|
1.0 Penerimaan Stok (Bab A)
1.1 Pembantu Tadbir (P/O) N22 yang dilantik sebagai Pegawai Penerima oleh Ketua Jabatan (KJ) hendaklah memastikan bekalan yang diterima adalah mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan dengan memeriksa kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan serta memastikan bekalan yang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
1.2 Apabila barang diterima Pegawai Penerima hendaklah menyemak barang yang diterima daripada pembekal dengan memastikan barang-barang diterima secara fizikal beserta dokumen (jika berkenaan) seperti;
a) Pesanan Rasmi Kerajaan;
b) Nota atau bil serahan;
c) Inbois;
d) Dokumen Kontrak;
e) Kad Jaminan;
f) Nota/Senarai Pembungkusan;
g) Perakuan Kualiti daripada pembekal;
h) ”Certificte Of Origin” bagi barang import;
i) Surat Jaminan pengambilan balik bagi barang terhad tempoh;
j) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan; dan
k) Tarikh Luput Bahan.
1.2.1 Pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima bersama Pembantu Tadbir Stor (PTS).
1.2.2 Barang-barang hendaklah diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji oleh pegawai penerima dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum disahkan penerimaannya.
1.2.3 Sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen penerimaan tersebut hendaklah dicap ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.
1.2.4 Penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang (BTB) KEW.PS-1 yang disediakan oleh Pegawai Penerima.
1.2.5 KEW.PS-1 hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan oleh Stor Pusat atau Stor Utama. Salinan pertama dikemukakan ke Bahagian Bekalan Kawalan dan Akaun (BBKA) untuk direkodkan ke dalam Kad Kawalan Stok. Salinan kedua dikemukakan ke Bahagian Simpanan untuk direkodkan ke dalam Kad Petak dan salinan ketiga disimpan di Bahagian Terimaan untuk rujukan.
1.2.6 Bagi stor Unit, penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah direkodkan terus di Kad Petak.
1.3 Jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih serta tidak memenuhi spesifikasi PTS hendaklah melengkapkan Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2) dalam 2 salinan dan ditandatangani PTS.
1.3.1 Salinan pertama akan dikemukakan kepada pembekal dan salinan kedua disimpan oleh stor untuk rujukan.
1.4 PTS hendaklah menyemak salinan Pesanan Rasmi Kerajaan serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatatkan di ruang No. Rujukan Penerimaan pada Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2).
1.5 Kualiti barang-barang yang dietrima melalui pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi;
a. Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal;
b. Sampel barang yang telah diterima hendaklah dihantar ke agensi teknikal untuk diuji;
c. Barang-brang yang tidak menepati kualiti hendaklah dikembalikan; dan
d. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.
2.0 Merekod Stok (Bab B)
2.1 Setelah bekalan diperiksa PTS akan merekod butiran ke dalam Kad Petak (KEW.PS-4) dengan butiran maklumat yang lengkap dan tepat yang menunjukkan perkara-perkara berikut;
a. Penggunaan rekod hendalah mengikut jenis stor iaitu;
i. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) di Stor Pusat dan Stor Utama; dan
ii. Kad Petak (KEW.PS-4) di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit.
b. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) dicetak sendiri oleh Kementerian/Jabatan dengan menggunakan format yang sama;
c. Penggunaan warna kad seperti berikut;
i. Kad Kawalan Stok Berwarna putih;
ii. Kad Petak berwarna hijau; dan
iii. Kad Petak berwarna merah jambu untuk stok bertarikh luput.
2.2 Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Petak (KEW.PS-4) dan kad tersebut hendaklah ditempatkan bersama stok.
2.3 Sebarang Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan sekiranya ada apa-apa pembetulan diperlukan langkah-langkah berikut perlu dipatuhi;
a. Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;
b. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan
c. Pembetulan ditandatangan ringkas oleh PTS.
3.0 Menyimpan Stok (Bab C)
3.1 Setelah barang-barang direkodkan bekalan hendaklah disimpan di ruang yang telah ditetapkan mengikut kesesuaian bekalan tersebut.
3.2 Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) perlu diamalkan.
3.2.1 Jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, maka Label MDKD (KEW.PS-8) akan dilekatkan pada kotak atau rak barang tersebut.
3.2.2 Bagi stok yang bertarikh luput dalam bulan yang sama rekod ke dalam Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW. PS-9) digunakan untuk merekodkan kuantiti stok yang bertarikh luput dalam bulan yang sama.
4.0 Pengeluaran Stok (Bab D)
4.1 Semua pesanan kepada Stor Unit daripada pemohon hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (KEW. PS-11).
4.2 Apabila PTS menerima Borang Permohonan Stok (KEW. PS-11) daripada pemohon tindakan berikut akan diambil;
a. Mendaftarkan Borang Permohonan Stok (KEW. PS-11) dan memberi nombor permohonan;
b. Menentukan kuantiti pengeluaran;
c. Mendapatkan kelulusan pengeluaran; dan
d. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak KEW.PS 9.
4.3 Edarkan barang-barang kepada pemohon berkenaan dan dapatkan akuan penerimaannya dan jika bekalan tidak dapat dibekalkan kepada pemohon proses perolehan perlu dilakukan oleh PTS mengikut Tatacara Perolehan semasa yang berkuatkuasa.
4.4 Apabila bekalan yang dikeluarkan melibatkan aset PTS akan menyerahkan satu salinan Pesanan Kerajaan bekalan serta butiran aset tersebut kepada Pegawai Aset/ Pembantu Pegawai Aset untuk tindakan selanjutnya.
5.0 Pemeriksaan Stok (Bab E)
5.1 PTS hendaklah membuat pemeriksaan stok dari masa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang dan luput tempoh (jika ada) serta sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.
5.2 PTS hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod.
6.0 Keselamatan Dan Kebersihan (Bab F)
6.1 PTS perlu memastikan stor sentiasa berkunci dan semua suis peralatan elektrik ditutup selepas waktu bekerja kecuali ”Peti hawa dingin”.
6.1.1 PTS juga hendaklah sentiasa memberi perhatian kepada keselamatan dan kebersihan stor dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.
6.2 Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin.
6.3 PTS juga hendaklah memastikan Stor dilengkapi Alat pemadam Api.
6.4 PTS dan Pembantunya perlu melakukan kerja-kerja pembersihan di dalam Stor dan jika pekerja kontrak kebersihan melakukan kerja pembersihan pemantauan hendaklah dibuat semasa kerja tersebut dilakukan.
6.4.1 Dalam masa yang sama kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala.
7.0 Pelupusan Stok (Bab G)
7.1 Apabila stok didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan lagi, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atau verifikasi stok pelupusan bolehlah dilakukan dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang berkuatkuasa kecuali Pelupusan Stok Bernilai Rendah.
7.1.1 Senarai stok yang hendak dilupuskan akan diserahkan kepada Jawatankuasa Pelupusan untuk tindakan selanjutnya.
8.0 Kehilangan Dan Hapus Kira (Bab H)
8.1 Apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpanya Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan dengan mematuhi peraturan ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Bernilai Rendah.
8.1.1 Hapus Kira Kehilangan Stok tidak perlu di lakukan sekiranya kekurangan stok yang bernilai rendah bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
Nota Pindaan:
1. Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) pada para 4.1 pindaan terdahulu dibatalkan.
Disediakan oleh: Zafarul Amir Abdul Manaff; t/t:
Disemak oleh 1: Fauziah Fakarudin; t/t:
Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr.Hasenah Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
