TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
|
TPKN (G) / KPPk |
5.1 |
Buat perancangan perolehan tahunan dan hantar ke Unit Perolehan, JKN untuk kelulusan oleh KSU KKM |
|
|
|
|
TPKN (G) / KPPK |
5.2 |
Terima kelulusan perancangan perolehan tahunan bagi tahun semasa. Semak peruntukan dan laksanakan perolehan |
|
|
|
|
TPKN(G) / KPPK |
5.3 |
Kenalpasti keperluan perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja |
|
|
|
|
Pemohon |
5.4 |
Sebelum permohonan dibuat, pastikan bekalan / perkhidmatan / kerja yang ingin dipohon terdapat dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan ( Rujuk laman web http://www.treasury.gov.my) |
|
|
|
|
Pemohon |
|
5.4.1 Bagi pemohon luar Kontrak Pusat. Pastikan jenis perolehan dijalankan mengikut Tatacara Pekeliling Perbendaharaan terkini.( Rujuk P.K 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan) |
|
|
|
|
Pemohon |
|
5.4.2 Tentukan kaedah perolehan sama ada melalui: |
|
|
|
|
|
|
-
Pembelian terus
-
Sebut harga
|
|
|
|
|
|
|
I. Perolehan Bekalan / Perkhidmatan |
|
|
|
|
Pemohon |
5.5 |
Bagi bekalan / perkhidmatan selain daripada kontrak pusat, pemilihan pembekal perlu memenuhi kriteria berikut: |
|
|
|
|
|
|
i. berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia* |
|
|
|
|
|
|
ii. berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia |
|
|
|
|
|
|
iii. berdaftar dengan e-Perolehan |
|
|
|
|
|
|
iv. kelulusan MDA bagi bahan dan peralatan perubatan |
|
|
|
|
|
|
* Bagi perolehan bekalan / perkhidmatan di bawah RM 20 ribu melalui pembelian terus akaun asas perolehan adalah dikecualikan |
|
|
|
|
Pemohon |
5.6 |
Kenalpasti keperluan bekalan/ perkhidmatan klinik / pejabat |
|
|
|
|
Pemohon |
5.7 |
Tentukan bekalan / perkhidmatan melalui kontrak pusat / bukan kontrak pusat dan sama ada melalui pembelian terus / sebut harga. (Rujuk PS-BKPPLS-KEW 9). |
|
|
|
|
|
|
-
Nilai perolehan melalui pembelian terus adalah sehingga RM50 ribu
-
Nilai perolehan melalui sebut harga adalah melebihi RM50 ribu sehingga RM 500 ribu
|
|
|
|
|
Pemohon |
|
a. Perolehan Secara Pembelian Terus |
|
|
|
|
|
5.8 |
Buat kajian pasaran / perbandingan harga daripada 3 syarikat / pembekal kecuali bagi perolehan bekalan daripada pembekal tunggal, perkhidmatan makanan dan penyelenggaraan kenderaan. |
|
|
|
|
Pemohon |
5.9 |
Sedia dan pastikan semua dokumen diisi dengan lengkap berserta pengesahan pada salinan dokumen sokongan. |
|
|
|
|
|
|
i. Borang Keputusan Pemilihan Pembelian Terus |
|
|
|
|
|
|
ii. Borang Permohonan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan (PS-BKPPLS-BK63) |
|
|
|
|
|
|
iii. Kertas kerja bagi nilai perolehan < RM10 ribu / minit bebas bagi nilai perolehan >RM10 ribu |
|
|
|
|
|
|
iv. Borang Tempahan Makanan (Perkhidmatan makanan sahaja) |
|
|
|
|
|
|
v. Kajian pasaran daripada pembekal / syarikat |
|
|
|
|
|
|
vi. Dokumen sokongan yang berkaitan (Rujuk 5.4) |
|
|
|
|
PYDP |
5.10 |
Kemukakan permohonan kepada PYDP yang berkenaan. |
|
|
|
|
PYDP |
5.11 |
Semak permohonan sama ada lengkap atau tidak, jika tidak lengkap kembalikan kepada pemohon. Kemukakan permohonan untuk kelulusan TPKN (G) bagi nilai perolehan < RM 10 ribu dan PKN bagi nilai perolehan > RM 10 ribu
|
|
|
|
|
PYDP |
5.12 |
Sediakan borang Urusan Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan (PS-BKPPLS-BK78) dan kemukakan kepada Unit Kewangan bersama dokumen berkaitan. |
|
|
|
|
PYDP |
5.13 |
Terima, semak dan pastikan permohonan lengkap serta peruntukan adalah mencukupi. Kemukakan dokumen yang lengkap kepada TPKN (G) untuk kelulusan |
|
|
|
|
PYDP |
5.14 |
Terima permohonan yang telah diluluskan dan mulakan proses perolehan seterusnya di dalam sistem e-Perolehan mengikut Garis Panduan Pekeliling Perbendaharaan 2.1. |
|
|
|
|
TPKN (G) / KPPK |
5.15 |
Luluskan permohonan melalui sistem e-Perolehan |
|
|
|
|
PYDP |
5.16 |
Serahkan dokumen permohonan kepada PAcc dan simpan sesalinan untuk rujukan. |
|
|
|
|
PAcc |
5.17 |
Sediakan Pesanan Tempatan melalui sistem e-Perolehan dan cetak untuk rujukan. |
|
|
|
|
Pemohon |
5.18 |
Maklumkan kepada pembekal untuk menghantar bekalan / perkhidmatan mengikut tempoh yang ditetapkan |
|
|
|
|
|
|
b. Perolehan Secara Sebut Harga |
|
|
|
|
PYPD |
5.19 |
Tentukan perolehan secara sebut harga yang telah diluluskan berdasarkan perancangan perolehan tahunan |
|
|
|
|
PYDP |
5.20 |
Sediakan borang Permohonan Perolehan Sebut Harga / Tender/ Kerja Requisition Secara Undian JKN Perlis dan kemukakan kepada Unit Kewangan untuk semakan peruntukan |
|
|
|
|
PAcc |
5.21 |
Terima, semak dan pastikan dokumen permohonan lengkap serta peruntukan adalah mencukupi. Kemukakan dokumen yang lengkap kepada PKN untuk kelulusan |
|
|
|
|
PYDP |
5.22 |
Terima permohonan yang telah diluluskan |
|
|
|
|
Urusetia SH |
5.23 |
Buat lantikan untuk Jawatankuasa Spesifikasi |
|
|
|
|
Urusetia SH |
5.24 |
Jalankan proses perolehan sebut harga hingga selesai mengikut Tatacara Pekeliling Perbendaharaan semasa yang berkuatkuasa (Rujuk PK 2.9 Sebut Harga) |
|
|
|
|
PYDP |
5.25 |
Terima keputusan yang telah diluluskan oleh JKSH dan sediakan dokumen berkaitan keputusan pemilihan untuk proses perolehan seterusnya |
|
|
|
|
|
|
i. Borang Urusan Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan (PK-BKPPLS-BK78)
ii. Surat Setuju Terima (SST)
iii. Dokumen Kontrak
iv. Waran yang diluluskan
v. Dokumen sokongan yang berkaitan (Rujuk 5.4)
|
|
|
|
|
PYDP |
5.26 |
Kemukakan dokumen yang lengkap serta disahkan kepada Unit Kewangan untuk semakan dan kelulusan TPKN(G) |
|
|
|
|
PYDP |
5.27 |
Terima permohonan yang telah diluluskan mulakan proses perolehan seterusnya di dalam sistem e-Perolehan mengikut Garis Panduan Pekeliling Perbendaharaan 2.1 |
|
|
|
|
TPKN(G)/KPPK |
5.28 |
Luluskan permohonan melalui sistem e-Perolehan |
|
|
|
|
PYDP |
5.29 |
Serahkan dokumen permohonan kepada PAcc dan simpan sesalinan untuk rujukan |
|
|
|
|
PAcc |
5.30 |
Sediakan Pesanan Kontrak melalui sistem e-Perolehan dan cetak untuk rujukan |
|
|
|
|
PYDP |
5.31 |
Maklumkan kepada pembekal untuk menghantar bekalan / perkhidmatan mengikut tempoh yang ditetapkan dalam perjanjian/ kontrak. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PPA / PPS |
|
Penerimaan Stok atau Perkhidmatan |
|
|
|
|
|
5.32
|
5.32.1 Sahkan penerimaan aset perubatan dan bukan perubatan serta pastikan:
-
Aset diterima dalam keadaan baik, lengkap dan berfungsi mengikut perihal keterangan dalam Pesanan Kerajaan atau Pesanan Penghantaran (DO).
-
Pengujian dan pertauliahan (TNC) bagi aset berkaitan oleh pembekal.
-
Terima dan semak dokumen Pesanan Penghantaran (DO), invois, sijil TNC (jika perlu), akaun bank terkini dan 2 salinan Borang Prestasi / Penilaian Pembekal (PS-BKPPLS-BK56) untuk proses pembayaran.
5.32.2 Sahkan penerimaan bekalan stok dan pastikan:
-
Stok diterima dalam keadaan baik dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan mengikut perihal keterangan dalam Pesanan Kerajaan atau Pesanan Penghantaran (DO)
-
Terima dan semak dokumen Pesanan Penghantaran (DO), akaun bank terkini dan 2 salinan Borang Prestasi Pembekal/ Penilaian Pembekal (PS-BKPPLS-BK56) untuk proses pembayaran
5.32.3 Sahkan penerimaan perkhidmatan dan pastikan:
-
Perkhidmatan dilaksanakan dengan sempurna dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan mengikut perihal keterangan dalam Pesanan Kerajaan atau Pesanan Penghantaran (DO)
-
Terima dan semak dokumen Pesanan Penghantaran (DO), akaun bank terkini dan 2 salinan Borang Prestasi Pembekal / Penilaian Pembekal (PS-BKPPLS-BK56) untuk proses pembayaran
Nota:
-
Hanya Pegawai yang dilantik sahaja boleh membuat penerimaan bekalan aset dan stok.
-
Surat kelewatan penghantaran daripada pembekal perlu dikemukakan sekiranya penghantaran melebihi tempoh yang ditetapkan.
|
|
|
|
|
|
PPA/PPS |
5.33 |
Rekod butiran bekalan aset yang diterima dalam Borang Penerimaan Aset Alih (KEWPA 1) manakala bagi bekalan stok direkodkan dalam Borang Terimaan Barang-barang (KEW PS1) (Rujuk Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Penerimaan) AM 2.2 dan Tatacara Pengurusan Stor (Penerimaan) AM 6.2.)
|
|
|
|
|
|
PPA/PPS |
5.34 |
Hantar dokumen perolehan yang lengkap kepada Unit Kewangan bagi proses pembayaran mengikut tempoh yang ditetapkan (Rujuk Tatacara Kewangan) |
|
|
|
|
|
|
|
Borang Prestasi Pembekal / Penilaian Pembekal |
|
|
|
|
|
PTK |
5.35 |
Kumpul dan failkan Borang Prestasi / Penilaian Pembekal (PS-BKPPLS-BK56) dan sediakan laporan Penilaian Prestasi Pembekal 2 kali setahun (Jan-Jun) dan (Julai-Dis) |
|
|
|
|
|
|
|
II. Perolehan Kerja |
|
|
|
|
|
Pemohon |
5.36 |
Tentukan kaedah perolehan sama ada melalui: |
|
|
|
|
|
|
|
-
Pembelian terus
-
Sebut harga*
|
|
|
|
|
|
|
|
* i. Rujuk Tatacara Perolehan Kerajaan (P.K 2.1- Kaedah Perolehan Kerajaan) |
|
|
|
|
|
|
|
- P.K 2 Lampiran 2.4 Arahan Kepada Penyebut Harga |
|
|
|
|
|
|
|
- P.K 2 Lampiran 2.5 Syarat-syarat Sebut Harga Untuk Kerja |
|
|
|
|
|
|
|
* ii. Kaedah Pelaksanaan Perolehan / Projek Kerajaan Tahun 2022 |
|
|
|
|
|
|
|
Nota: |
|
|
|
|
|
|
|
Kerja Requisition ditafsirkan sebagai kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dengan menggunakan Jadual Kadar Harga.
|
|
|
|
|
|
Pemohon |
5.37 |
5.37.1 Kerja-kerja yang bernilai > RM10 ribu hingga RM50 ribu (perlu kelulusan PKN) |
|
|
|
|
|
Pemohon |
|
-
Lantikan terus di kalangan kontraktor Gred G1
-
Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
-
Berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)
-
Berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK)
-
Sijil Suruhanjaya Tenaga (STB)
5.37.2 Kerja-kerja yang bernilai > RM200 ribu hingga RM500 ribu (perlu kelulusan PKN)
-
Kontraktor tempatan Gred G2
-
Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
-
Berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)
-
Berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) (Rujuk PS-BKPPLS-KEW 9)
|
|
|
|
|
|
Pemohon |
5.38 |
Mohon dan lampirkan cadangan / khidmat nasihat teknikal daripada Unit Kejurteraan bagi kerja-kerja yang berkaitan fasiliti (elektrikal / mekanikal / awam) |
|
|
|
|
|
Pemohon |
5.39 |
Buat kajian pasaran / perbandingan harga daripada 3 syarikat / kontraktor |
|
|
|
|
|
Pemohon |
5.40 |
Sedia dan pastikan semua dokumen diisi dengan lengkap berserta pengesahan pada salinan dokumen syarikat / kontraktor |
|
|
|
|
|
Pemohon |
|
i. Borang Keputusan Pemilihan Pembelian Terus |
|
|
|
|
|
|
|
ii. Borang Permohonan Bekalan / Perkhidmatan (PS-BKPPLS-BK63) |
|
|
|
|
|
|
|
iii. Kertas kerja bagi nilai perolehan < RM10 ribu, minit bebas bagi nilai perolehan > RM10 ribu. |
|
|
|
|
|
|
|
iv. Kajian pasaran daripada 3 syarikat / kontraktor |
|
|
|
|
|
|
|
v Dokumen syarikat yang berkaitan (Rujuk 5.4) |
|
|
|
|
|
Pemohon |
5.41 |
Kemukakan permohonan kepada PYDP yang berkenaan. |
|
|
|
|
|
PYDP |
5.42 |
Semak permohonan sama ada lengkap atau tidak, jika tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon. Kemukakan permohonan yang lengkap untuk kelulusan TPKN (G) bagi nilaiperolehan < RM10 ribu dan PKN bagi nilai perolehan > RM10 ribu |
|
|
|
|
|
PYDP |
5.43 |
Sediakan borang Urusan Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan (PS-BKPPLS-BK78). Lampirkan bersama dokumen yang telah diluluskan dan serah kepada Unit Kewangan |
|
|
|
|
|
PAcc |
5.44 |
Terima permohonan, semak dan pastikan permohonan lengkap serta peruntukan adalah mencukupi sebelum inden dikeluarkan. Kemukakan dokumen yang lengkap kepada TPKN(G)untuk kelulusan. |
|
|
|
|
|
PAcc |
5.45 |
Sediakan inden kerja melalui sistem 1 GFMAS untuk diluluskan oleh Pegawai Inden. |
|
|
|
|
|
PAcc |
5.46 |
Keluarkan borang inden (JKR 58 Pin. 2/88) seperti di Lampiran E1 kepada Kontraktor yang berjaya |
|
|
|
|
|
PAcc |
5.47 |
Kemukakan 4 salinan dokumen berkaitan untuk ditandatangani oleh Pegawai Inden dan kontraktor |
|
|
|
|
|
|
5.48 |
Serahkan Surat, Borang Perjanjian Inden Kerja yang mengandungi tempoh siap kerja yang perlu diselesaikan dan mematuhi syarat-syarat dalam pelaksanaan kerja-kerja yang ditandatangani oleh TPKN(G) /KPPK |
|
|
|
|
|
PAcc |
5.49 |
Maklum kepada kontraktor untuk memulakan kerja pada tarikh yang ditetapkan |
|
|
|
|
|
|
|
Penyediaan dan Pelaksanaan Kerja |
|
|
|
|
|
PYDP |
5.50 |
Pastikan kerja-kerja bermula pada tarikh yang ditetapkan dalam Inden Kerja. Borang Inden Kerja dan Borang Penilaian Prestasi Kontraktor diserahkan kepada Pegawai Pergigian Y/M sebagai Pegawai Penyelia Kerja untuk memantau kerja-kerja yang dilaksanakan dan menilai prestasi kontraktor. |
|
|
|
|
|
|
5.51 |
Pastikan kontraktor mengembalikan Borang Inden Asal yang disahkan oleh Pegawai Penyelia Kerja bahawa kerja telah disiapkan dengan sempurna dan memuaskan. Tarikh pengesahan Pegawai Penyelia Kerja adalah dianggap tarikh siap kerja dan bermulanya Tempoh Liabiliti Kecacatan. |
|
|
|
|
|
PYDP |
5.52 |
Pastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi spesifikasi, pelan-pelan, butir-butir kerja dalam Ringkasan Sebut Harga dan syarat-syarat yang dinyatakan dalam Dokumen Sebut Harga dan arahan Pegawai Inden atau wakilnya |
|
|
|
|
|
Peg PK |
5.53 |
Isi dan lengkapkan Borang Penilaian Prestasi Kontraktor (PK-BKPPLS-BK84), yang mengandungi butir-butir sebut harga kerja, kriteria-kriteria pelaksanaan kerja dan skala markah penilaian yang disediakan serta serahkan kepada PYDP |
|
|
|
|
|
PYDP |
5.54 |
Semak dan pastikan dokumen berikut disertakan untuk urusan pembayaran: |
|
|
|
|
|
|
|
-
Gambar sebelum dan selepas kerja dilakukan
-
Pesanan Penghantaran (DO), akaun bank terkini, Sijil Akuan Siap Kerja, 2 salinan Borang Penilaian Prestasi Kontraktor (PS-BKPPLS-BK84)
|
|
|
|
|
|
PAcc |
5.55 |
Laksanakan Proses pembayaran sepenuhnya setelah kontraktor menyiapkan kerja dengan sempurna dan menyerahkan Inden Kerja Asal (Rujuk tatacara Kewangan) |
|
|
|
|
|
|
|
Borang Prestasi Kontraktor |
|
|
|
|
|
PTK |
5.56 |
Kumpulkan Borang Penilaian Prestasi Kontraktor (PS-BKPPLS-BK84) selepas setiap urusan pembayaran selesai dilaksanakan |
|
|
|
|
|
PTK |
5.57 |
Sediakan Laporan Penilaian Prestasi Kontraktor (bagi perolehan kerja) dua kali setahun bagi tempoh (Januari-Jun) dan (Julai- Disember). Hantar Laporan Pencapaian Prestasi Kontraktor (PS-BKPPLS-BK84) serta senarai pembekal / kontraktor kepada Bahagian Pengurusan, JKN Perlis. |
|
|
|
|
|
|
|
Pembentangan Laporan |
|
|
|
|
|
PTK |
5.58 |
Sedia dan bentangkan Laporan Pencapaian Prestasi Pembekal / Kontraktor dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MRM) |
|
|
|
|
|
|
|
Kawalan Rekod |
|
|
|
|
|
PTK |
5.59 |
Failkan semua Borang Penilaian Prestasi Kontraktor (PS-BKPPLS-BK84) dan Prestasi /Penilaian Pembekal (PS-BKPPLS-BK56) dalam Rak Fail terbuka untuk tempoh 3 tahun sebelum dilupuskan |
|
|
|
|
