|
1.0 Jadual Audit Tahunan Pembekal/ Kontraktor
1.1 Wakil Pengurusan PPKK & KLPM akan bertanggungjawab dalam merancang Jadual Audit Tahunan Pembekal/ Kontraktor yang memberi perkhidmatan kepada pihak PPKK & KLPM pada penghujung tahun.
1.1.1 Jadual Audit Pembekal hendaklah disediakan berdasarkan status dan kepentingan Sistem Pengurusan Kualiti Pembekal/ Kontraktor yang akan di audit merujuk kepada keputusan audit yang lepas.
2.0 Pemilihan Jawatankuasa Audit
2.1 Wakil Pengurusan akan memilih Jawatakuasa Audit dalam masa dua atau tiga minggu sebelum tarikh pengauditan.
2.1.1 Pasukan Audit hendaklah dianggotai 1 orang Ketua Audit dan 1 atau 2 orang Juruaudit.
2.1.1.1 Ketua Audit hendaklah dilantik dari kumpulan Wakil Pengurusan atau Timbalan Wakil Pengurusan dan Juruaudit pula hendaklah dari kumpulan Sokongan.
2.1.2 Ketua Audit dan Juruaudit hendaklah dipilih dari Senarai Induk Kumpulan Juruadit Dalaman.
2.1.3 Ketua Audit hendaklah bertanggungjawap dalam menyediakan arahan lengkap dan senarai semak (jika perlu) kepada setiap Juruaudit.
2.2 Merujuk kepada Audit Pembekal/ Kontraktor, Wakil Pengurusan hendaklah memastikan Ketua Audit dan Juruaudit di beri latihan seperti berikut;
a. Methodologi Audit dan menyediakan laporan; dan
b. Memahami keperluan Audit MS ISO 9001:2008
3.0 Menyedia Dan Mengedarkan Jadual Audit/ Notis Pemberitahuan Audit
3.1 Wakil Pengurusan atau Ketua Audit akan menghubungi pihak Pengurusan Pembekal/ Kontraktor memberitahu tarikh audit yang akan dijalankan dengan faks tentang Pelan Audit atau Notis Pemberitahuan Audit 2 minggu sebelum tarikh audit dijalankan.
3.1.1 Wakil Pengurusan atau Ketua Audit hendaklah berbincang dengan Pasukan Audit tentang skop yang hendak di audit berdasarkan kepada Pelan Audit dan Notis Pemberitahuan Audit yang mana mungkin melibatkan keseluruhan atau separuh Sistem Pengurusan Audit.
4.0 Menjalankan Audit
4.1 Merujuk kepada audit, satu mesyuarat pembukaan bersama Wakil Pengurusan Pembekal/ Kontraktor hendaklah dijalankan di premis Pembekal/ Kontraktor dengan dipengerusikan oleh Wakil Pengurusan atau Ketua Audit PPKK & KLPM.
4.2 Semasa audit dijalankan, Ketua Audit atau Juruaudit hendaklah menjalankan audit berdasarkan Pelan Audit/ Notis Pemberitahuan Audit mengikut kriteria audit merujuk kepada keperluan ISO 9001:2008 dan standard penggunaan produk/ perkhidmatan.
4.2.1 Juruaudit perlu mengaudit mengikut methodologi seperti berikut :-
a) Menyemak prosedur/dokumen berkaitan;
b) Menemuduga auditee yang terlibat berdasarkan prosedur yang dilaksanakan;
c) Membuat pemerhatian terhadap proses kerja; dan
d) Memeriksa rekod yang berkaitan sebagai bukti implementasi.
4.3 Apa saja bukti penemuan ketika audit hendaklah direkodkan untuk menunjukkan kebersanan audit yang dijalankan. tetapi skop soalan audit boleh dikembangkan dan tidak terhad kepada senarai semak audit tersebut sahaja.
5 Menyediakan Dan Mengeluarkan Laporan Audit
5.1 Jika Senarai Semak Audit disediakan, Juruaudit hendaklah menggunakan senarai semak berkenaan sebagai panduan. Pada pengakhiran audit, Juruaudit akan mengkatagorikan penemuan audit samada ia Pemerhatian atau Ketakakuran dan/atau Laporan Positif.
5.1.1 Semasa audit dijalankan, Juruaudit hendaklah menerangkan dan membentangkan penemuan audit kepada Jawatankuasa Audit dan memohon persetujuan bersama (jika boleh) ke atas pemberian Ketakakuran yang mana akan diketengahkan.
5.1.2 Juruaudit perlu merujuk kepada Wakil Pengurusan/ Ketua Audit untuk mengesahkan yang penemuan audit perlu dikatagorikan sebagai ketidakpatuhan atau pemerhatian.
5.2 Selepas ketidakpatuhan disahkan, Ketua Audit hendaklah merekodkan Ketidakpatuhan ke dalam Borang Pembetulan Ketidakpatuhan ke dalam Borang Tindakan Pembetulan dan pemerhatian kedalam Borang Pemerhatian.
5.2.1 Ketua audit akan melengkapkan rumusan audit bersama Borang Pembetulan Ketidakpatuhan dan Borang Pematuhan, jika ada, menjadikannya Borang Laporan Audit.
5.3 Wakil Pengurusan/ Ketua Audit hendaklah memastikan Laporan Akhir Audit akan diserahkan kepada pihak Pengurusan Pembekal/ Kontraktor pada pengakhiran audit.
6 Mengendalikan Penyiasatan Dan Tindakan Pembetulan Ketidakpatuhan.
6.1 Pihak Pembekal/ Kontraktor adalah dijangka dan perlu menjalankan penyiasatan berhubung dengan ketidakpatuhan, mengenalpasti tidakan pembetulan untuk membetulkan ketakakuran dan jangkamasa yang diperlukan untuk membuat pembetulan.
7 Kajian Tindakan Pembetulan Keberkesanan
7.1 Merujuk kepada Borang Tindakan Pembetulan daripada pihak Pembekal/ Kontraktor, Ketua audit/ Juruaudit akan membuat kajian pembetulan dan/ atau tindakan pembetulan yang telah diambil dan memastikan pembetulan/ tidakan pembetulan yang telah diambil adalah berkesan kepada pemeriksaan audit Pembekal/ kontraktor yang akan dijalankan pada tahun berikutnya.
8 Mengekalkan Rekod
8.1 Wakil Pengurusan hendaklah memastikan Plan Audit/ Notis Pemberitahuan Audit, Rumusan Audit, melengkapkan Tindakan Pembetulan, Borang Permerhatian, Nota Audit, Senarai Semak Audit (jika ada), dan Pelan Audit disimpan di dalam fail Pembekal/Kontraktor.
Disediakan Oleh: En. Zafarul Amir bin Abdul Manaff; t/t:
Disemak Oleh 1: Cik Salinah bt Razman; t/t:
Disemak Oleh 2: Dr. Siti Salwa binti Idris; t/t:
Diluluskan Oleh:Dr. Hasenah bt. Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
