Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

PKPKed-PK-S09 - PENGURUSAN ASET
   
Pindaan : 2
Tarikh Kuatkuasa : 18-08-2020
Objektif Prosedur : Prosedur ini adalah bertujuan untuk menguruskan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang meliputiPenerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan Penyelenggaraan, Pindahan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.
Skop : Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan aset alih bagi Perkhidmatan Kesihatan Pergigian di Negeri Kedah.
 

SINGKATAN / DEFINISI
PPD Pegawai Pergigian Daerah
PYDP Penjawat Awam Yang Di Pertanggungjawabkan
Harta Modal Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) atau lebih
ii) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) setiap unit.
Ketua Jabatan Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
Pegawai Penerima Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk pengesahan penerimaan Aset mengikut spesifikasi pembelian.
Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan
Pegawai Aset Pegawai yang dipertanggugjawabkan untuk mengurus semua hal berkaitan aset alih kerajaan
Pegawai Pemeriksa Aset Pegawai yang dipertanggungjawab membuat pemeriksaan semua aset kerajaan
 

OBJEKTIF PROSES

OBJEKTIF PROSES

1    OBJEKTIF PROSES AM

i)    Memastikan semua aset alih kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TUGAS / TANGGUNGJAWAB
 
 
 

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

  
  1.0
   PENERIMAAN

Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset/Pegawai Penerima

  
 
1.1
 Periksa secara visual atau pun diuji (di mana perlu) aset yang diterima dan pastikan setiap Aset Alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan, kualiti dan kuantiti sebenar adalah mengikut pesanan dan pastikan Aset Alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

PYDP

   1.2
 Bagi Aset Teknikal, penerimaan dan pemeriksaan perlu dilakukan oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang memiliki kepakaran dalam bidang-bidang berkaitan. Jika peralatan/aset memerlukan ujian/pentauliahan/latihan, buat temujanji/jadual dengan pihak pembekal (jika berkaitan)  

Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset

   1.3
 Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul;
    1.4
 Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.
    1.5  
 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen penerimaan seperti nota serahan/hantaran hendaklah dicatatkan:
“Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” 
    1.6
 Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Pegawai Penerima selepas pemeriksaan berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Borang Penerimaan Aset Alih KEW.PA-1
    1.7
 Borang Penolakan Aset Alih KEW.PA-2 (Lampiran B) hendaklah disediakan oleh Pegawai Penerima jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi;       
    1.8
 Borang KEW.PA-2 yang telah ditandatangani oleh Pegawai Penerima hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran, syarikat pembekal atau pihak berkaitan;  
    1.9
 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada; dan
    1.10
 Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima di peringkat Cawangan/ Negeri/ Daerah hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-dokumen seperti Pesanan Rasmi Kerajaan, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan pengesahan.
    1.11
 Pastikan aset yang diterima disertakan:-
            Aset yang dibeli :
                        a)         Pesanan Rasmi Kerajaan
                        b)         Nota Serahan
                        c)         Invois
                        d)         Dokumen Kontrak
                        e)         Kad Jaminan
                        f)          Manual Penggunaan dan Penyelenggaraan
                        g)         Dokumen lain yang berkaitan
             Aset Sewa Beli :
                        a)         Surat Ikatan Perjanjian
                        b)         Dokumen lain yang berkaitan        
            Aset diterima dari sumber lain :
                        a)         Salinan daftar jika secara pindahan
                        b)         Surat kelulusan menerima hadiah
                        c)         Salinan Sijil Lucut Hak
            Aset yang belum pernah didaftar
                        a)         Maklumat di fizikal aset
                        b)         Sumber lain yang berkaitan
    1.12
 Lakukan verifikasi penerimaan, cop dan sahkan pada nota serahan/LPO
             "Telah direkodkan pada .................................''
              ''Nombor Siri Pendaftaran Aset......................''
    1.13
 Jika tiada ketidakpatuhan, uruskan pembayaran.
    1.14
 Kumpulkan maklumat mengenai pembekal seperti Laporan Penilaian Prestasi Pembekal PKPKed-BK 23/PIN.00 dan Rumusan Pemilihan Pembekal PKPKed-BK 24/PIN.00 dilengkapkan dan dibincang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
  2.0
   PENDAFTARAN

Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset

   2.1
 Tentukan kumpulan aset sama ada:-
  1. Harta Modal atau
  2. ii. Aset Alih Bernilai Rendah
    2.2
 Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-3 dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-4.
    2.3
 Sediakan Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-5 dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-6 mengikut tahun semasa. Kemas kini Senarai Daftar Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah apabila berlaku perkara-perkara berikut:-
(a) Pertambahan Aset Alih baharu;
(b) Pelupusan;
(c) Pindahan;
(d) Serahan; dan
(e) Kehilangan dan Hapus Kira
    2.4
 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia(HKM) pada Aset Alih.
    2.5
 Tempatkan Aset Alih di lokasi yang telah ditentukan.
    2.6
 Sediakan Senarai Aset Alih KEW.PA-7 dan kemas kini KEW.PA-7 apabila berlaku perubahan:-
i. Kuantiti
ii. Lokasi
iii. Pegawai Penempatan
    2.7
 Pamerkan KEW.PA-7 di lokasi.
  3.0
   PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
    3.1
 PENGGUNAAN
      Penggunaan Aset Alih hendaklah mematuhi peraturan berikut:-
  1. Bagi tujuan rasmi sahaja;
  2. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan pengguna;
  3. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan jika perlu; dan
  4. Hendaklah direkodkan penggunaannya
      Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih
 
    3.1.1
 Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih hendaklah menggunakan Borang Permohonan Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih KEW.PA-9
    3.1.2
 Aset Alih yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan/ Pegawai Aset/ Pegawai- Pegawai Lain yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan. Aset Alih berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
    3.1.3
 Pinjaman Aset Alih kepada orang awam/ golongan sasar hendaklah menggunakan KEW.PA-9 dan tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan oleh Kementerian/ Jabatan.
    3.1.4
 Aset Alih yang diserahkan kepada anggota penguatkuasaan untuk tujuan operasi boleh direkodkan di KEW.PA-9 atau menggunakan format borang yang disediakan oleh Kementerian/ Jabatan/ PTJ masing-masing. Maklumat yang perlu ada dalam borang tersebut antaranya:-
3.4.1 Keterangan Aset Alih:-
(a) kuantiti dipinjam;
(b) tarikh dipinjamkan dan dipulangkan;
(c) nama dan tandatangan peminjam;
(d) nama dan tandatangan pegawai yang meluluskan; dan
(e) syarat-syarat pinjaman jika berlaku kerosakan, kehilangan dan seumpamanya.
    3.1.5
 Satu senarai Aset Alih yang telah diserahkan kepada anggota penguatkuasaan hendaklah disediakan bagi tujuan pemantauan dan rekod.
    3.1.6
 Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan Kenderaan adalah mengikut peraturan berkuat kuasa.
      Aduan Kerosakan Aset Alih
Aduan mengenai kerosakan Aset Alih hendaklah dilaporkan menggunakanBorang Aduan Kerosakan Aset Alih KEW.PA-10. KEW.PA-10 hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan sebelum penyelenggaraandilaksanakan.
    3.2
 PENYIMPANAN
    3.2.1
 Aset Alih hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan Aset Alih.
    3.2.2
 Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan Aset Alih tersebut adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan,kerosakan atau kehilangan Aset Alih di bawah tanggungjawabnya.
    3.2.3
 Aset Alih yang menarik perhatian atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
    3.3
 PEMERIKSAAN
    3.3.1
 Mengurus pelantikan Pegawai pegawai Pemeriksa:-
(i) Senaraikan nama Pegawai Pemeriksa yang akan dilantik untuk membuat pemeriksaan di Kementerian/ Jabatan/ PTJ.
(ii) Kemukakan kepada Kuasa Melantik untuk pelantikan.
    3.3.2
 Menyenaraikan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah yang akan dibuat pemeriksaan.
    3.3.3
 Pegawai Pemeriksa melakukan pemeriksaan:-
(i) Dapatkan KEW.PA-3 dan KEW.PA-4.
(ii) Pergi ke lokasi dan semak fizikal Aset Alih dan buat perbandingan dengan KEW.PA-7.
(iii) Buat perbandingan dengan KEW.PA-3 dan KEW.PA-4.
    3.3.4
 Melengkapkan maklumat di KEW.PA- 3 dan KEW.PA-4 di ruangan pemeriksaan.
    3.3.5
 Melengkapkan KEW.PA-11 serta menandatanganinya.
    3.3.6
 Mengemukakan KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
    3.3.7
 Mengambil tindakan ke atas hasil penemuan di KEW.PA-11.
    3.3.8
 Menyelaraskan KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 semua PTJ dan mengemukakan kepada UPA Kementerian setiap suku tahun.
    3.3.9
 Sijil Pemeriksaan disediakan pada 31 Disember tahun semasa.
 
    3.3.10
 Menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih.
    3.3.11 UPA Kementerian mengemukakan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac.
       
  4.0   PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset
   4.1

Penyelenggaraan Pencegahan

Pegawai Aset / PYDP/JTP

    

Sediakan senarai aset-aset yang memerlukan penyelenggaraan ke dalam Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-14 ).

PP/PYDP/JTP

   4.1.1
4.1.1.1
 Aset Pergigian
Kenalpasti aset pergigian yang memerlukan penyelenggaraan pencegahan secara berjadual seperti berikut:
  1. Unit Pergigian Tetap (Dental Chair Cum Unit)
  2. Unit Pergigian Mudahalih (Portable Dental Unit)
  3. Autoklaf – Vacuum / Non-Vacuum
  4. Pemampat Udara (Compressor)
  5. Light Cure Unit
    4.1.1.2 Sediakan jadual penyelenggaraan pencegahan aset pergigian menggunakan Borang Jadual Aset Alih Yang Perlu Penyelenggaraan / Pemonitoran / Pententukuran (Kalibrasi)  (PKPKed-BK 32/PIN.01) mengikut kekerapan yang telah ditentukan dan  pihak yang dipertanggungjawabkan menjalankan penyelenggaraan seperti berikut:
  • Unit Pergigian Tetap (Dental Chair Cum Unit)
            Dalaman: Harian / Mingguan / 6 bulan
  • Unit Pergigian Mudahalih (Portable Dental Unit)
            Dalaman: Harian / Mingguan / 6 bulan
  • Autoklaf (Vacuum / Non-Vacuum)
            Dalaman: Harian / Mingguan / 6 bulan
  • Pemampat udara (Compressor)
            Dalaman: 6 bulan
  • Light Cure Unit
            Dalaman: 6 bulan
    4.1.1.3
 Jalankan penyelenggaraan pencegahan aset pergigian yang berkenaan mengikut tempoh yang telah ditetapkan, Arahan Kerja  dan "Manual Guide" peralatan. Rujuk PKPKed- AK 04, PKPKed- AK 07 , PKPKed- AK 08 dan Panduan Penyelenggaraan Harian / Mingguan Peralatan Pergigian.

PP/PYDP/JP/JTP/PPP/PPK

   4.1.1.4
 Rekod dan kemaskini setiap penyelenggaraan harian/mingguan/bulanan yang dijalankan ke dalam senarai semak yang berkaitan. 
    4.1.1.5
 Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan ke atas Aset Alih hendaklah direkodkan dalam Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-15.
    4.1.2 Aset Bukan Perubatan/Pergigian
    4.1.2.1 Kenalpasti aset pergigian yang memerlukan penyelenggaraan pencegahan secara berjadual seperti berikut:
  • Penghawa Dingin
  • Komputer Meja/Desktop
  • Pemadam Api
    4.1.2.2
 Sediakan jadual penyelenggaraan pencegahan aset pergigian menggunakan Borang Jadual Aset Alih Yang Perlu Penyelenggaraan / Pemonitoran / Pententukuran (Kalibrasi)  (PKPKed-BK 32/PIN.01) mengikut kekerapan yang telah ditentukan dan  pihak yang dipertanggungjawabkan menjalankan penyelenggaraan seperti berikut:
  • Penghawa Dingin
            Setiap 4 bulan (Setahun 3 kali)
  • Komputer Meja/Desktop
            Setiap 6 bulan
  • Pemadam Api
            Sekali setahun
    4.1.2.3
 Jalankan penyelenggaraan pencegahan aset yang berkenaan mengikut tempoh yang telah ditetapkan
    4.1.2.4
 Rekod dan kemaskini setiap penyelenggaraan Setiap penyelenggaraan ke dalam Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-15.
    4.1.2.5
 Sediakan Laporan Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-16 dan dikemukakan kepada JKN.
    4.2 Penyelenggaraan Pemulihan 

Pegawai Aset / PYDP/JTP

   4.2.1
 Terima aduan kerosakan kelengkapan atau peralatan daripada pengguna seperti yang tercatat di dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan PKPKed - BK 31 / PIN.00 dan catat di dalam PG 104 - Pin.3 / 04.
    4.2.2
 Tentukan samada peralatan masih dalam masa jaminan pembekal. Jika masih dalam jaminan, hubungi pembekal untuk pembaikan.
    4.2.3
 Jika melebihi tempoh jaminan, Juruteknologi Pergigian U29 lakukan pembaikan, jika boleh.

JTP / Syarikat/Agensi Luar

   4.2.4
 Jika tidak boleh dibaiki, rujuk kepada Juruteknologi Pergigian U32 / syarikat swasta / pembekal. Isi KEW.PA - 9.

PYDP/JTP

   4.2.5
 Dapatkan sebutharga untuk kerja berkaitan. Isi PKPKed - BK 22 / Pin.00 - Borang Permohonan Kelulusan Untuk Pembelian / Perkhidmatan.
    4.2.6
 Dapatkan kelulusan Pegawai Pergigian Daerah dan maklumkan kepada syarikat swasta / pembekal untuk membuat pembaikan.
    4.2.7
 Terima kembali peralatan yang telah dibaiki. Buat ujian untuk memastikan pembaikan sempurna. Jika masih rosak, kembalikan semula kepada pembekal untuk pembaikan.
    4.2.8
 Rekod butiran pembaikan dalam KEW.PA - 14 dan PG 104 - PIN. 3 / 04 serta kembalikan peralatan kepada pengguna. (Bagi tempat yang mempunyai perkhidmatan sokongan hospital, semua urusan pembaikan dikendalikan oleh pihak berkenaan).

Pegawai Aset / PYDP/JTP

   4.2.9
 Masukkan ke dalam senarai pelupusan jika tidak ekonomi untuk dibaiki.
    4.3
 Pemonitoran / Pententukuran (Kalibrasi) Aset Pergigian

Pegawai Aset / PYDP/JTP

   4.3.1
 Sediakan senarai aset-aset yang memerlukanpemonitoran / pententukuran (kalibrasi)  ke dalam Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-14 ).

JTP

   4.3.2
 Bagi aset pergigian,kenalpasti aset pergigian yang memerlukan pemonitoran / pententukuran (kalibrasi)secara berjadual seperti berikut:
A) Pemonitoran
 
  1. Autoklaf
  2. Apron Pelindung X-Ray (Lead Apron)
  3. Ultrasonic Cleaner
B)  Pententukuran (Kalibrasi)
  1. Light Cure Unit
  2. Intraoral X-Ray Unit
  3. Fume Cupboard
  4. Autoklaf
  5. Pemampat Udara (Compressor)

PP/PYDP/JTP

   4.3
 Sediakan jadual penyelenggaraan aset pergigian menggunakan Borang Jadual Aset Alih Yang Perlu Penyelenggaraan /Pemonitoran / Pententukuran (Kalibrasi)  (PKPKed-BK 32/PIN.01) mengikut kekerapan yang telah ditentukan dan  pihak yang dipertanggungjawabkan menjalankan pemonitoran / pententukuran (kalibrasi)  seperti berikut:
      A) Pemonitoran
1. Autoklaf Dalaman:  Mingguan – Ujian Biologikal
Bulanan - Helix Test / Bowie Dick Test
 
2.Apron Pelindung X-Ray
Luaran - Perkhidmatan Sokongan Hospital / Pegawai Sains Fizik Jabatan Kesihatan Negeri / syarikat yang berdaftar dengan Jabatan Atom dan Nuklear) : 2 tahun sekali bersama-sama dengan kalibrasi unit x-ray / pembaharuan sijil unit x-ray
 
3.Ultrasonic Cleaner Dalaman – 1 bulan sekali (Foil Test)
      B) Pententukuran (Kalibrasi)
1. Light Cure Unit Dalaman: 6 bulan
 
2. Intraoral X-Ray Unit: Klinik Pergigian di Hospital
Luaran - Perkhidmatan Sokongan Hospital : 2 tahun sekali

 
Klinik Pergigian Standalone / Klinik Kesihatan / Klinik Kesihatan Ibu dan Anak
Luaran - Pegawai Sains Fizik Jabatan Kesihatan Negeri / syarikat yang berdaftar dengan Jabatan Atom dan Nuklear : 2 tahun sekali.

3. Fume Cupboard
Luaran - Syarikat/Agensi Luar yang berdaftar dengan JKKP  : 1 kali setahun.
 
4. Autoklaf
Luaran – JKKP : 15 bulan sekali
 
5.Pemampat Udara (Compressor)
Luaran – JKKP : 15 bulan sekali

PYDP/JP/JTP/PPP/PPK/Agensi  Luar /Pegawai Sains Fizik/Perkhidmatan Sokongan Hospital

   4.4
 Jalankan pemonitoran dan pententukuran(kalibrasi)  aset pergigian yang berkenaan mengikut tempoh yang telah ditetapkan, Arahan Kerjadan Manual Guide peralatan. Rujuk PKPKed- AK 03, PKPKed- AK 04, PKPKed- AK 06, PKPKed- AK 07 dan PKPKed- AK 08.

PP/PYDP/JP/JTP/PPP/PPK

   4.5
 Bagi proses pemonitoran / penentukuran (kalibrasi) aset pergigian, sekiranya keputusan tidak memuaskan, aset pergigian tersebut perlu dihantar untuk pembaikan. (Rujuk Tindakan Penyelenggaraan Pemulihan)

PYDP/JP/JTP/PPP/PPK/Agensi  Luar /Pegawai Sains Fizik/Perkhidmatan Sokongan Hospital

   4.6
 Jalankan semula pemonitoran / penentukuran (kalibrasi)  ke atas aset pergigian tersebut setelah selesai pembaikan.
    4.7
 Ulang langkah 5, sekiranya keputusan masih tidak memuaskan

PP/PYDP/JP/JTP/PPP/PPK

   4.8
 Rekod dan kemaskini setiap pemonitoran dan pententukuran(kalibrasi)  aset  pergigian yang dijalankan ke dalam senarai semak yang berkaitan dan Rekod Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-15) jika keputusan telah memuaskan.
      Nota:
Setiap aset pergigian yang rosak dan telah dibuat pembaikan, ianya perlu dikalibrasi semula oleh pembekal sebelum aset tersebut digunakan.
  5.0
   PELUPUSAN

PYDP

   5.1
 Kenalpasti dan sediakan satu senarai aset yang hendak dilupuskan mengikut kategori/jenis.
                        a)         Tidak ekonomi dibaiki
                        b)         Usang / obselete
                        c)         Rosak dan tidak boleh digunakan.
                        d)         Luput tempoh penggunaan
                        e)         Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
                        f)          Tiada alat ganti
                        g)         Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
                        h)         Disyor selepas pemeriksaaan aset
                        i)          Tidak lagi diperlukan oleh jabatan
                        j)          Perubahan terknologi dan
                        k)         Melebihi keperluan
    5.2
 Asing dan labelkan alatan.
    5.3
 Dapatkan Perakuan Pelupusan KEW.PA-19 (PEP) bagi aset seperti berikut :

                  a)         Kenderaan - JKR Mekanikal

                  b)         Peralatan Elektrik - JKR Elektrik

                  c)         Perkakasn Komputer - Penolong Pegawai ICT

                                                                   Gred F32 - F36

                  d)         Peralatan Pergigian - Juruteknogi Pergigian

                                                                  U36 - U40
    5.4
 Lengkapkan maklumat Aset Alih dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-21);

(a) Keterangan Aset Alih

(b) Kuantiti

(c) Tarikh perolehan

(d) Tempoh digunakan/disimpan

(e) Nilai perolehan asal

(f) Nilai semasa
    5.5
 Buat temujanji dengan Lembaga Pemeriksa.

Lembaga Pemeriksa Pelupusan

   5.6
 Laksanakan pemeriksaan ke atas Aset Alih.
    5.7
 Lengkapkan dan tandatangan KEW.PA-21.
    5.8
 Kemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-21) kepada Urus Setia Pelupusan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-21

PYDP

   5.9
 Semak Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-21) dan pastikan dokumen sokongan berikut disertakan:-
(a) PEP bagi Aset Alih mekanikal, teknikal, elektrik, elektronik dan perkakasan komputer jika perlu.
(b) Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli dan tukar barang.
(c) Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan.
(d) Gambar Aset Alih, jika perlu; dan
(e) Surat permohonan daripada pemohon bagi kaedah hadiah/ serahan.
(f) Laporan penyelenggaraan jika perlu.
    5.10
 Jika laporan lengkap terus ke proses tentukan Kuasa Melulus.
    5.11
 Jika laporan tidak lengkap dikembalikan kepada Lembaga Pemeriksa.
    5.12
 Semak bidang Kuasa Melulus
(a) Kemukakan ke Perbendaharaan.
(b) Kemukakan kepada Kuasa Melulus peringkat Kementerian atau Jabatan.
    5.13
 Jika pelupusan diluluskan terus ke proses Maklumkan keputusan kepada pemohon
    5.14
 Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan dikembalikan kepada Urus Setia untuk mendapatkan maklumat lanjut.
    5.15
 Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan
    5.16
 Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-23
    5.17
 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus berserta:-
(i) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan;
(ii) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah hadiah/ serahan;
(iii)Salinan Resit/ Akuan Penerimaan bagi pelupusan kaedah Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal; dan
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-22 bagi pelupusan kaedah musnah/ tenggelam.

Pegawai Aset/PYDP

   5.18
 Kemas kini rekod Aset Alih. (KEW.PA-3, KEW.PA-4, KEW.PA-5, KEW.PA-6, KEW.PA-7)

PYDP

 6.0
   KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
PYDP
   6.1
 Laporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan.
Ketua Jabatan/PYDP
   6.2
 Laporkan kehilangan kepada Polis dengan seberapa segera, tidak lewat 24 jam dari masa kehilangan diketahui jika ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan itu

Ketua Jabatan Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

   6.3
 Sediakan Laporan Awal KEW.PA-33 dalam tempoh 2 hari bekerja dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan melalui Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

Pegawai Pengawal Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

   6.4
 Lantik Jawatankuasa Penyiasat Aset Alih dalam tempoh 2 minggu dari tarikh KEW.PA-33 ditandatangani menggunakan borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Aset Alih

Jawatankuasa Penyiasat

   6.5
 Jalankan siasatan
    6.6
 Sediakan Laporan Akhir KEW.PA-35 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh pelantikan dan mengemukakan kepada Urus Setia

Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

   6.7
 Semak Laporan Akhir
    6.8
 Jika Laporan Akhir lengkap terus kemukakan Laporan Akhir yang lengkap kepada Pegawai Pengawal untuk mendapatkan ulasan dan syor. Laporan Akhir yang tidak lengkap dikembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat

Pegawai Pengamal

   6.9
 Teliti Laporan Akhir
    6.10
 Setelah berpuas hati dengan hasil siasatan, Pegawai Pengawal hendaklah:-
(a) Memberikan ulasan dan syor.
(b) Meluluskan hapus kira berdasarkan Kuasa Melulus.
    6.11
 Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk siasatan semula.

Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

   6.12
 Kemukakan ke Perbendaharaan Malaysia:
(a) Berdasarkan Kuasa Melulus.
(b) Melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

Perbendaharaan Malaysia

   6.13
 Buat pertimbangan dan keputusan.
    6.14
 Jika mendapat kelulusan,  Perbendaharaan Malaysia memaklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal
    6.15
 Jika Perbendaharaan Malaysia memerlukan penjelasan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai Pengawal.
Jabatan
   6.16
 Laksanakan keputusan dengan tindakan berikut:-
(a) Catatkan/ kemas kini kelulusan hapus kira pada daftar/ Senarai Aset Alih yang berkaitan;
(b) Sediakan Sijil Hapus Kira Aset Alih; dan
(c) Syor surcaj jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan Malaysia

Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih

   6.17
 Jabatan hendaklah:-
(a) Mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.
(b) Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.
Pegawai Aset
   6.18
 Sediakan Laporan Hapus Kira Aset Alih KEW.PA-37
 

REKOD KUALITI

 

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
1 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 1 Tiada Had
2 Borang Penolakan Aset Alih KEW.PA-2 Tiada Had
3 Daftar Harta Modal KEW.PA - 3 Tiada Had
4 Daftar Aset Bernilai Rendah KEW.PA - 4 Tiada Had
5 Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA - 5 5 Tahun
6 Senarai Daftar Aset Bernilai Rendah KEW.PA - 6 5 Tahun
7 Senarai Aset alih Kerajaan KEW.PA - 7 5 Tahun
8 Laporan Kedudukan Semasa Aset Alih KEW.PA - 8 5 Tahun
9 Borang Permohonan Pergerakan/ Pinjaman Aset Alih KEW.PA - 9 5 Tahun
10 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 10  5 Tahun
11 Borang Aduan Kerosakan PKPKed BK 31 / PIN.00 5 Tahun
12 Borang Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA -11 5 Tahun
13 Laporan Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA - 12 5 Tahun
14 Sijil Tahunan Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA - 13 5 Tahun
15 Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual KEW.PA -14 5 Tahun
16 Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA - 15 5 Tahun
17 Laporan Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA - 16 5 Tahun
18 Borang Pindahan Aset KEW.PA-17      5 Tahun
19 Laporan Pindahan Aset Alih KEW.PA-18     5 Tahun
20 Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA - 19 5 Tahun
21 Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 20  5 Tahun
22 Borang Pelupusan Aset Alih KEW.PA-21   5 Tahun
23 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 22 5 Tahun
24 Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA - 23 5 Tahun
25 Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih KEW.PA – 24  5 Tahun

26

Borang Tender Pelupusan Aset Alih KEW.PA – 25

5 Tahun                
27 Jadual Tender Pelupusan Aset Alih KEW.PA – 26 5 Tahun 
28 Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset Alih KEW.PA – 27 5 Tahun
29 Borang Sebut Harga Pelupusan Aset Alih KEW.PA – 28   5 Tahun
30 Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Alih  KEW.PA – 29 5 Tahun
31 Kenyataan Jualan Lelong Aset Alih KEW.PA -30 5 Tahun

32

Senarai Aset Alih Yang Dilelong KEW.PA -31  

5 Tahun 
33 Laporan Pelupusan Aset Alih KEW.PA - 32  5 Tahun
34 Laporan Awal Kehilangan Aset Alih KEW.PA – 33 5 Tahun
35 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih KEW.PA - 34 5 Tahun
36 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih KEW.PA - 35 5 Tahun
37 Sijil Hapuskira Aset Alih KEW.PA - 36 5 Tahun
38 Laporan Hapuskira Aset Alih  KEW.PA - 37 5 Tahun
39 Laporan Penilaian Prestasi Pembekal PKPKed - BK 23 / PIN.00 5 Tahun
40 Rumusan Pemilihan Pembekal PKPKed - BK 24 / PIN.00  5 Tahun
     
     
     
 

KLAUSA MS ISO 9001
 

RUJUKAN
  Manual Kualiti
  PKPKed-MK01 - MANUAL KUALITI
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  PKPKed-BK 22/PIN.00 - Borang Permohonan Kelulusan Untuk Pembelian/ Perkhidmatan
  PKPKed-BK 23/PIN.01 - Laporan Penilaian Prestasi Pembekal
  PKPKed-BK 31/PIN.00 - Borang Aduan Kerosakkan
  PKPKed-BK 24/PIN.00 - Rumusan Pemilihan Pembekal
  PKPKed-BK 32/PIN.02 - Borang Jadual Aset Alih Yang Perlu Penyelenggeraan/ Permonitoran/ Pententukuran(Kalibrasi)
  Senarai Semak   
  PKPKed -SS 04/PIN.01 - Senarai Semak Penyelenggaraan Mingguan Peralatan Pergigian
  PKPKed -SS 05/PIN.00 - dibatalkan
  Dokumen Luaran   
  PKPKed-DL18 - Manual: Fluoride Varnish Programme For Toddlers
  PKPKed-DL19 - Guidelines: Primary Prevention and Early Detection of Oral Potentially Malignant Disorder and Oral Cancers
  PKPKed-DL20 - Manual: School Based Fluoride Mouth Rinsing Programme
  PKPKed-DL34 - The Dental Public Health Specialist in the Ministry of Health Malaysia 2010
  PKPKed-DL33 - Guidelines Early Childhood Oral Healthcare 2008
  PKPKed-DL21 - Guidelines on The Use of Cone-Beam Computed Tomography (CBCT) In Government Dental Facilities
  PKPKed-DL15 - SOP: Latihan Memberus Gigi
  Pemilik Dokumen
  Dr Norafiza bt Zakaria
 

Rekod Pindaan
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
1. 18-08-2020 2 Nota Pindaan Approver 1
 
Laman Utama Manual Kualiti Prosedur Kualiti