TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
|
1 |
A. Peringkat Stor Unit |
|
|
|
Anggota Yang Dilantik |
1.1 |
Buat perancangan pesanan stok pada minggu ke-2 setiap penggal dengan: |
-
memeriksa baki stok dan
-
mengenalpasti keperluan melalui semakan pada Kad Petak KEW.PS 3 / terima pemintaan daripada anggota klinik.
|
|
Anggota Yang Dilantik |
1.2 |
Buat inden tiga bulan sekali kepada Stor Utama iaitu dalam masa sebulan daripada tarikh terimaan pesanan yang terakhir melalui Sistem Pengurusan Stor (SPS): |
|
Bincang dan dapatkan kelulusan PPYM sebelum dihantar melalui SPS |
|
Anggota Yang Dilantik |
1.3 |
Terima bekalan dari Stor Utama dan pastikan:
-
Barang yang diterima adalah seperti yang dipesan dari segi fizikal, kuantiti dan spesifikasi bekalan.
-
Tarikh luput kurang dari 6 bulan tidak dilepasi.
|
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.2 |
|
PPYM / Ketua Unit |
1.4 |
Sediakan dan rekod dalam Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-4.
Sediakan dan rekod dalam Kad Petak (KEW PS-3).
|
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.3 |
|
Anggota Yang Dilantik |
1.5
|
Untuk stok bertarikh luput, pastikan tarikh luput ditanda pada barang-barang yang mempunyai tarikh luput. Isi KEW P 6 jika 6 bulan menghampiri tarikh luput.
|
|
Jika tempoh luput stok berkaitan hanya tinggal 6 bulan saja,
-
Senaraikan stok tersebut di dalam KEW PS 6 - Senarai Stok Bertarikh Luput.
-
Kemaskini kedudukan stok dengan mencatatkan baki stok dan tarikh kemaskini setiap bulan (untuk tempoh 6 bulan).
|
|
Anggota Yang Dilantik |
1.6
|
Simpan dan susun barang-barang di tempat yang sesuai dan selamat mengikut prinsip masuk dulu keluar dahulu (MDKD) / tarikh luput (yang mana berkaitan).
|
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.4 |
|
Anggota Yang Dilantik |
1.7 |
Agihkan barang/bahan mengikut keperluan/permintaan anggota berdasarkan permohonan stok yang diterima di dalam Borang Permohonan Stok KEW.PS-7/ KEW.PS-8.
Rekod pengeluaran di dalam Kad Petak KEW.PS-3 setiap kali transaksi.
|
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.5 |
|
Anggota Yang Dilantik |
1.8 |
Jika bekalan yang digunakan didapati tidak menepati kualiti yang telah dijanjikan, maklumkan kepada Pegawai Stor mengikut saluran tertentu dengan menggunakan borang WPKL-BKP(G)-BK17-Notis Makluman Kecacatan / Ketidakpatuhan Bekalan / Perkhidmatan Selepas Perolehan (LPO). |
|
|
|
Anggota Yang Dilantik |
1.9 |
PEMERIKSAAN DI STOR UNIT |
|
Jalankan pengiraan stok 100% sekurang-kurangnya sekali setahun bagi semua stok di stor unit. Buat satu garisan merah pada transaksi di Kad Petak KEW PS 3 dan turunkan tandatangan serta tarikh. |
|
Anggota Yang Dilantik |
B.
|
2. PERINGKAT STOR UTAMA
|
|
PEROLEHAN BAHAN DAN STOK UNTUK STOR UTAMA |
|
Pegawai Stor / PT |
2.1 |
Buat perancangan bagi perolehan barang-barang dengan:
-
Menentukan keperluan pengguna berdasarkan inden tahun terdahulu.
-
Menerima borang pesanan yang lengkap dari peringkat unit dan kumpul mengikut senarai dan kod standard barang.
-
Membuat anggaran mengenai penggunaan yang diperlukan dengan menyemak keperluan sedia ada.
|
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.2
|
Hubungi pembekal yang tersenarai dalam Senari Pembekal Terpilih (SPT) untuk mendapatkan sebutharga
|
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.3 |
Terima sebutharga-sebutharga dari para pembekal dan buat pemilihan dengan kelulusan TPKN(G). Buat pesanan tempatan melalui sisteM ePerolehan. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK10 Urusan Kewangan. |
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.4
|
Terima bekalan bersama nota penyerahan dan invois dan semak secara visual atau diuji jika perlu.
Pastikan:
-
Barang yang diterima adalah seperti yang di pesan mengikut spesifikasi dari segi kuantiti dan kualiti serta direkod dalam borang KEW. PS-1 (Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)).
-
Tarikh luput tidak dilepasi.
|
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.2 |
|
Pegawai Stor / PT |
2.5 |
Maklum pada pembekal jika terdapat ketidakpatuhan dengan menggunakan borang KEW.PS-2-Borang Laporan Terimaan Barang-Barang. |
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.6 |
Pastikan:
-
Invois dan LPO telah lengkapkan oleh pembekal/ PPYM/Ketua Unit dan serahkan ke Unit Ibu Pejabat (Kewangan) / Pejabat PTJ untuk proses pembayaran.
-
Penilaian pembekal di lakukan oleh penerima dengan mengisi borang WPKL-BKP(G)-SS4-Senarai Semak Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO).
|
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.7 |
Buat pembayaran (Rujuk WPKL-BKP(G)-S12-Urusan Pembayaran). |
|
Pastikan:
-
Barang yang diterima adalah seperti yang di pesan mengikut spesifikasi dari segi kuantiti dan kualiti serta direkod dalam borang KEW. PS-1 (Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)).
-
Tarikh luput tidak dilepasi.
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.5
|
Maklum pada pembekal jika terdapat ketidakpatuhan dengan menggunakan borang KEW.PS-2-Borang Laporan Terimaan Barang-Barang.
|
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.6 |
Pastikan: |
-
Invois dan LPO telah lengkapkan oleh pembekal/ PPYM/Ketua Unit dan serahkan ke Unit Ibu Pejabat (Kewangan) / Pejabat PTJ untuk proses pembayaran.
-
Penilaian pembekal di lakukan oleh penerima dengan mengisi borang WPKL-BKP(G)-SS4-Senarai Semak Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO).
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.7
|
Buat pembayaran (Rujuk WPKL-BKP(G)-S12-Urusan Pembayaran).
|
|
C. PENERIMAAN
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.8 |
Pastikan bekalan yang diterima dan direkod dalam SPS dan cetak KEW PS 3 mengikut keperluan |
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.3 |
|
Pegawai Stor / PT |
2.9 |
Pastikan bekalan disimpan di tempat yang sesuai dan prinsip MDKD - Masuk Dulu Keluar Dulu diamalkan. |
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.4 |
|
Pegawai Stor / PT |
2.10 |
Pastikan bekalan diagih mengikut keperluan berdasarkan stok sediada. Kemas kini Rekod pengeluaran pada SPA/ KEW.PS-3 |
|
|
|
Pegawai Stor / PT |
2.11 |
Hubungi semua unit untuk urusan pengambilan bekalan keperluan. |
|
|
|
|
|
D. VERIFIKASI STOR (DI STOR UTAMA) |
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.6 |
|
TPKN(G) |
3.1 |
Calonkan anggota untuk Pemverifikasi Stor setiap 2 tahun dan majukan kepada Unit Aset JKN Negeri |
|
|
|
Pemverifikasi Stor |
3.2 |
Terima surat lantikan rasmi |
|
Jalankan verifikasi stor selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa sekurang-kurangnya 1 tahun sekali sebelum 31 Disember |
|
Pegawai Stor / PT / Angota Yang Dilantik |
3.3 |
Sahkan ketepatan rekod & stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok. |
|
|
|
|
3.4
|
Syorkan
-
Pengedaran barangan yang lambat bergerak atau hampir tarikh luput ke klinik-klinik lain mengikut keperluan.
-
Tindakan pelupusan dan hapus kira di mana perlu.
|
|
|
|
|
3.5 |
Lengkapkan & sahkan butiran maklumat di KEW.PS-10 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor). |
|
|
|
Pegawai Pemeriksa |
3.6 |
Terima surat lantikan secara rasmi daripada TPKN(G). Jalankan pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Tentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok. |
|
|
|
|
3.7 |
Semak, sahkan, syorkan penambahbaikan dan kemukakan KEW.PS 10 dan KEW.PS 11 kepada Unrusetia Pengurusan Aset untuk mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal |
|
Pastikan Pegawai Stor menjalankan tindakan penambahbaikan yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal. |
|
|
3.8 |
Hantar laporan berkaitan ke Unit Aset Negeri |
|
|
|
|
4.0 |
E. PELUPUSAN |
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.9 |
|
TPKN(G) |
4.1 |
Calonkan anggota untuk Pelupusan Stor (Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset dn Stor) setiap 2 tahun dan majukan kepada Unit Aset JKN Negeri. Pelantikan Lembaga Pemeriksa adalah menggunakan KEW.PS-19 |
|
Jalankan verifikasi stor selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa sekurang-kurangnya 1 tahun sekali sebelum 31 Disember. |
|
Pegawai Stor |
4.2 |
Kenal pasti stok yang perlu dilupuskan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dan asingkan |
|
|
|
Lembaga Pemeriksa |
4.3 |
Lakukan pemeriksaan ke atas stok. Kemukakan Laporan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) kepada Urusetia Pengurusan Aset/Urusetia Pelupusan Stok |
|
|
|
Pegawai Pengawal |
4.4 |
Terima kelulusan Pelupusan |
|
|
|
Pegawai Stor |
4.5 |
Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan (dalam tempoh 6 bulan dari tarikh kelulusan) |
|
|
|
Lembaga Pemeriksa |
4.6 |
Sediakan Sijil Pelupusan Stok KEW.PS-22 |
|
|
|
Pegawai Pemeriksa |
4.7 |
Kemaskini rekod pada kad KEW.PS-3 |
|
|
|
|
|
F. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA |
|
Rujuk Tatacara Pengurusan Stor A.M 6.10 |
|
Pegawai Stor |
5.1 |
Laporkan kehilangan stok kepada Ketua Jabatan dan buat laporan Polis dalam tempoh 24 Jam. |
|
|
|
TPKN(G) / Pegawai bertanggungjawab |
5.2 |
Sediakan Laporan Awal Kehilangan Stok KEW.PS-32. Kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (dalam tempoh 2 hari bekerja). |
|
|
|
Pegawai Pengawal |
5.3 |
Lantik Jawatankuasa Penyiasat Stok menggunakan Borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Stok KEW.PS-33 (dalam tempoh 2 minggu selepas KEW.PS-32 ditandatangan. |
|
|
|
Urusetia Kehilangan dan Hapus kira |
5.4 |
Jalankan siasatan. Sediakan Laporan Akhir KEW.PS-34 (dalam tempoh 1 bulan dari tarikh lantikan). Kemukakan kepada Urusetia untuk semakan. |
|
|
|
Pegawai Pengawal |
5.5 |
Beri ulasan serta syor dan luluskan hapus kira. |
|
|
|
TPKN(G) / Pegawai bertanggungjawab |
5.6 |
Terima kelulusan untuk proses kehilangan dan hapus kira |
|
|
|
Pegawai Stor |
5.7 |
Kemaskini kelulusan hapus kira pada Daftar Stok KEW.PS-3. |
|
|
|
Pegawai Pengawal |
5.8 |
Sediakan Sijil Hapus Kira Stok dan syorkan surcaj (jika ada) dan dibawa ke Pihak Berkuasa tatatertib dalam tempoh 3 bulan.(jika berkaitan) |
|
Rujuk 1Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Aset Kerajaan Tahun 2013 Tatacara-Pelupusan KP 2.6/2013. |
|
Pegawai Pengawal |
5.9 |
Kemukakan Sijil Hapus Kira Stok KEW.PS-35 kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 1 bulan |
|
|
|
Pegawai Pengawal |
5.10 |
Maklumkan kedudukan tindakan surcaj dalam tempoh 6 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan Malaysia. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
