Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

WPKL-BKP(G)-PK S05 - Pengurusan Stor
   
Pindaan : 1
Tarikh Kuatkuasa : 15-09-2016
Objektif Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan stor di peringkat stor utama / stor di peringkat Pusat Tanggung Jawab (PTJ) dan di stor unit supaya pengawalan barang-barang dijalan dengan baik dan sempurna.
Skop : Prosedur ini digunapakai bagi pengurusan stok di stor utama dan stor unit Bahagian Kesihatan Pergigian di Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya.

SINGKATAN / DEFINISI
 1 Pengarah JKN Pengarah Jabatan Kesihatan Negeri
 2 TPK(G) Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian) JKWPKL Dan Putrajaya
 3 PPD Pegawai Pergigian Daerah
 4 PPYM Pegawai Pergigian Yang Menjaga
 5 Pegawai Stor Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk mengurus stor
 6 Pegawai Pemeriksa Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk membuat pemeriksaan stok
 7 Pegawai Pemverifikasi Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menjalankan verifikasi stor 
 8 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia
 9 LPO Pesanan Kerajaan
10 Stor Utama  Stor di peringkat jabatan / PTJ
11 Stor Unit Stor di peringkat klinik yang bukan PTJ
     
 

SASARAN

Tiada
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
   1 Peringkat Stor Unit
 
 Anggota Yang Dilantik  1.1 Buat perancangan pesanan stok pada minggu ke-2 setiap penggal dengan:
  • memeriksa baki stok dan
  • mengenalpasti keperluan melalui semakan pada Kad Petak KEW.PS 4 / terima pemintaan daripada anggota klinik.
 Anggota Yang Dilantik  1.2 Buat inden tiga bulan sekali kepada Stor  Utama iaitu dalam masa sebulan daripada tarikh terimaan pesanan yang terakhir dengan menggunakan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok  ( KEW.PS-10 ) dalam dua salinan seperti berikut:
  •  Pesanan Barang-Barang Bahan Pergigian

                    - 1 salinan warna Putih dan 1 salinan warna Hijau

  • Pesanan Barang-Barang Inventori

                     - 2 salinan merah jambu

  • Pesanan Alatulis 

                     - 2 salinan warna Ungu

  • Pesanan Domestik

                      - 2 salinan warna Coklat Cerah

Rujuk WPKL-BKP(G)-AK8 - Menginden Keperluan Klinik

 
 Anggota Yang Dilantik  1.3 Kemukakan pesanan ( KEW.PS-10 ) kepada Ketua Unit / PPYM untuk semakan dan kelulusan dalam masa 2minggu selepas tarikh terimaan pesanan yang terakhir.
 
 PPYM / Ketua Unit  1.4 Hantar borang pesanan ( KEW.PS-10 ) ke Stor Utama untuk tindakan Pegawai Stor.
 
 Anggota Yang Dilantik

 1.5

Terima bekalan dari Stor Utama dan pastikan:

  • Barang yang diterima adalah seperti yang dipesan dari segi fizikal, kuantiti dan spesifikasi bekalan.
  • Tarikh luput kurang dari 6 bulan tidak dilepasi.
 
 Anggota Yang Dilantik

 1.6

Rekod dalam Kad Petak ( KEW PS-4 ) yang bersesuaian:

  • Warna merah jambu untuk stok bertarikh luput.
  • Warna hijau untuk stok tiada tarikh luput.
 
 Anggota Yang Dilantik  1.7 Untuk stok bertarikh luput, pastikan tarikh luput ditanda pada barang-barang yang mempunyai tarikh luput.
 
 Anggota Yang Dilantik  1.8 Simpan dan susun barang-barang di tempat yang sesuai dan selamat mengikut prinsip masuk dulu keluar dahulu (MDKD) / tarikh luput (yang mana berkaitan).
 
 Anggota Yang Dilantik  1.9 Sediakan label MDKD KEW PS-8 pada lokasi barang tersebut.
 
 Anggota Yang Dilantik

 1.10

Jika tempoh luput stok berkaitan hanya tinggal 6 bulan saja,

  • Senaraikan stok tersebut di dalam KEW PS 9 - Senarai Stok Bertarikh Luput.
  • Kemaskini kedudukan stok dengan mencatatkan baki stok dan tarikh kemaskini setiap bulan (untuk tempoh 6 bulan).
Sediakan Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5.
 Anggota Yang Dilantik  1.11 Agihkan barang/bahan mengikut keperluan/permintaan anggota berdasarkan permohonan stok yang diterima di dalam Borang Permohonan Stok KEW.PS-11.
Rekod pengeluaran di dalam Kad Petak KEW.PS-4 setiap kali transaksi.
 Anggota Yang Dilantik

 1.12

Jika bekalan yang digunakan didapati tidak menepati kualiti yang telah dijanjikan, maklumkan kepada Pegawai Stor mengikut saluran tertentu dengan menggunakan borang WPKL-BKP(G)-BK17-Notis Makluman Kecacatan / Ketidakpatuhan Bekalan / Perkhidmatan Selepas Perolehan (LPO).
 
    2 Peringkat Stor Utama
 
 Pegawai Stor / PT

  2.1

Buat perancangan bagi perolehan barang-barang dengan:

  • Menentukan keperluan pengguna.
  • Menerima borang pesanan yang lengkap dari peringkat unit dan kumpul mengikut senarai dan kod standard barang.
  • Membuat anggaran mengenai penggunaan yang diperlukan dengan menyemak keperluan sedia ada.
 
 Pegawai Stor / PT   2.2 Hubungi pembekal yang tersenarai dalam Senari Pembekal Terpilih (SPT) untuk mendapatkan sebutharga.
 
 Pegawai Stor / PT   2.3 Terima sebutharga-sebutharga dari para pembekal dan buat pemilihan dengan kelulusan  TPK(G). Buat pesanan tempatan melalui sistem eSPKB/ eP. Rujuk WPKL-BKP(G)-AK10 Urusan Kewangan.
 
 Pegawai Stor / PT   2.4 Terima bekalan bersama nota penyerahan dan invois dan semak secara visual atau diuji jika perlu.

 Pastikan:

  • Barang yang diterima adalah seperti yang di pesan mengikut spesifikasi dari segi kuantiti dan kualiti serta direkod dalam borang KEW. PS-1 (Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)).
  • Tarikh luput tidak dilepasi.
 Pegawai Stor / PT

  2.5

Maklum pada pembekal jika terdapat ketidakpatuhan dengan menggunakan borang KEW.PS-2-Borang Laporan Terimaan Barang-Barang.
 
 Pegawai Stor / PT   2.6 Pastikan:
  • Invois dan LPO telah lengkapkan oleh pembekal/ PPYM/Ketua Unit dan serahkan ke Unit Ibu Pejabat (Kewangan) / Pejabat PTJ untuk proses pembayaran.
  • Penilaian pembekal di lakukan oleh penerima dengan mengisi borang WPKL-BKP(G)-SS4-Senarai Semak Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan Melalui  Pesanan Kerajaan (LPO).
 Pegawai Stor / PT   2.7 Buat pembayaran (Rujuk WPKL-BKP(G)-S12-Urusan Pembayaran).
 
 Pegawai Stor / PT   2.8  Pastikan bekalan yang diterima direkod pada setiap kali transaksi(mengguna dakwat merah) pada
  • Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan
  • Kad Petak (KEW.PS-4) merah jambu dan hijau.
 Pegawai Stor / PT   2.9 Pastikan bekalan disimpan di tempat yang sesuai dan prinsip MDKD - Masuk Dulu Keluar Dulu diamalkan.
 
 Anggota Yang Dilantik    2.10 Sediakan label MDKD KEW.PS-8 pada lokasi barang tersebut.
 
 Pegawai Stor / PT   2.11 Kemukakan Borang Pesanan semua unit untuk mendapat kelulusan TPK(G) / Ketua Unit PTJ sebelum pengagihan
 
 Pegawai Stor / PT   2.12 Pastikan bekalan diagih mengikut keperluan berdasarkan stok sediada. Rekod pengeluaran dalam Borang Pesanan, Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (guna dakwat hitam/biru untuk ruangan terimaan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak).
 
 Pegawai Stor / PT   2.13  Hubungi semua unit untuk urusan pengambilan bekalan keperluan.
 
    3  Pengiraan Stok (di Stor Utama dan Stor Unit)
 
 Pegawai Stor / PT / Angota Yang Dilantik    Jalankan pengiraan stok 100% apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran. Buat satu garisan merah pada transaksi di Kad Petak dan turunkan tandatangan serta tarikh.
 
    4  Pemeriksaan Stok (di Stor Utama)
 
 TPK(G)   4.1 Lantik Pegawai Pemeriksa
 
 Pegawai Pemeriksa   4.2 Terima surat lantikan secara rasmi daripada TPK(G). Jalankan pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Tentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok.
 
    4.3 Buat satu garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan turunkan tandatangan dan tarikh.
Senaraikan stok yang diperiksa dalam Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor Tahun.......(KEW.PS-14) untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor. 
    5  Verifikasi Stor (di Stor Utama)
 
 TPK(G)   5.1 Lantik Pemverifikasi Stor.
 
 Pemverifikasi Stor   5.2 Terima surat lantikan secara rasmi daripada TPK(G).
Jalankan verifikasi stor selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa sekurang-kurangnya 1 tahun sekali sebelum 31 Disember.
    5.3 Sahkan ketepatan rekod & stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok.
 
    5.4 Syorkan :
  • Pengedaran barangan yang lambat bergerak atau hampir tarikh luput ke klinik-klinik lain mengikut keperluan.
  • Tindakan pelupusan dan hapus kira di mana perlu.
    5.5 Lengkapkan & sahkan butiran maklumat di KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor).
 
    5.6 Pastikan Lampiran KEW.PS-17 diisi sekiranya terdapat perbezaan / perselisihan stok. Dapatkan kelulusan Ketua Jabatan / TPK(G). Rekod dan sahkan transaksi stok pelarasan stok pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.
 
    5.7 Sediakan laporan pengurusan stor secara keseluruhan dalam Borang Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15.
Kemukan Laporan KEW.PS-14, KEW.PS-15 & KEW.PS-17 (jika ada) kepada TPK(G) untuk tindakan.
 TPK(G)   5.8 Semak, sahkan, syorkan penambahbaikan & kemukakan KEW.PS-14 & KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset untuk mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.
Pastikan Pegawai Stor menjalankan tindakan penambahbaikan yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal.
 Urusetia Pengurusan Aset   5.9 Semak KEW.PS-14, KEW.PS-15 & sediakan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 untuk perakuan & tandatangan Pegawai Pengawal.
 
    5.10 Kemukakan Laporan Tahunan keseluruhan Pengurusan Stor, KEW.PS-15 & Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 kepada Perbendaharaan melalui Pengarah Kesihatan Negeri (Pegawai Pengawal) sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
 
    6 Pelupusan 
 a. Bagi Stok Bernilai Rendah (< RM10,000)
TPK(G)   6.1 Lantik Pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan.
 
 Pegawai Pemeriksa   6.2 Sediakan laporan menggunakan KEW.PS-19. 
Catat keadaan stok dan syor kaedah pelupusan untuk kelulusan Ketua Jabatan/TPK(G).
Pegawai Stor   6.3 Buat pelupusan. Kemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.
 
TPK(G)   6.4 Kemukakan Laporan Pelupusan Stok (KEW.PS-19) kepada Urusetia Pengurusan Aset/Urusetia Pelupusan Stok.
 
Urusetia Pengurusan Aset   6.5 Kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
 
    6.6 b. Bagi Stok Bernilai Tinggi
Rujuk 1Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Aset Kerajaan Tahun 2013 Tatacara-Pelupusan KP 2.6/2013.
   7 Kehilangan Dan Hapus Kira
a.Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah
Pegawai Stor  7.1 Sediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21 dengan merujuk syor dalam KEW.PS-14.
Kemukakan kepada Ketua Jabatan / TPK(G) untuk disahkan  sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk Hapus Kira.
 Pegawai Stor  7.2 Kemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.
 
Urusetia Pengurusan Aset  7.3 Kemukakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22 kepada Perbendaharaan (melalui Pegawai Pengawal) sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
 
 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
1. LPO - Pesanan Kerajaan   7 tahun
2. WPKL-BKP(G)-BK17 - Notis Makluman Kecacatan / Ketidakpatuhan Bekalan / Perkhidmatan Selepas Perolehan (LPO)   2 tahun
3. WPKL-BKP(G)-SS4A - Senarai Semak Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO)  2 tahun
4 . KEW.PS-1 - Borang Terimaan Barang-barang (BTB)  Tiada Had
5. KEW.PS-2 - Borang Laporan Terimaan Barang-barang  Tiada Had
6. KEW.PS-3 - Kad Kawalan Stok  Tiada Had
7. KEW.PS-4 - Kad Petak  Tiada Had
8. KEW.PS-5 - Senarai Daftar Kad Kawalan Stok  Tiada Had
9. KEW.PS-8 - Label Masuk - Dahulu - Keluar - Dahulu (MDKD)  Tiada Had
10. KEW.PS-9 - Senarai Stok Bertarikh Luput  Tiada Had
11. KEW.PS-10 - Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok  Tiada Had
12. KEW.PS-11 - Borang Permohonan Stok  Tiada Had
13.  KEW.PS-14 - Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor Tahun.....  Tiada Had
14. KEW.PS-15 - Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun.....  Tiada Had
15. KEW.PS-16 - Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun.....    Tiada Had
16. KEW.PS-17 - Penyata Pelarasan Stok  Tiada Had
17. KEW.PS-19 - Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah  Tiada Had
18. KEW.PS-20 - Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun.....  Tiada Had
19. KEW.PS-21 - Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah  Tiada Had
20. KEW.PS-22 - Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok Tahun.....  Tiada Had
 

RUJUKAN
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  WPKL-BKP(G)-BK 17 - Notis Makluman Kecacatan / Ketidakpatuhan Bekalan / Perkhidmatan Selepas Perolehan
  Senarai Semak   
  WPKL-BKP(G)-SS 04A - Senarai Semak Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan Melalui Pesanan Kerajaan (LPO)
  Dokumen Luaran   
  WPKL-BKP(G)-DL-22 - TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN
  Pemilik Dokumen
  Muzamil bin Mustakim
 

REKOD PINDAAN
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
 
Home Manual Kualiti Prosedur Kualiti