1 Jika kurang dari RM10,000 buat pesanan daripada mana-mana pembekal atau syarikat. (Rujuk Senarai Induk Pembekal/Kontraktor dan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal);
3.1.3.2 Jika melebihi RM10,000 dan kurang dari RM50,000; buat Pesanan Kerajaan dari pembekal Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
4.0 Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Sebut Harga)
4.1 Jika perolehan secara Sebut Harga dibuat, Borang Sebut Harga Lampiran Q dan spesifikasi perolehan seperti Arahan Perbendaharaan hendaklah disediakan.
4.2 Jawatankuasa Sebut Harga yang di lantik KJ hendaklah memanggil sebutharga sekurang-kurangnya 5 syarikat.
4.3 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah mengambil sebutharga di peti sebutharga yang disediakan dan membuat penilaian (jika perlu).
4.4 Jawatankuasa Pemilihan Sebutharga hendaklah bersidang dan mengemukakan pengesyoran dan membuat keputusan dengans memilih sebutharga yang paling baik. Syarikat yang berjaya atau tidak berjaya akan diberitahu.
5.0 Keluarkan Pesanan Kerajaan Secara e-Perolehan Atau eSPKB.
5.1 Jika melalui e-Perolehan (e-P), PTS atau PT yang dilantik sebagai Pegawai Peminta perlu menyediakan Nota Minta untuk kelulusan Pegawai Pelulus.
5.1.1 Setelah Nota Minta diluluskan Pegawai Peminta hendaklah mencetak Pesanan Kerajaan dalam 4 salinan, Pesanan Kerajaan tersebut perlu ditandatangani oleh Pegawai Pelulus.
5.1.1.1 2 salinan diserahkan kepada pembekal yang terpilih;
5.1.1.2 Salinan ketiga untuk simpanan PPT;
5.1.1.3 Salinan keempat untuk simpanan Fail.
5.1.2 Seterusnya 2 salinan Pesanan Kerajaan tersebut hendaklah diposkan atau diterima dengan tangan oleh pembekal yang terpilih.
5.2 Jika menggunakan sistem eSPKB Pembantu Tadbir Kewangan (PT KEW) perlu menyediakan Nota Minta untuk kelulusan Peraku 1 dan Peraku 2.
5.2.1 Apabila Nota Minta telah diluluskan PT Kew akan mencetak Pesanan Kerajaan tersebut dalam 4 salinan, 2 salinan diserahkan kepada pembekal yang terpilih, 1 salinan untuk simpanan PPT dan 1 salinan untuk simpanan Fail.
Disediakan oleh: Zafarul Amir b. Abdul Manaff; t/t:
Disemak oleh 1: Fauziah bt Fakaruddin; t/t:
Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi b. Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh : Dr.Hasenah bt Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
