Laman Utama   Bantuan  
   
     

PROSEDUR KUALITI

BKPS-PK-M02* - Kawalan Rekod Kualiti
   
Pindaan : 5.5
Tarikh Kuatkuasa : 09-10-2024
Tujuan Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan rekod-rekod kualiti sentiasa diselenggara dan dikemaskini secara sistematik.
Skop : Prosedur ini digunapakai di semua fasiliti di bawah jagaan Bahagian Kesihatan Pergigian Selangor.
 

SINGKATAN / DEFINISI
TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
KWP Ketua Wakil Pengurusan
PPD Pegawai Pergigian Daerah
WP Wakil Pengurusan
PTJ Pusat Tanggungjawab
PYDP Pegawai Yang Di Pertanggungjawabkan
PT(P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
 

PERKARA

DATA DAN MAKLUMAT
Semua Rekod Kualiti
 

SASARAN

OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi memastikan rekod-rekod kualiti sentiasa diselenggara dan dikemaskini secara sistematik.

Objektif Keseluruhan


BKPS mewujudkan garispanduan untuk mengawal rekod-rekod yang digunakan untuk perlaksanaan sistem Pengurusan Kualiti  MS ISO 9001:2015. Kawalan ini bertujuan untuk memastikan rekod- rekod tersebut boleh menyediakan bukti keakuran kepada keperluan dan keberkesanan  Sistem Pengurusan Kualiti.

Jika rekod disimpan dalam media elektronik, sistem salinan sandar (backup) perlu diwujudkan
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TUGAS / TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
TPKN(G), KWP, PPD, WP, PT 4.1
 Kenalpasti dan Senaraikan
Kenalpasti dan senaraikan rekod-rekod kualiti
PYDP 4.2 Rekod, Simpan dan Fail
   

Rekod Perubatan Pesakit

Semua rekod perlu lengkap, jelas dan senang dibaca.  Catatan perlu dinyatakan masa, tarikh, ditandatangani beserta cop nama pegawai.  Sekiranya terdapat pindaan, ianya perlu dipotong dengan kemas.  Rekod yang betul perlu dicatat dan diiringi dengan tandatangan ‘initial’ pencatat.  Penggunaan pemadam pen atau ‘liquid paper’ tidak dibenarkan.

Simpan dan Fail

Borang-borang yang telah direkodkan, dikumpulkan setiap bulan atau secara ad-hoc dan difailkan mengikut jenis rekod dan tahun.  Rekod-rekod di dalam bentuk ‘soft copy’ disimpan di dalam pemacu pena atau di dalam simpanan secara maya seperti ‘google drive’, ‘cloud’ dsb.nya.

 
PYDP 4.3 Asing, Kumpul dan Label Sebelum Pelupusan
    Rekod yang telah melebihi tempoh penyimpanan dan tidak diperlukan lagi, diasing, disimpan dengan kemas sama ada diikat atau dikotakkan dan dilabel.
Kenalpasti  sama ada rekod yang hendak dilupus perlukan kelulusan ataupun tidak.
PYDP/PTJ 4.4 Senaraikan dan Hantar Permohonan Untuk Pelupusan
    Senaraikan rekod-rekod yang hendak dilupuskan dengan menggunakan borang dari Arkib Negara Malaysia dan hantar melalui pejabat TPKN(G)/PPD untuk tindakan selanjutnya.
PYDP 4.5 Lupus Mengikut Syor
    Lupus mengikut syor yang telah ditetapkan setelah menerima kelulusan dari Arkib Negara.  Rekod yang tidak perlu kelulusan akan dikoyak atau rincih dan kemudiannya dibuang, dimusnah atau dijual.
PYDP/PT 4.6 Rekod
    Rekod maklumat / Rekod Kualiti yang telah dilupuskan kemudian difailkan.
 

REKOD KUALITI

 NO  

KOD BORANG/RETEN

NAMA REKOD
(MS ISO 9001:2015)

TEMPOH SIMPANAN

1

 

BKPS-BK02 hingga BKPS-BK36
 

 

Borang Cadangan Pindaaan/Penambahan/Pembatalan Dokumen

Borang Maklumbalas Pelanggan

Borang Log Maklumbalas/Aduan Pelanggan

Borang Laporan Lawatan Penyeliaan

Borang Perancangan/Pelaksanaan Latihan

Borang Laporan Kursus/CPD

Borang Kajian Kepuasan Dalaman PKPD

Borang Kajian Kepuasan Dalaman Pej TPKN(G)

Borang Kajian Kepuasan Luaran Pej TPKN(G)

Borang Produk Tidak memenuhi Keperluan (TMK)

Borang Kecacatan/Ketidakpatuhan Bekalan/Perkhidmatan Selepas Perolehan

Borang Jadual Audit Dalaman

Borang Senarai Semak Audit Dalaman

Borang Ketakakuran

Borang Laporan Audit Dalaman

Borang Log Laporan Ketakakuran/Penambahbaikan/TMK

Borang Tindakan Penambahbaikan

Borang Status Kesihatan Pergigian

Borang Pemantauan Jangkitan Silang

Borang Temujanji Untuk Rawatan

Borang Penilaian Prestasi Pembekal

5

 
2 BKPS-BK24/BKPS-BK25/BKPS-BK32/ BKPS-BK33
 

Borang Rujukan

Borang Rujukan Murid Sekolah/Tadika

Borang Rujukan Ortodontik

Borang Rujukan Pergigian Restoratif

 7
3 Lampiran 1 Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Perkhidmatan Kesihatan Pergigian Pind 1/2021 5
4   Senarai Semak BKPS/PKP 5
5   Jadual Pelaksanaan Program 5
6   Laporan Pencapaian (POA, KPI, dll) 5
7   Pelan Tindakan 5

8

  

Minit Mesyuarat Kajian Pengurusan

5

NO

KOD BORANG/RETEN

NAMA REKOD
(KESIHATAN PERGIGIAN PRIMER)

TAHUN SIMPANAN
17 PG 103 Daftar Kerja Harian Juruteknologi Pergigian 2
18 PG 104 Daftar Kerja Harian Penyelenggaraan Dan Pembaikan Peralatan Pergigian Oleh Juruteknologi Pergigian 2
19 PG 205 Laporan Bulanan Individu/Klinik/Daerah/Negeri Bagi Hasil Kerja Juruteknologi Pergigian 2
20 LP 6 Kad Makmal 5

21

L.P.8-1 Pin 8/2019
L.P.8-2 Pin 8/2019
L.P.8-3 Pin 8/2019

Kad Rawatan Kanak-kanak Pra Sekolah/ Sekolah/Am
Kad Rawatan Dewasa/Am
Kad Rawatan Komuniti

7
NO KOD BORANG/RETEN NAMA REKOD
(PERGIGIAN KEPAKARAN ORTODONTIK/PERIODONTIK/RESTORATIF) 		 TAHUN SIMPANAN
1 LP 7/LP 12/LP 12C Kad Rawatan 7
2 PG 102 Daftar Kedatangan Rawatan Berterusan 7
3 PG 303/PG 305/PG 309 Laporan Harian Perkhidmatan Pergigian Kepakaran Ortodontik/Periodontik/Restoratif 7
4 PG 208/PG 212/PG 216 Laporan Bulanan Perkhidmatan Pergigian Kepakaran Ortodontik/Periodontik/Restoratif 7
5   Buku Temujanji/Diari Tahunan untuk Temujanji Pesakit Ortodontik/Periodontik/Restoratif 2
6   Model Kajian Ortodontik (Selepas Discaj/Tidak Aktif) 7
7   Model Kajian Restoratif 2
8   Filem x-ray (intraoral & OPG dll) 7
NO KOD BORANG/RETEN NAMA REKOD
(GARIS PANDUAN PROGRAM)		 TAHUN SIMPANAN
1 BPE C00/2018 Reten Harian Untuk Basic Periodontal Examination (BPE) 5

2

 

 Lampiran 2/ Lampiran 3
PER/PHOTO/2016/ Lampiran 4
PER/REFUSE/2016/ Lampiran 7
PGKebenaran/Sekolah/2016/ Lampiran 8
PGKebenaran/Sekolah-Tambahan/2016

Borang Keizinan Pembedahan/Prosedur

Borang Keizinan Fotografi/Multimedia

Surat Akuan Tidak Setuju Rawatan/Prosedur

Kebenaran Untuk Rawatan Pergigian Perkhidmatan Pergigian Sekolah KKM

Kebenaran Bagi Rawatan Cabutan Gigi Kekal/Gigi Susu Yang Tidak Longgar Di Sekolah

7

 
NO KOD BORANG/RETEN NAMA REKOD
(PERKHIDMATAN/KEWANGAN)

TAHUN SIMPANAN
1   Surat Pengesahan Jabatan 3 Bulan
2   Fail Peribadi (Dipindah ke ANM selepas tempoh simpanan) 2
3   Buku Perkhidmatan (Dipindah ke ANM selepas tempoh simpanan) 3
4   Kad Perakam Waktu (Kecuali anggota yang mempunyai tindakan tatatertib) 3
5   Kupon-kupon, Buku resit, Buku Kutipan Hasil 7
 

Arahan Kerja / Borang Kualiti / Senarai Semak / Pelan Risiko
  Arahan Kerja   
  BKPS-AK01 - KAWALAN KAD RAWATAN
  BKPS-AK25 - PANDUAN PENGKODAN DOKUMEN
  BKPS-AK17 - RUJUKAN
  Borang Kualiti   
  BKPS-BK02 - BORANG CADANGAN PINDAAN/PENAMBAHAN/PEMBATALAN DOKUMEN
  BKPS-BK04 - BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN
  BKPS-BK06 - BORANG LOG MAKLUMBALAS/ADUAN PELANGGAN
  BKPS-BK07 - BORANG LAPORAN LAWATAN PENYELIAAN
  BKPS-BK08 - BORANG PERANCANGAN/PELAKSANAAN LATIHAN
  BKPS-BK09 - BORANG LAPORAN KURSUS/CPD
  BKPS-BK13 - BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN PKPD
  BKPS-BK18 - BORANG JADUAL AUDIT DALAMAN
  BKPS-BK19 - BORANG SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
  BKPS-BK20 - BORANG KETAKAKURAN
  BKPS-BK21 - BORANG LAPORAN AUDIT DALAMAN
  BKPS-BK22 - BORANG LOG LAPORAN KETAKAKURAN/PENAMBAHBAIKAN/TMK
  BKPS-BK24 - BORANG RUJUKAN
  BKPS-BK25 - BORANG RUJUKAN MURID SEKOLAH/TADIKA
  BKPS-BK26 - BORANG STATUS KESIHATAN PERGIGIAN
  BKPS-BK28 - BORANG PEMANTAUAN KAWALAN JANGKITAN SILANG
  BKPS-BK30 - BORANG TEMUJANJI UNTUK RAWATAN
  BKPS-BK32 - BORANG RUJUKAN ORTODONTIK
  BKPS-BK33 - BORANG RUJUKAN PERGIGIAN RESTORATIF
  BKPS-BK35 - BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
  BKPS-BK23 - BORANG TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
  BKPS-BK14 - BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN PEJ TPKN(G)
  BKPS-BK15 - BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN LUARAN PEJ TPKN(G)
  Lampiran 1 - BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN PERKHIDMATAN KESIHATAN PERGIGIAN Pind.1/2021
  BKPS - BK29 (A) - BORANG PEMONITORAN UJIAN BIOLOGIKAL AUTOKLAF
  BKPS - BK29 (B) - BORANG PEMONITORAN UJIAN HELIX AUTOKLAF
  BKPS - BK29 (C) - BORANG PEMONITORAN UJIAN BOWIE-DICK AUTOKLAF
  BKPS- BK36 - BORANG RUJUKAN PERIODONTIK
  BKPS-BK17(A) - BORANG PRODUK TIDAK MEMENUHI KEPERLUAN (TMK)
  BKPS-BK17(B) - BORANG KECACATAN / KETIDAKPATUHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN SELEPAS PEROLEHAN
  Senarai Semak   
  BKPS-SS04 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN UNIT PERGIGIAN MUDAH ALIH
  BKPS-SS06 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN UNIT PERGIGIAN TETAP
  BKPS-SS08 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN HARIAN PERALATAN DI BILIK RAWATAN PERGIGIAN
  BKPS-SS12 - SENARAI SEMAK TUGAS HARIAN PEMANDU
  BKPS-SS13 - SENARAI SEMAK PENYEDIAAN PESAKIT SEBELUM PEMBEDAHAN
  BKPS-SS14(a) - SENARAI SEMAK ARAHAN SELEPAS PEMBEDAHAN KEPADA PESAKIT
  BKPS-SS14(b) - SENARAI SEMAK ARAHAN SELEPAS PEMBEDAHAN KEPADA PERAWAT
  BKPS-SS15 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN HARIAN PERALATAN DI MAKMAL PERGIGIAN
  BKPS-SS05 - SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN UNIT LIGHT CURE
  Dokumen Luaran  
  BKPS-DL10 - Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
  BKPS-DL21 - Perintah Fi (Perubatan) (Kos Perkhidmatan) 2014
  BKPS-DL54 - Edisi Ketiga Dokumen Pengurusan Kebenaran Rawatan Pergigian bagi Perkhidmatan Pergigian KKM
  Pelan Risiko  
  Tiada
  Pemilik Dokumen
  Dr. Farah Adilah bt Ahmad Dahlan
 

Rekod Pindaan
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para
1. 09/10/2024 5.5  
 
Home Manual Qualiti Prosedur Kualiti