TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
|
Pegawai Penerima |
1. |
|
PENERIMAAN |
|
|
|
|
|
|
|
1.1 |
|
Terima aset bersama-sama punca maklumat : |
|
|
|
|
|
|
|
1.1.1 |
|
Aset yang dibeli : |
|
|
|
a) |
Pesanan Rasmi Kerajaan |
|
|
|
b) |
Nota Serahan |
|
|
|
c) |
Invois |
|
|
|
d) |
Dokumen Kontrak |
|
|
|
e) |
Kad Jaminan |
|
|
|
f) |
Manual Pengguna |
|
|
|
g) |
Dokumen lain yang berkaitan |
|
|
|
|
|
|
|
1.1.2 |
|
Aset Sewa Beli : |
|
|
|
a) |
Surat Ikatan Perjanjian |
|
|
|
b) |
Dokumen lain yang berkaitan |
|
|
|
|
|
|
|
1.1.3 |
|
Aset diterima dari sumber lain : |
|
|
|
a) |
Salinan daftar jika secara pindahan |
|
|
|
b) |
Surat kelulusan menerima hadiah |
|
|
|
c) |
Salinan Sijil Lucuthak |
|
|
|
|
|
|
|
1.1.4 |
|
Aset yang belum pernah didaftar |
|
|
|
a) |
Maklumat di fizikal aset |
|
|
|
b) |
Sumber lain yang berkaitan |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Penerima |
1.2 |
|
Periksa secara visual atau pun diuji (di mana perlu) aset yang diterima dan pastikan memenuhi spesifikasi dari |
|
|
|
|
segi kualiti dan kuantiti dengan membandingkan butiran dalam pesanan kerajaan dan nota serahan / LPO |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset |
1.3 |
|
Untuk verifikasi penerimaan, cop dan sahkan pada nota serahan / LPO |
|
|
|
|
"Telah direkodkan pada .................................'' |
|
|
|
|
''Nombor Siri Pendaftaran Aset......................'' |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
1.4 |
|
Jika peralatan / aset memerlukan ujian / pentauliahan / latihan, buat temujanji / jadual dengan pihak pembekal |
|
|
|
|
(jika berkaitan) |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Penerima |
1.5 |
|
Jika terdapat ketidakpatuhan, isi dan hantar Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 kepada |
|
|
|
|
pembekal. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Penerima |
1.6 |
|
Pastikan tindakan pembetulan diambil : |
|
|
|
|
- Dapatkan gantian barang yang rosak atau pembekal baiki barang yang rosak. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
1.7 |
|
Jika tiada ketidakpatuhan, uruskan pembayaran. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Penerima / PYDP |
1.8 |
|
Kumpulkan maklumat mengenai pembekal seperti di dalam Senarai Semak Prestasi Pembekal PKPKed - SS |
|
|
|
|
05 / PIN.00. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal PKPKed - BK 23 / PIN.00 dan Rumusan Pemilihan Pembekal PKPKed - |
|
|
|
|
BK 24 / PIN.00. Bincang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
PENDAFTARAN |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.1 |
|
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam masa dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Rujuk |
|
|
|
|
Pekeliling Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset - Bab B. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.2 |
|
Pendaftaran aset hadiah. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Aset - Bab B. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.3 |
|
Pendaftaran aset lucuthak. Rujuk Pekeliling Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Aset - Bab B. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.4 |
|
Pendaftaran harta modal dibuat dalam Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Aset Bernilai Rendah di dalam |
|
|
|
|
KEW.PA - 3. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.5 |
|
Sediakan Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Aset Bernilai Rendah KEW.PA-5. Senarai ini |
|
|
|
|
perlu dihantar ke Unit Pengurusan Aset, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah setiap tahun mengikut jadual. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.6 |
|
Semua aset perlu diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan |
|
|
|
|
tanda HAK KERAJAAN MALAYSIA dan nombor pendaftaran. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
2.7 |
|
Pergerakan aset untuk pinjaman atau penempatan sementara direkod dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal |
|
|
|
|
dan Aset Bernilai Rendah KEW.PA - 6. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
2.8 |
a) |
Semua daftar hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. |
|
|
|
b) |
Semua daftar asal disimpan samada oleh Pegawai Aset atau di lokasi penempatan. Jika daftar asal disimpan oleh |
|
|
|
|
Pegawai Aset, maka salinan perlu disimpan di lokasi penempatan dan sebaliknya. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.9 |
|
Sediakan Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 7 di lokasi penempatan dalam dua (2) salinan. Senarai ini hendaklah |
|
|
|
|
dikemaskini jika terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai yang bertanggungjawab. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
2.10 |
|
Sediakan Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah KEW.PA-8 dan kemukakan kepada Pegawai |
|
|
|
|
Pengawal melalui Unit Pengurusan Aset, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN |
|
|
|
|
|
|
Ketua Jabatan / Pegawai Aset / PYDP |
3.1 |
a) |
Semua aset hendaklah digunakan untuk rasmi sahaja dan dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan |
|
|
|
|
berkelayakan. |
|
|
|
b) |
Kerosakan aset kerajaan hendaklah dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan PKPKed - |
|
|
|
|
BK 31 / PIN.00 oleh pengguna akhir dan Pegawai Aset akan mengisi Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan |
|
|
|
|
KEW.PA - 9. |
|
|
|
c) |
Aset yang dibawa keluar dari penempatan asal perlu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. |
|
|
|
d) |
Penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan dibuat mengikut peraturan semasa yang |
|
|
|
|
berkuatkuasa. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
3.2 |
a) |
Aset kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa dikawalselia mengikut Arahan |
|
|
|
|
Keselamatan Kerajaan. |
|
|
|
b) |
Setiap pegawai bertanggungjawab terhadap kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah kawalannya. |
|
|
|
c) |
Tindakan termasuk surcaj boleh dikenakan kepada pegawai yang gagal mematuhi Peraturan 3.2(a) dan 3.2(b) di |
|
|
|
|
bawah Seksyen 18(c) Prosedur Kewangan 1957. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Pemeriksa Aset |
3.3 |
|
Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fiziakal, rekod dan penempatan sebenar. |
|
|
|
a) |
Pegawai Pemeriksa memeriksa semua Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah sekurang-kurangnya sekali |
|
|
|
|
setahun. |
|
|
|
b) |
Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA - 10 dan Laporan Pemeriksaan |
|
|
|
|
Aset Bernilai Rendah KEW.PA - 11 kepada Ketua Jabatan. |
|
|
|
c) |
Ketua Jabatan mengemukakan KEW.PA - 10 dan KEW.PA - 11 serta Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset |
|
|
|
|
Bernilai Rendah KEW.PA - 12 kepada Unit Pengurusan Aset, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah. |
|
|
|
d) |
Ketua Jabatan hendaklah melakukan pemeriksaan mengejut bagi memastikan peraturan ini dipatuhi. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
PENYELENGGARAAN |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
4.1 |
|
Penyelenggaraan Pencegahan : |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset bertanggungjawab melaksanakan semua langkah-langkah penyelenggaraan. (Rujuk Tatacara Pengurusan |
|
|
|
|
Aset - Bab D) |
|
|
|
a) |
Sediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan KEW.PA - 13. |
|
|
|
b) |
Kenalpasti dan sediakan jadual aset alih yang perlu penyelenggaraan / pemonitoran pententukuran / kalibrasi. Rujuk |
|
|
|
|
PKPKed - BK 32 / PIN.00 |
|
|
|
c) |
Pastikan pihak yang menjalankan penyelenggaraan atau kalibrasi. |
|
|
|
d) |
Jalankan penyelenggaraan dan kalibrasi mengikut jadual dan arahan "Manual Guide" peralatan. Rujuk senarai semak |
|
|
|
|
PKPKed - SS 04 / PIN.00 dan Panduan Penyelenggaraan Harian / Mingguan Peralatan Pergigian. |
|
|
|
e) |
Setiap penyelenggaraan direkod dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA - 14. |
|
|
|
f) |
Menyelia dan memantau penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan di |
|
|
|
|
dalam perjanjian dipatuhi. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
4.2 |
|
Penyelenggaraan Pemulihan : |
|
|
|
|
|
|
|
|
a) |
Terima aduan kerosakan kelengkapan atau peralatan daripada pengguna seperti yang tercatat di dalam Borang Aduan |
|
|
|
|
Kerosakan Peralatan PKPKed - BK 31 / PIN.00 dan catat di dalam PG 104 - Pin.3 / 04. |
|
|
|
b) |
Tentukan samada peralatan masih dalam masa jaminan pembekal. Jika masih dalam jaminan, hubungi pembekal untuk |
|
|
|
|
pembaikan. |
|
|
|
c) |
Jika melebihi tempoh jaminan, Juruteknologi Pergigian U29 lakukan pembaikan, jika boleh. |
|
|
|
d) |
Jika tidak boleh dibaiki, rujuk kepada Juruteknologi Pergigian U32 / syarikat swasta / pembekal. Isi KEW.PA - 9. |
|
|
|
e) |
Dapatkan sebutharga untuk kerja berkaitan. Isi PKPKed - BK 22 / PIn.00 - Borang Permohonan Kelulusan Untuk Pembelian / |
|
|
|
|
Perkhidmatan. |
|
|
|
f) |
Dapatkan kelulusan Pegawai Pergigian Daerah dan maklumkan kepada syarikat swasta / pembekal untuk membuat |
|
|
|
|
pembaikan. |
|
|
|
g) |
Terima kembali peralatan yang telah dibaiki. Buat ujian untuk memastikan pembaikan sempurna. Jika masih rosak, |
|
|
|
|
kembalikan semula kepada pembekal untuk pembaikan. |
|
|
|
h) |
Rekod butiran pembaikan dalam KEW.PA - 14 dan PG 104 - PIN. 3 / 04 serta kembalikan peralatan kepada pengguna. (Bagi |
|
|
|
|
tempat yang mempunyai perkhidmatan sokongan hospital, semua urusan pembaikan dikendalikan oleh pihak berkenaan) |
|
|
|
i) |
Masukkan ke dalam senarai pelupusan jika tidak ekonomi untuk dibaiki. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
PELUPUSAN |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.1 |
|
Kenalpasti dan sediakan satu senarai aset yang hendak dilupuskan mengikut kategori / jenis. |
|
|
|
a) |
Tidak ekonomi dibaiki |
|
|
|
b) |
Usang / obselete |
|
|
|
c) |
Rosak dan tidak boleh digunakan. |
|
|
|
d) |
Luput tempoh penggunaan |
|
|
|
e) |
Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum |
|
|
|
f) |
Tiada alat ganti |
|
|
|
g) |
Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan |
|
|
|
h) |
Disyor selepas pemeriksaaan aset |
|
|
|
i) |
Tidak lagi diperlukan oleh jabatan |
|
|
|
j) |
Perubahan terknologi dan |
|
|
|
k) |
Melebihi keperluan |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.2 |
|
Asing dan label barang-barang. |
|
|
|
|
Dapatkan Perakuan Pelupusan KEW.PA-16 (PEP) bagi aset seperti berikut : |
|
|
|
a) |
Kenderaan - JKR Mekanikal |
|
|
|
b) |
Peralatan Elektrik - JKR Elektrik |
|
|
|
c) |
Perkakasn Komputer - Penolong Pegawai ICT Gred F32 - F36 |
|
|
|
d) |
Peralatan Pergigian - Juruteknogi Pergigian U36 - U40 |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.3 |
|
Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksaan KEW.PA - 17. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.4 |
|
Membuat temujanji dengan Lembaga Pemeriksa. |
|
|
|
|
|
|
Lembaga Pemeriksa Pelupusan |
5.5 |
|
Setelah melakukan pemeriksaan, Lembaga Pemeriksa Pelupusan melengkapkan dan menandatangani KEW.PA - 17. |
|
|
|
|
|
|
Lembaga Pemeriksa Pelupusan |
5.6 |
|
Kemukakan KEW.PA - 17 kepada Urusetia Pelupusan. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.7 |
|
Urusetia Pelupusan menyemak KEW.PA - 17 dan pastikan dokumen sokongan berikut disertakan: |
|
|
|
a) |
PEP bagi aset mekanikal / peralatan teknikal / perkakasan komputer. |
|
|
|
b) |
Justifikasi jabatan - syor kaedah pelupusan. |
|
|
|
c) |
Laporan kemalangan bagi kenderaan yang terlibat dalam kemalangan. |
|
|
|
d) |
Gambar aset, jika perlu |
|
|
|
e) |
Surat permohonan daripada pihak ketiga bagi kaedah hadiah / pindahan. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.8 |
|
Jika tidak lengkap ulangi langkah 5.5. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.9 |
|
Jika lengkap, tentukan Kuasa Melulus. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jika tidak melibatkan kecuaian Pegawai Awam : |
|
|
|
a) |
Perbendaharaan jika nilai perolehan asal melebihi RM 200,000.00 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi |
|
|
|
|
RM1,000,000.00. |
|
|
|
b) |
Kementeriaan jika nilai perolehan asal kurang dari RM 200,000.00 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang dari |
|
|
|
|
RM 1,000,000.00 |
|
|
|
c) |
Jabatan (Pengarah Kesihatan Negeri) jika nilai perolehan asal kurang dari RM 10,000.00 atau jumlah keseluruhan kurang |
|
|
|
|
dari RM 100,000.00. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jika kehilangan melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai awam, Kuasa Melulus adalah : |
|
|
|
a) |
Perbendaharaan bagi semua jenis aset yang nilai semasanya lebih RM 5,000.00. |
|
|
|
b) |
Kementeriaan bagi semua jenis aset yang nilai semasanya tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali peralatan keselamatan dan |
|
|
|
|
aset khas melibatkan kepentingan negara. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.10 |
|
Jika pelupusan diluluskan, laksanakan pelupusan. (Rujuk Tatacara Pengurusan Aset - Bab E). |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.11 |
|
Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA - 19 apabila pelupusan telah dilaksanakan. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
5.12 |
|
Kemukakan sijil pelupusan kepada Kuasa Melulus berserta : |
|
|
|
a) |
Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan. |
|
|
|
b) |
Salinan Akuan Penerimaan bagi pelupusan kaedah pindahan / hadiah. |
|
|
|
c) |
Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA - 18 bagi kaedah musnah. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
5.13 |
|
Kemaskini semua daftar rekod aset yang berkaitan |
|
|
|
a) |
KEW.PA - 2 / KEW.312 |
|
|
|
b) |
KEW.PA - 3 / KEW.313 |
|
|
|
c) |
KEW.PA - 4 |
|
|
|
d) |
KEW.PA - 5 |
|
|
|
e) |
KEW.PA - 7 |
|
|
|
f) |
KEW.PA - 20 Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PYDP |
6 |
|
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA |
|
|
|
|
|
|
|
6.1 |
|
Semua pegawai awam bertanggungjawab ke atas aset kerajaan yang hilang sama ada disebabkan kecurian, kemalangan, |
|
|
|
|
kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai tersebut. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
6.2 |
|
Apabila menyedari berlaku kehilangan, pegawai melaporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan. |
|
|
|
|
|
|
PPD / PYDP |
6.3 |
|
Ketua Jabatan atau Pegawai Yang Bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui |
|
|
|
|
kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan segera kehilangan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan |
|
|
|
|
diketahui. |
|
|
|
|
|
|
PPD |
6.4 |
|
Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 28 dalam tempoh dua (2) hari bekerja |
|
|
|
|
dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan perbendaharaan berserta salinan laporan polis. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Pengawal |
6.5 |
|
Pegawai Pengawal melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan format Borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat |
|
|
|
|
Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 29. |
|
|
|
|
|
|
PYDP |
6.6 |
|
Jawatankuasa Penyiasatan menjalankan siasatan dan mengemukakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan |
|
|
|
|
KEW.PA - 30 kepada urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan. |
|
|
|
|
|
|
Pegawai Aset / PYDP |
6.7 |
|
Urusetia menyemak Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan: |
|
|
|
a) |
Jika laporan tidak lengkap kembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasatan. |
|
|
|
b) |
Jika laporan lengkap, kemukakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan kepada Pegawai Pengawal untuk dapat syor |
|
|
|
|
dan ulasan. |
|
|
|
|
|
|
|
6.8 |
|
Menerima syor dan ulasan Pegawai Pengawal, jika Pegawai Pengawal tidak berpuashati urusetia menguruskan untuk |
|
|
|
|
siasatan semula. |
|
|
|
|
|
|
|
6.9 |
|
Laporan akhir yang lengkap dikemukakan untuk pertimbangan Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarih |
|
|
|
|
laporan awal dikemukakan. |
|
|
|
|
|
|
|
6.10 |
|
Kuasa meluluskan hapuskira tertakluk kepada nilai perolehan aset (Rujuk Tatacara Pengurusan Aset - Bab F). |
|
|
|
|
|
|
PPD / Pegawai Aset / PYDP |
6.11 |
|
Setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal atau perbendaharaan, pihak jabatan perlu melaksanakannya dengan |
|
|
|
|
tindakan berikut : |
|
|
|
a) |
Catatkan kelulusan hapuskira di dalam Daftar Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah serta kemaskini rekod induk. |
|
|
|
b) |
Maklumkan pelaksanaan hapuskira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapuskira Aset Alih Kerajaan |
|
|
|
|
KEW.PA - 31 dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan. |
|
|
|
c) |
Syor Surcaj / Tindakan Tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari |
|
|
|
|
tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan. |
|
|
|
d) |
Maklumkan keputusan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj / tatatertib kepada perbendaharaan dalam |
|
|
|
|
tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan. Laporan Surcaj / Tatatertib Aset Alih Kerajaan |
|
|
|
|
KEW.PA - 32 dan Laporan Kehilangan Hapuskira Aset Alih KEW.PA - 33 hendaklah dihantar kepada Pegawai Pengawal |
|
|
|
|
melalui Unit Pengurusan Aset, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah. |
|
|
|
|
|
