TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
WP |
5.1 |
Rancangkan AD seperti di dalam Pelan tindakan perlaksanaan MS ISO 9001:2015 |
|
|
|
WP |
5.2 |
Lantik KPAD untuk menjalankan audit dalaman |
|
|
|
KPAD |
5.3 |
Sediakan Perancangan Audit Dalaman Tahunan (PS-BKPPLS-BK10) yang merangkumi perkara-perkara berikut:
-
Bilangan audit yang akan dijalankan secara berjadual.
-
Bahagian yang akan diaudit supaya seluruh aktiviti dapat diaudit sekurang-kurangnya sekali setahun
-
Audit secara Adhoc adalah di atas permintaan pengurusan sekiranya ada masalah.
|
|
|
|
WP |
5.4 |
Luluskan perancangan AD |
|
|
|
KPAD |
5.5 |
Lantik ahli-ahli AD |
-
Pastikan semua juruaudit adalah kompeten untuk menjalankan audit
|
|
KPAD |
5.6 |
Sediakan jadual audit |
|
|
|
WP |
5.7 |
Maklumkan semua pihak yang akan terlibat dengan AD |
|
|
|
KPAD |
5.8 |
Adakan perbincangan sebelum audit ,dengan Ketua Jabatan/ Bahagian yang hendak diaudit untuk memaklumkan dan memutuskan mengenai: |
-
Ahli PAD
-
Skop dan Objektif AD
-
Tarikh dan masa audit akan dijalankan
-
Kerjasama yang dipohon daripada bahagian yang hendak diaudit
-
Hal-hal lain
|
|
KPAD |
5.9 |
Adakan perbincangan dengan Ahli PAD dan jelaskan tanggungjawab masing-masing |
|
|
|
KPAD |
5.10 |
Adakan “Opening Meeting” pada hari audit dengan pihak yang diaudit untuk |
-
Kenalkan antara Juruaudit dan auditi
-
Sahkan skop dan objektif audit
-
Selesaikan segala kemusykilan daripada pihak yang di audit
-
Dapatkan persetujuan mengenai hal-hal pentadbiran seperti bilik untuk juruaudit menjalankan audit dll
-
Maklumkan bagaimana ketidakpatuhan akan dilaporkan
-
Jelaskan kaedah-kaedah audit seperti temubual,pemerhatian atau semakan rekod.
|
|
PAD |
5.11 |
Mulakan audit |
-
Jalankan audit ke atas proses kerja yang dilakukan secara pemerhatian,temuramah dan semakan rekod.Pastikan proses kerja yangdilakukan oleh anggota selaras dengan dokumen kualiti yang digunakan.
-
Lakukan verifikasi ke atas penemuan audit terdahulu berpandukan log tindakan pembetulan (PS-BKPPLS-BK15) yang telah diedarkan sebelum ini.
-
Catatkan senarai semak audit,bukti dan penemuan ke dalam borang senarai semak audit PS-BKPPLS-BK11.
-
Juruaudit tidak dibenarkan mengaudit kerjanya sendiri.
-
Pada akhir sesi audit,adakan pertemuan dengan auditee dan Ketua unit untuk membincang akan penemuan-penemuan yang dikesan sepanjang tempoh audit.
-
Catatkan ketidakpatuhan (KTP) yang dikesan (sekiranya ada) dalam borang Laporan Ketidakpatuhan (PS-BKPPLS-BK9) -Bahagian A.
-
Bagi Penemuan pemerhatian,catat dalam borang Laporan Pemerhatian Audit Dalaman (PS-BKPPLS-BK14).
|
|
KPAD |
5.12 |
Adakan perbincangan tertutup bersama PAD untuk selaraskan semua penemuan, Ketidakpatuhan dan pemerhatian yang dibangkitkan. |
|
|
|
KPAD
|
5.13 |
Adakan Mesyuarat Penutup (Closing Meeting) dengan ketua bahagian yang diaudit sebelum menamatkan AD.Mesyuarat ini dipengerusikan oleh TPKN(G) atau WP |
-
Bentangkan penemuan ketidakpatuhan dan pemerhatian yang dikenalpasti diunit yang diaudit
-
Dapatkan pengesahan pegawai-pegawai daripada bahagian yang diaudit mengenai penemuan di atas
-
Bincangkan jangkamasa yang diperlukan untuk tindakan pembetulan dari unit yang diaudit
-
Tetapkan tarikh Audit Susulan
|
|
WP
|
5.14 |
Sahkan KTP yang dibangkitkan. |
|
|
|
KPAD |
5.15 |
Buat salinan Borang Laporan ketidapatuhan (PS-BKPPLS-BK9) kepada Juruaudit dan borang asal diserah kepada ketua unit yang diaudit. |
|
|
|
KPAD |
5.16 |
Sediakan laporan Audit Dalaman PS-BKPPLS-BK12 dan serahkan kepada WP
|
|
WP/Ketua Bahagian |
5.17 |
Lengkapkan borang Laporan Ketidakpatuhan dengan merujuk prosedur PS-BKPPLS-PK-Q3 . |
-
Lakukan siasatan ke atas KTP yang diperolehi dan lengkapkan ruangan B
-
Lakukan pembetulan ke atas KTP (jika berkaitan)dan lengkapkan ruangan C
-
Rancang pelan tindakan pembetulan yang merangkumi:
- Bila tindakan pembetulan akan diadakan
- Siapa yang terlibat
- Kepada siapa
-
Apa tindakan pembetulan yang dilakukan.
-
Lengkapkan ruangan D
|
|
W/Ketua Bahagian |
5.18 |
Laksanakan tindakan pembetulan.Pastikan tindakan pembetulan yang diambil dapat menghapuskan punca-punca KTP dan seterusnya mencegah KTP berulang.Lengkap ruangan E dan sertakan lampiran bukti berkaitan. |
|
|
|
PAD |
5.19 |
Jalankan Audit Susulan pada tarikh yang ditetapkan. Semak dan nilai semula keberkesanan pembetulan dan tindakan pembetulan yang telah di ambil. |
|
|
|
PAD |
5.20 |
Lengkapkan ruangan F dengan memberi ulasan keberkesanan tindakan pembetulan.Tutup jika kes telah selesai. Jika tindakan pembetulan memerlukan penyelesaian jangkamasa panjang,kes tidak boleh ditutupkan (sehingga tindakan pembetulan didapati berkesan). |
|
|
|
KPAD |
5.21 |
Sediakan Laporan Audit susulan (PS-BKPPLS-BK13) dan serahkan kepada WP |
|
|
|
WP |
5.22 |
Teliti laporan audit susulan dan kenalpasti ketakakuran yang masih belum diambil tindakan pembetulan atau memerlukan tindakan penyelesaian jangka panjang atau melibatkan dasar untuk mengatasinya. |
|
|
|
KPAD |
5.23 |
Kemaskini Log ketidakpatuhan/ Tindakan pembetulan/ Penambahbaikan (PS-BKPPLS- BK15). |
|
|
|
KPAD |
5.24 |
Hantar laporan Log ketidakpatuhan dan Tindakan Pembetulan/Penambahbaikan (PS-BKPPLS-BK15) kepada wakil pengurusan dan salinan kepada PPD, PPY/M klinik dan Pembantu Tadbir N22 Pejabat TPKN(G). |
|
|
|
KPAD |
5.25 |
Laporkan hasil Audit Dalaman semasa Mesyuarat Kajisemula pengurusan seperti berikut: |
-
Laporkan Tindakan pembetulan yang telah diambil.bincang ketidakpatuhan yang tidak dapat ditutup untuk keputusan (jika ada)
|
|
KPAD |
5.26 |
Rekodkan semua aktiviti -aktiviti AD,penemuan dan keputusan-keputusan audit.Selenggara semua rekod dengan baik |
|
|
