|
1.0 Terima Salinan Punca Maklumat
1.1 Bagi semua aset yang dibeli, disewa dan diterima, satu salinan punca maklumat seperti pesanan rasmi kerajaan dan nota serahan atau invois atau dokumen kontrak atau manual pengguna atau surat ikatan perjanjian atau daftar penerimaan secara pindahan atau kad jaminan, akan diterima oleh Pegawai Aset daripada Pembantu Tadbir yang dipertanggungjawabkan bagi tujuan untuk diberikan nombor pendaftaran.
1.1.1 Pembantu Tadbir hendaklah menghantar salinan tersebut sebaik sahaja diterima daripada pegawai penerima.
2.0 Tentukan Kategori Aset
2.1 Apabila menerima salinanan punca maklumat, Pegawai Aset hendaklah menentukan kategori aset sama ada harta modal atau inventori berpandukan Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007.
3.0 Senaraikan Dalam Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori
3.1 Setelah kategori sesuatu aset ditentukan, maka Pegawai aset hendaklah mendaftarkan aset yang telah diterima dengan menyenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) atau Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5) dalam tempoh masa 14 hari dari tarikh pengesahan penerimaan salinan punca maklumat.
4.0 Cop Pengesahan Pendaftaran Pada Punca Maklumat
4.1 Apabila nombor pendaftaran telah diberikan kepada sesuatu aset, Pegawai Aset atau pembantu kepada Pegawai Aset hendaklah meletakkan cop pengesahan pendaftaran pada salinan punca maklumat dalam masa 14 hari dari tarikh penerimaan oleh pegawai penerima.
5.0 Penyediaan Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori
5.1 Apabila sesuatu aset telah diberi nombor pendaftaran, pembantu kepada Pegawai Aset hendaklah menyediakan kad Daftar Harta Modal ( KEW.PA-2) atau kad Daftar Inventori (KEW.PA-3) sebelum diserahkan kepada Ketua Jabatan untuk ditandatangan dalam tempoh sebulan dari tarikh serahan.
6.0 Mendapatkan Pengakuan Penempatan Aset Di Lokasi
6.1 Setelah aset diterima oleh pegawai yang menjaga bilik, pembantu kepada pegawai aset hendaklah mendapatkan pengesahan maklumat penempatan pada KEW.PA 2 atau KEW.PA-3 terhadap aset yang diterima.
6.1.1 Sekiranya didapati betul, pegawai yang menjaga bilik hendaklah menandatangani kad Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau kad Daftar Inventori (KEW.PA-3) pada bahagian ‘Penempatan’.
6.1.2 Jika didapati tidak betul, pegawai yang menjaga bilik hendaklah mengembalikan kad kepada pembantu kepada Pegawai Aset untuk pembetulan.
7.0 Melabel Nombor Siri Pendaftaran Dan Hak Kerajaan Malaysia
7.1 Apabila maklumat penempatan didapati betul, pembantu kepada Pegawai Aset hendaklah melabelkan nombor pendaftaran dan Hak Kerajaan Malaysia pada aset berkenaan di lokasi berkaitan mengikut klausa 11.2 Bab B – Pendaftaran dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007.
8.0 Kemaskini Senarai Aset
8.1 Setelah menerima aset, pegawai yang menjaga bilik hendaklah mengemaskini Senarai Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-7) di lokasi berkenaan.
8.1.1 Apabila KEW.PA-7 telah dikemaskini, pegawai yang menjaga bilik hendaklah mempamerkan KEW.PA-7 di lokasi selewat-lewatnya dalam tempoh dua minggu dari tarikh penerimaan aset dan juga menyerahkan satu salinan kepada Pegawai Aset untuk makluman.
9.0 Pergerakan Aset
9.1 Jika ada aset yang dipinjam atau ditempatkan sementara di lokasi lain, pegawai yang menjaga bilik hendaklah merekodkan pergerakan aset tersebut pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6) mengikut klausa 11.3 Bab B- Pendaftaran pada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007.
9.2 Bagi aset yang dipindahkan secara tetap, pegawai yang menjaga bilik hendaklah mengisi Borang Permohonan Pemindahan Harta Modal/Inventori (BK/PT/19) dengan mendapat sokongan daripada Ketua Unit dan kelulusan daripada Ketua Jabatan sebelum menyerahkan satu salinan kepada Pegawai Aset untuk tujuan mengemaskini data induk (KEW.PA-4 atau KEW.PA-5).
9.3 Bagi aset yang di bawa keluar dari institusi ini, pegawai yang menjaga bilik hendaklah mendapat kebenaran daripada Pengarah PPKK & KLPM dengan mengisi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan/Alat ganti/ Lain-lain barang (BK/PT/03) Pusat Pergigian Kanak-Kanak & Kolej Latihan Pergigian Malaysia.
10.0 Penyimpanan Daftar Aset
10.1 Bagi kad asal KEW.PA-2/KEW 312 atau KEW.PA-3/KEW 313 yang lengkap, hendaklah disimpan dalam fail kulit keras oleh Pegawai Aset di dalam kabinet berkunci dan salinan KEW.PA-2/KEW 312 atau KEW.PA-3/KEW 313 hendaklah disimpan oleh pegawai yang menjaga bilik.
11.0 Penyediaan Laporan Suku Tahun
11.1 Bagi setiap tiga bulan, Pegawai Aset hendaklah menyediakan laporan suku tahun untuk dihantar ke Bahagian Perolehan dan Penswastaan, KKM. dengan menggunakan borang-borang berikut:
a. Laporan semasa aset alih kerajaan Kementerian Kesihatan Malaysia;
b. Laporan pelupusan aset yang nilai perolehan asalnya tidak melebihi RM 50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 500,000 dan diluluskan oleh pengarah Jabatan kesihatan negeri bagi tempoh......;
c. Laporan semasa pemeriksaan aset alih kerajaan Kementerian Kesihatan Malaysia.
12.0 Penyediaan Laporan Tahunan
12.1 Bagi laporan tahunan, Pegawai Aset hendaklah menyediakan laporan tahunan pada awal tahun berikutnya dengan menggunakan borang-borang seperti berikut;
a. Senarai Daftar Harta Modal ( KEW.PA-4;)
b. Senarai Daftar Inventori ( KEW.PA-5);
c. Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8);
d. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori ( KEW.PA-12);
e. Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan ( KEW.PA-20 );
f. Laporan Tindakan surcaj/tatatertib Aset Alih kerajaan (KEW.PA-32);
g. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapuskira Aset Alih Kerajaan ( KEW.P-33).
13.0 Pemeriksaan Aset
13.1 Berdasarkan jadual pemeriksaan tahunan yang telah dirancang, Pegawai Pemeriksa hendaklah membuat pemeriksaan aset dengan menggunakan borang Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan borang Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) untuk tujuan berikut;
a. Mengetahui keadaan dan prestasinya;
b. Memastikan setiap aset mempunyai daftar atau rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;
c. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
Disediakan oleh: Dr Norrizan bt Basir; t/t:
Disemak oleh 1: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr Hasenah bt Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
