|
1.0 Mengenalpasti Ketakakuran Yang Berkemungkinan Berlaku
1.1 Berdasarkan kepada analisis data mengikut Jadual Analisis Data daripada sumber-sumber yang berkaitan dengan yang berikut:
a. Kepuasan pelanggan;
b. Keakuran produk;
c. Ciri dan gerak laku proses dan produk;
d. Pembekal dan kontraktor. Setiap Ketua Unit (KU) hendaklah mengenalpasti ketakakuran yang berkemungkinan berlaku bagi memulakan tindakan pencegahan.
2.0 Mengeluarkan Laporan Tindakan Pencegahan
2.1 Sekiranya terdapat laporan atau dikesan ketakakuran yang berkemungkinan berlaku, KU yang berkaitan hendaklah memaklumkan kepada Wakil Pengurusan (WP) agar Borang Tindakan Pencegahan (PAR; BK/PT/24) boleh dikeluarkan bagi membuat siasatan ke atas punca ketakakuran yang berkemungkinan berlaku.
2.2 Semasa PAR dikeluarkan, WP hendaklah menetapkan tarikh jawab-balas pertama hasil siasatan punca ketakakuran yang berkemungkinan berlaku dan pelan tindakan pencegahan perlu dikembalikan, iaitu selewat-lewatnya 14 hari dari tarikh PAR dikeluarkan.
2.3 Dalam masa yang sama, WP hendaklah mengarahkan Pengawal Dokumen (PD) untuk menyimpan sesalinan PAR tersebut ke dalam Fail PAR.
2.3.1 PD hendaklah merekod ke dalam Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25) butiran seperti nombor PAR, ringkasan perihal ketakakuran yang berkemungkinan berlaku, kepada siapa dikeluarkan, tarikh dikeluarkan dan tarikh jawab-balas pertama.
2.3.2 PD hendaklah juga memantau PAR yang dikembalikan di dalam tempoh tarikh jawab-balas pertama tersebut.
2.3.2.1 Sekiranya KU tidak mengembalikan PAR selewat-lewatnya 21 hari dari tarikh dikeluarkan, PD hendaklah mengeluarkan notis peringatan pertama dan disusuli dengan panggilan secara lisan yang perlu direkodkan di ruangan “catatan” pada Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25).
2.3.2.2 Jika KU masih lagi tidak mengembalikan PAR selepas 28 hari dari tarikh dikeluarkan, PD hendaklah mengeluarkan notis peringatan kedua dan disusuli dengan panggilan secara lisan yang perlu direkodkan di ruangan “catatan” pada Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25).
3.0 Menjalankan Siasatan Ke Atas Penyebab Potensi Ketakakuran
3.1 WP hendaklah mengarahkan KU berkaitan untuk membuat siasatan bagi mempastikan sebab-sebab ketakakuran yang berkemungkinan berlaku.
3.1.1 Siasatan dijalankan dengan cara menemuduga personel-personel terbabit dan juga menilai rekod-rekod atau proses-proses yang berkaitan.
3.2 Sekiranya perlu, sebuah pasukan khas hendaklah ditubuhkan bagi mendalami serta menyiasat punca ketakakuran yang berkemungkinan berlaku.
3.3 Setelah dikenalpasti segala penyebab, KU/Ketua Pasukan berkenaan hendaklah merekodkannya ke dalam Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25).
4.0 Menilai Keperluan Tindakan Pencegahan
4.1 Berdasarkan kepada hasil siasatan, KU hendaklah membuat penilaian sama ada tindakan pencegahan perlu dimulakan bagi mencegah ketakakuran yang berkemungkinan berlaku.
5.0 Menentukan Tindakan Pencegahan Bersesuaian
5.1 Sekiranya tindakan pencegahan perlu dilaksanakan, KU hendaklah berbincang dengan personel-personel unit berkaitan bagi menentukan tindakan pencegahan yang bersesuaian untuk menangani sebab-sebab ketakakuran yang berkemungkinan berlaku.
5.1.1 Pelan tindakan pencegahan hendaklah direkodkan ke dalam PAR dan dikembalikan untuk mendapat persetujuan WP dalam tempoh tarikh jawab-balas pertama.
5.1.2 Sekiranya dipersetujui, WP hendaklah membuat pengesahan di ruangan perancangan tindakan pada PAR tersebut.
5.1.3 Sebelum memulangkan PAR kepada KU, WP hendaklah menetapkan tarikh jawab-balas kedua dengan berpandukan kepada anggaran tarikh jangka-siap yang telah ditetapkan pada pelan tindakan pencegahan, iaitu selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh jangka-siap.
5.1.4 Dalam masa yang sama, WP hendaklah mengarahkan PD untuk menyimpan sesalinan PAR tersebut ke dalam Fail PAR.
5.1.4.1 PD hendaklah merekod tarikh jawab-balas kedua ke dalam Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25) dan juga memantau Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25) yang dikembalikan di dalam tempoh tarikh jawab-balas kedua tersebut.
5.1.4.1.1 Sekiranya KU tidak mengembalikan PAR selepas 7 hari dari tarikh jawab-balas kedua, PD hendaklah mengeluarkan notis peringatan pertama dan disusuli dengan panggilan secara lisan yang perlu direkodkan di ruangan “catatan” pada Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25).
5.1.4.1.2 Jika KU masih lagi tidak mengembalikan PAR selepas 14 hari daripada tarikh jawab-balas kedua, PD hendaklah mengeluarkan notis peringatan kedua dan disusuli dengan panggilan secara lisan yang perlu direkodkan di ruangan “catatan” pada Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25).
6.0 Melaksanakan Tindakan Pencegahan
6.1 Setelah ditentukan tindakan pencegahan bersesuaian, Personel Yang Di Pertanggungjawab (PYDP) hendaklah secepat mungkin melaksanakan tindakan pencegahan dalam skala masa yang ditetapkan.
6.2 Apabila tindakan pencegahan telah dilaksanakan, PYDP yang berkaitan hendaklah merekodkannya ke dalam PAR dan perlu ditandatangani oleh KU yang berkenaan.
7.0 Menyemak Keberkesanan Tindakan Pencegahan
7.1 Setelah tindakan pencegahan dilaksanakan, KU hendaklah mengembalikan PAR kepada WP selewat-lewatnya 7 dari tarikh tindakan dilaksanakan bagi menyemak keberkesanan tindakan pencegahan.
7.2 Setelah menerima kembali PAR, WP hendaklah menetapkan tarikh untuk mengkaji semula tindakan pencegahan di ruangan pada PAR, iaitu dalam tempoh 1 hingga 3 bulan dari tarikh tindakan dilaksanakan.
7.2.1 WP hendaklah memantau tarikh sepatutnya untuk membuat semakan semula dengan menggunakan Log Laporan Tindakan Pembetulan (CAR)/Pencegahan (PAR) (BK/PT/25).
7.3 Menjelang tarikh ditetapkan, WP hendaklah mengarahkan Timbalan WP melihat kembali aspek ketakakuran yang berkemungkinan berlaku dan menyemak semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan dan seterusnya merekod keputusan dan laporan penyemakan ke dalam PAR.
7.3.1 Sekira ianya berkesan, WP hendaklah merekodkan keputusan semakan semula tersebut di bahagian akhir PAR, lalu disahkan.
7.3.2 Jika sebaliknya, WP hendaklah mengeluarkan PAR yang baru (menggunakan nombor PAR yang sama dengan ditanda “A”) dan mengarahkan KU yang terlibat untuk melaksanakan semula satu lagi siasatan dan tindakan pencegahan.
7.4 Setelah itu, WP hendaklah membentang dan membincangkan status semua tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).
Disediakan oleh: Dr. Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Disemak oleh 1: Dr. Naziah binti Ahmad Azli; t/t:
Diluluskan oleh: Dr. Hasenah binti Mod. Zaki, Pengarah; t/t: |
