Laman Utama   Bantuan  
   
     

PROSEDUR KUALITI

BKPS-PK-M02 - Kawalan Rekod Kualiti
   
Pindaan : 5.0
Tarikh Kuatkuasa : 01-02-2020
Tujuan Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan rekod-rekod kualiti sentiasa diselenggara dan dikemaskini secara sistematik.
Skop : Prosedur ini digunapakai di semua fasiliti di bawah jagaan Bahagian Kesihatan Pergigian Selangor.
 

SINGKATAN / DEFINISI
TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
KWP Ketua Wakil Pengurusan
PPD Pegawai Pergigian Daerah
WP Wakil Pengurusan
PTJ Pusat Tanggungjawab
 

PERKARA


 

DATA DAN MAKLUMAT
Semua Rekod Kualiti
 
 

SASARAN

OBJEKTIF PROSES

Objektif Keseluruhan

BKPS mewujudkan garispanduan untuk mengawal rekod-rekod yang digunakan untuk perlaksanaan sistem Pengurusan Kualiti  MS ISO 9001:2015. Kawalan ini bertujuan untuk memastikan rekod- rekod tersebut boleh menyediakan bukti keakuran kepada keperluan dan keberkesanan  Sistem Pengurusan Kualiti.

Jika rekod disimpan dalam media elektronik, sistem backup perlu diwujudkan.
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TUGAS / TANGGUNGJAWAB
 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
TPKN(G), KWP, PPD, WP, PT 1.0 Kenalpasti dan Senaraikan
    Kenalpasti dan senaraikan rekod-rekod kualiti
PYDP 2.0 Fail dan simpan
    Fail dan Simpan Rekod Kualiti
Borang-borang dan rekod lain yang dikumpulkan setiap bulan atau secara ad-hoc akan difailkan mengikut jenis rekod dan tahun.
Sila rujuk BKPS-AK01 Kawalan Kad Rawatan bagi kawalan kad-kad rawatan pesakit.
PYDP 3.0 Asing, kumpul dan label sebelum pelupusan
    Rekod yang telah melebihi tempoh penyimpanan dan tidak diperlukan lagi, diasing, disimpan dengan kemas sama ada diikat atau dikotakkan dan dilabel.
    Kenalpasti  sama ada rekod yang perlu kelulusan ataupun tidak
PYDP 4.0 Senaraikan dan hantar permohonan untuk pelupusan
    Senaraikan rekod-rekod yang hendak dilupuskan dengan menggunakan Borang dari Arkib Negara Malaysia dan hantar melalui pejabat TPKN (G) / PPD untuk tindakan selanjutnya.
PYDP 5.0 Lupus mengikut syor
    Lupus mengikut syor yang telah ditetapkan setelah menerima kelulusan dari Arkib Negara.
     Rekod yang  tidak perlu kelulusan akan dikoyak atau rincih dan kemudiannya dibuang, dimusnah atau dijual
PYDP / PT 6.0 Rekod
    Rekod maklumat / Rekod Kualiti yang telah dilupuskan kemudian difailkan.
 

REKOD KUALITI

                                                                                              

                        

NO

KOD BORANG /  RETEN

NAMA REKOD
(MS ISO 9001:2015)

TAHUN
SIMPANAN
1 BKPS-BK01 Borang Edaran Dokumen 1
2 BKPS-BK02  Borang Cadangan Pindaaan/Penambahan/Pembatalan Dokumen 1
3 BKPS-BK03 Borang Tindakan Penambahbaikan (Baharu) 1
4 BKPS-BK04  Borang Maklumbalas Pelanggan 1
5 BKPS-BK06 Borang Log Maklumbalas/Aduan Pelanggan 2
6 BKPS-BK07 Borang Laporan Lawatan Penyeliaan 2
7 BKPS-BK08 Borang Perancangan/Pelaksanaan Latihan 1
8 BKPS-BK09 Borang Laporan Kursus/CPD 1
9 BKPS-BK13 Borang Kajian Kepuasan Dalaman 1
10 BKPS-BK17 Borang Produk Tidak memenuhi Keperluan 2
11 BKPS-BK18 Borang Jadual Audit Dalaman 1
12 BKPS-BK19 Borang Senarai Semak Audit Dalaman 1
13 BKPS-BK20 Borang Ketakakuran 2
14 BKPS-BK21 Borang Laporan Audit Dalaman 2
15 BKPS-BK22 Borang Log Laporan Ketakakuran/TMK 2
16 BKPS-BK24 Borang Rujukan 5
17 BKPS-BK25 Borang Rujukan Murid Sekolah/Tadika 1
18 BKPS-BK26 Borang Status Kesihatan Pergigian 5
19 BKPS-BK28 Borang Pemantauan Kawalan Jangkitan Silang 1
20 BKPS-BK29 Borang Pemonitoran Biologikal Autoklaf 1
21 BKPS-BK30 Borang Temujanji Untuk Rawatan 1
22 BKPS-BK32 Borang Rujukan Ortodontik 5
23 BKPS-BK33 Borang Rujukan Pergigian Restoratif 5
24 BKPS-BK34 Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran KKM Rev.02 1
25 BKPS-BK35 Borang Penilaian Prestasi Pembekal 1
26 BKPS-BK37 Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat TPKN(G) 1
27   Senarai Semak BKPS 1
28   Jadual Pelaksanaan Program 1
29   Laporan Pencapaian (POA, KPI, dll.) 5
30   Pelan Tindakan 5

NO
KOD BORANG/RETEN

NAMA REKOD
(KESIHATAN PERGIGIAN PRIMER)
TAHUN
SIMPANAN
1 PG101 Buku Daftar Pesakit 7
2 PG 301 Rekod Harian Jururawat Pergigian 2
3 PG 206 Laporan Bulanan Individu/klinik/Daerah/Negeri Bagi Hasil Kerja Jururawat Pergigian 2
4 PG 302 Rekod Harian Pegawai Pergigian 3
5 PG 207 Laporan Bulanan Individu/Klinik/Daerah/Negeri Bagi Hasil Kerja Pegawai Pergigian 2
6 PG 105 Daftar Harian Pesakit Baru Warga Tua 7
7 PG 214 Laporan Bulanan Pesakit Baru Warga Tua 2
8 PG 307 Pendaftaran, Kenyataan Permulaan Dan Akhir Rawatan Pergigian Incremental 3
9 PG 201 Kenyataan Permulaan Dan Akhir Rawatan Pergigian Incremental Murid Pra Sekolah/Sekolah Rendah/Menengah/Kanak-kanak Istimewa 3
10 PG 203 Laporan Bulanan Daerah/ Negeri Bagi Rawatan Pergigian Incremental Murid Sekolah Rendah/Kanak-kanak Istimewa 3
11 PG 204 Laporan Bulanan Daerah/Negeri bagi Rawatan Pergigian Incremental Sekolah Menengah/Kanak-kanak Istimewa 3
12 PKP 101 Rekod Harian Pendidikan Kesihatan Pergigian Jururawat Pergigian Bagi Individu/Klinik 1
13 PKP 201 Laporan Bulanan Pendidikan Kesihatan Pergigian Oleh Jururawat Pergigian Bagi Individu/Klinik 3
14 PKP 202 Laporan Setengah Tahun/Tahunan Bagi Aktiviti Lawatan Ke Tadika/Pra Sekolah 3
15 PKP 203 Laporan Setengah Tahun/Tahunan Daerah/Negeri Bagi Liputan Tadika 3
16 PKP 204 Laporan Bulanan Daerah/Negeri Mengenai Kedudukan "Fluoride Feeder" 3
17 PG 103 Daftar Kerja Harian Juruteknologi Pergigian 3
18 PG 104 Daftar Kerja Penyelenggaraan Dan Pembaikan Peralatan Pergigian Oleh Juruteknologi Pergigian 3
19 PG 205 Laporan Bulanan Individu/klinik/Daerah/Negeri Bagi Hasil Kerja Juruteknologi Pergigian 3
20 LP6 Kad Makmal 7
21 LP8-1/LP8-2 Kad Rawatan 7
NO KOD BORANG / RETEN NAMA REKOD
(KEPAKARAN ORTODONTIK)		 TAHUN
SIMPANAN
1 PG 102 Daftar Kedatangan Rawatan Berterusan 7
2 PG 208 Laporan Bulanan Pakar Ortodontik 5
3 PG 303 Laporan Harian Pakar Ortodontik 2
4 LP7 Kad Rawatan Ortodontik 7
5   Buku Temujanji/Diari Tahunan untuk Temujanji Pesakit Ortodontik 1
6   Buku Senarai Menunggu - Senarai/Giliran untuk Pesakit Mendapat Rawatan Ortodontik 5
7   Filem x-ray (OPG & Lateral Ceph dll) 7
8   Model Kajian Ortodontik TIADA
NO KOD BORANG /  RETEN NAMA REKOD
(KEPAKARAN PERIODONTIK)		 TAHUN
SIMPANAN
1 LP12/LP12C Kad Rawatan 7
2 PG 102 Daftar Kedatangan Rawatan Berterusan 7
3 PG 212 Laporan Bulanan Pakar Periodontik 5
4 PG 305 Laporan Harian Pakar Periodontik 2
5   Buku Temujanji/Diari Tahunan untuk Temujanji Pesakit Periodontik 5
6   Filem X-ray (Intraoral & OPG dll) 7
NO KOD BORANG /  RETEN NAMA REKOD
(KEPAKARAN RESTORATIF)		 TAHUN
SIMPANAN
1 PG 102 Daftar Kedatangan Rawatan Berterusan 7
2 PG 309 Laporan Harian Pakar Restoratif 2
3 PG 216 Laporan Bulanan Pakar Restoratif 5
4   Buku Temujanji/Diari Tahunan untuk Temujanji Pesakit Restoratif 1
5   Buku Senarai Menunggu - Senarai/Giliran untuk Pesakit Mendapat Rawatan Restoratif 5
6   Model Kajian Restoratif 1
7   Filem X-ray (Intraoral dll) 7
NO KOD BORANG /  RETEN NAMA REKOD
(GARIS PANDUAN PROGRAM)		 TAHUN
SIMPANAN
1 Appendix 3 Borang Kaji Selidik Kesihatan Oral untuk Dewasa Muda 2
2 Appendix 4 Summary Report on Oral Health of Young Adults 2
3 Appendik 5
DM C00/2018		 Reten Harian Bagi Rawatan Pergigian Dewasa Muda 2
4 Appendik 6
DM C01/2018		 Laporan Bulanan / Jan-Jun / Jul-Dis / Jan-Dis untuk Daerah/ Negeri Bagi Rawatan Pergigian Dewasa Muda 2
5 Appendix 2 Table 1: Fissure Sealant Treatment Need and Treatment Rendered by Year of School Children 5
6 Appendix 3 Table 2 : Trend data of decayed teeth with occlusal caries in Year 6 children over 5 years 5
7 FS 1/2003 Child Status Report On Fissure Sealant Application 5
8 Appendix II Templat Surat Kepada Guru Tadika 1
9 Appendix III Templat Surat Kepada Ibu Bapa/Penjaga 1
10 Appendix VII Status Kesihatan Pergigian Kanak-kanak Pra Sekolah 2
11 Appendix VIIII Senarai Semak Lawatan Tadika/Pra Sekolah 1
12 Appendix 3 Clinical Format For Screening 1
13 Appendix 4 Borang Rujukan Pesakit Dengan Keadaan Mulut Berpotensi Malignan dan Kanser Mulut 7
14 Appendix 4A Maklumbalas Rujukan Pesakit Dengan Keadaan Mulut Berpotensi Malignan dan Kanser Mulut (Pakar OS) 7
15 Appendix 5 Register of Referral Cases 5
16 Appendix 6A Laporan Am Aktiviti (High Risk Community) 2
17 Appendix 6B Laporan Am Aktiviti (Opportunistic Screening) 2
18 Appendix 7 Laporan Am Latihan Berkaitan Oral Kanser 2
19 Appendix 4B Borang Rujukan Amalan Berisiko 7
20 Appendix 4C Borang Susulan Rujukan Amalan Berisiko 7
21 Appendix 5A Status Rujukan Pesakit Dengan Tabiat Mulut Berisiko 7
22 PKP 204a
(Pin1/2007)		 Monthly Report For Monitoring Fluoride Level In Public Water Supply And The Status Of Fluoride Feeder (Clinic Level) 2
23 PKP 204b
(Pin1/2007)		 Monthly/Yearly Report For Monitoring The Condition Of Fluoride Feeder At District/State Level 2
24 FPD 1/2006 Data Collection Format for Information on Water Treatment Plants 2
25 FPD 2/2006 Data Collection Format for Intercollaboration with Other Agencies at District Level 2
26 FPD 3/2006 Data Collection Format for Training of Personnel on The Fluoridation Programme at District Level 2
27 Appendix 2 Caries Risk Assessment 7
28 Appendix 7
FV 1		 Listing of Schools By Oral Health Status of 6 Year Old 3
29 Appendix 8
FV 2		 Pendaftaran dan Pernyataan Sapuan Varnis Berfluorida Untuk Toddler 3
30 Appendix 9
FV 3		 Pemantauan Bagi Sapuan Varnis Berfluorida Untuk Toddler 3
31 Appendix 10
PG 301 (Pind. 1/13)		 Rekod Harian Juruterapi Pergigian Bagi Rawatan Incremental Murid Sekolah/Rawatan Am 2
32 Appendix 11
PG 302 (PInd. 1/13)		 Rekod Harian Pegawai Pergigian Bagi Rawatan Incremental Murid Sekolah/Rawatan Am 2
33 Appendix 12
PG 206 (Pind. 1/13)		 Laporan Bulanan Individu/Klinik/Daerah/Negeri Bagi Hasil Kerja Jururawat Pergigian 2
34 Appendix 13
PG 207 (Pind. 1/13)		 Laporan Bulanan Individu/Klinik/Daerah/Negeri Bagi Hasil Kerja Pegawai Pergigian 2
35 PG 105 Daftar Harian Pesakit Warga Tua 7
36 PG 214
(Pind. 2/2007)		 Laporan Bulanan Pesakit Baru Program Warga Tua 2
37 Appendix 4 NBOS 7 Laporan Bulanan Klinikal/Daerah/Negeri 2
38 Appendix 5 NBOS 7 Laporan Bulanan Klinikal/Daerah/Negeri 2
39 GIG 1/MCSRS-HA 1/2014 Daftar Harian Pesakit Baru Pesara Kerajaan 2
40 GIG 2/MCSRS-HA 1/2014 Daftar Bulanan Pesakit Baru Pesara Kerajaan 2
41 Appendix 10 Geriatric Oral Health Assessment Index (GOHAI) 2
42 Lampiran 4 Reten Harian Klinik Endodontik Pergigian Primer 2
43 Lampiran 5 Reten Bulanan Klinik Endodontik Pergigian Primer 2
44 Lampiran 6 Reten 6 Bulan Klinik Endodontik Pergigian Primer 2
45 Appendix 2
BPE C00/2018		 Reten Harian Untuk Basic Periodontal Examination (BPE) 2
46 Appendix 3
BPE C01/2018		 Reten Bulanan Untuk Basic Periodontal Examination (BPE) 2
47 PER/CONSENT/2016 Borang Keizinan Pembedahan/Prosedur 7
48 PER/PHOTO/2016 Borang Keizinan Fotografi/Multimedia 7
49 PER/REFUSE/2016 Surat Akuan Tidak Setuju Rawatan/Prosedur 7
50 PGKebenaran/
Sekolah/2016		 Kebenaran Untuk Rawatan Pergigian Perkhidmatan Pergigian Sekolah 7
51 PGKebenaran/
Sekolah-Tambahan/2016		 Kebenaran Bagi Rawatan cabutan Gigi Kekal/Gigi Susu Yang Tidak Longgar 2
52 Appendiks I
Borang PPIM 03-2016		 Rekod Saringan dan intervensi Merokok Melalui Perkhidmatan Pergigian Sekolah 3
53 Appendiks J   
Borang PPIM 04-2016		 Daftar Intervensi Lanjutan di Sekolah Program Saringan dan Intervensi Merokok Melalui Perkhidmatan Pergigian Sekolah 3
54 Appendiks K   
Borang PPIM 05-2016		 Rekod Intervensi Lanjutan Program Saringan dan Intervensi Merokok Melalui Perkhidmatan Pergigian Sekolah 3
55 Appendix B1 Gingival Index For Schoolchildren (GIS) Data Collection Report (Clinic/District Level) 5
56 Appendix B2 Gingival Index For Schoolchildren (GIS) Data Collection Report (State Level) 5
NO KOD BORANG /  RETEN NAMA REKOD
(PERKHIDMATAN)		 TAHUN
SIMPANAN
1   Anggaran Belanja Mengurus ABM 8 7
2   Surat Pengesahan Jabatan 3 Bulan
3   Fail Peribadi 7
4   Rekod-rekod cuti 7
5   Daftar Surat-menyurat Am10 7
6   Rekod Kursus dan Latihan 7
7   Buku Perkhidmatan 20
8   Kad Perakam Waktu (Kecuali anggota yang mempunyai tindakan tatatertib) 1
NO KOD BORANG / RETEN NAMA REKOD
(KEWANGAN)		 TAHUN
SIMPANAN
1   Kupon-kupon dan Buku Resit Kew 38 7
2   Kaunterfoil Kew 67 7
3   Buku Kewangan Kew 68 7
4   Buku Tunai Cerakinan Kew 248 7
5   Kira-kira Diserahkan untuk Audit Kew 253 7
6   Penyata Pemungut (bank slip, penyata penyesuaian, Filmsy 330 dan 340) 7
7   Daftar Cek Kew 87 7
8   Daftar Gaji Kew 16 7
9   Daftar Cukai Pendapatan 7
10   Borang Perubahan Gaji SG20 dan SG 50 7
11   Borang Perubahan Kew 8 7
12   Waran-waran peruntukan 7
13   Pesanan Tempatan, Daftar Bayaran 7
14   Bil-bil Rasmi 7
15   Buku Panjar Wang Runcit Kew 249A 7
16   Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit Kew 50 7
17   Fail Sebutharga 7
18   Laporan Perbelanjaan Bulanan 2
 

Arahan Kerja / Borang Kualiti / Senarai Semak / Pelan Risiko
  Arahan Kerja   
  BKPS-AK01 - KAWALAN KAD RAWATAN
  Borang Kualiti   
  BKPS-BK02 - BORANG CADANGAN PINDAAN/PENAMBAHAN/PEMBATALAN DOKUMEN
  BKPS-BK04 - BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN
  BKPS-BK06 - BORANG LOG MAKLUMBALAS/ADUAN PELANGGAN
  BKPS-BK07 - BORANG LAPORAN LAWATAN PENYELIAAN
  BKPS-BK08 - BORANG PERANCANGAN/PELAKSANAAN LATIHAN
  BKPS-BK09 - BORANG LAPORAN KURSUS/CPD
  BKPS-BK13 - BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN PKPD
  BKPS-BK18 - BORANG JADUAL AUDIT DALAMAN
  BKPS-BK19 - BORANG SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
  BKPS-BK20 - BORANG KETAKAKURAN
  BKPS-BK21 - BORANG LAPORAN AUDIT DALAMAN
  BKPS-BK22 - BORANG LOG LAPORAN KETAKAKURAN/PENAMBAHBAIKAN/TMK
  BKPS-BK24 - BORANG RUJUKAN
  BKPS-BK25 - BORANG RUJUKAN MURID SEKOLAH/TADIKA
  BKPS-BK26 - BORANG STATUS KESIHATAN PERGIGIAN
  BKPS-BK26 - BORANG STATUS KESIHATAN PERGIGIAN
  BKPS-BK28 - BORANG PEMANTAUAN KAWALAN JANGKITAN SILANG
  BKPS-BK30 - BORANG TEMUJANJI UNTUK RAWATAN
  BKPS-BK32 - BORANG RUJUKAN ORTODONTIK
  BKPS-BK33 - BORANG RUJUKAN PERGIGIAN RESTORATIF
  BKPS-BK35 - BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
  BKPS-BK23 - BORANG TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
  Senarai Semak   
  BKPS-SS04 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN UNIT PERGIGIAN MUDAH ALIH
  BKPS-SS06 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN UNIT PERGIGIAN TETAP
  BKPS-SS08 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN HARIAN PERALATAN DI BILIK RAWATAN PERGIGIAN
  BKPS-SS12 - SENARAI SEMAK TUGAS HARIAN PEMANDU
  BKPS-SS13 - SENARAI SEMAK PENYEDIAAN PESAKIT SEBELUM PEMBEDAHAN
  BKPS-SS14(a) - SENARAI SEMAK ARAHAN SELEPAS PEMBEDAHAN KEPADA PESAKIT
  BKPS-SS14(b) - SENARAI SEMAK ARAHAN SELEPAS PEMBEDAHAN KEPADA PERAWAT
  Dokumen Luaran  
  BKPS-DL05 - Akta Perlesenan Tenaga Atom 1984 (Akta 304)
  BKPS-DL10 - Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
  BKPS-DL21 - Perintah Fi (Perubatan) (Kos Perkhidmatan) 2014
  BKPS-DL26 - Guidelines Early Childhood Oral Healthcare 2008
  BKPS-DL30 - Oral Healthcare For The Elderly In Malaysia 2014
  BKPS-DL31 - Guidelines A School-Based Fissure Sealant Programme 2003
  BKPS-DL33 - Garis Panduan Perkhidmatan Pergigian Endodontik Di Klinik Pergigian Primer 2019
  BKPS-DL35 - Operational Manual For Dental Officers And Dental Nurses
  BKPS-DL36 - Guidelines Primary Prevention and Early Detection of Oral Potentially Malignant Disorders and Oral Cancers, 2018
  BKPS-DL54 - Edisi Ketiga Dokumen Pengurusan Kebenaran Rawatan Pergigian bagi Perkhidmatan Pergigian KKM
  BKPS-DL55 - Garis Panduan Pelaksanaan Pencegahan dan Intervensi Merokok 2016
  BKPS-DL64 - Manual Flouride Varnish Programme For Toddlers 2019
  Pelan Risiko  
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Dr. Farah Adilah bt Ahmad Dahlan
 

Rekod Pindaan
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para
1. 01/09/2017 5.0

Pindaan dibuat selaras dengan pertukaran versi MS ISO 9001 : 2015

 
2. 01/03/2019 5.0  
3. 01/02/2020 5.0

Pindaan:
Versi : 5.2
Tarikh kuatkuasa : 1.02.2020

 
4. 15/11/2021 5.0  
5. 21/10/2022 5.0  
6. 20/09/2024 5.0  
 
Home Manual Qualiti Prosedur Kualiti