TANGGUNGJAWAB
|
TINDAKAN
|
|
KPPK/ PPD / PPYM / PJP /JPK/JT/PT |
5.1 |
Kenalpasti rekod-rekod kualiti (Rujuk Arahan perkhidmatan Bab 4) |
|
|
|
PT
KPPK/PPD/PPYM/JP/JT/PT//PPP/PPK
PP/JP /PPK/PPP
PT
PT
|
5.2 |
Kumpul, fail dan simpan rekod |
-
Rekod individu akan diselenggarakan oleh individu atau pembantunya dengan menggunakan fail yang ditandakan dengan nama individu dan tahun Contoh : Dr 1999
-
Borang-borang dan rekod lain yang dikumpulkan setiap bulan atau secara ad-hoc akan difailkan mengikut jenis rekod dan tahun dan disimpan di pejabat /Makmal /Unit pasukan Pergigian Bergerak
Contoh : PG 206 1999
Qualiti Assurance 1999
-
Kad-kad rawatan pesakit luar warganegara Malaysia difailkan mengikut tarikh lahir pesakit . Rujuk PS-BKPPLS-AK1.Pengendalian Rekod Pesakit.
-
Kad –kad rawatan pesakit luar warga asing difailkan mengikut tarikh lahir rujuk PS-BKPPLS-AK1.Pengendalian Rekod Pesakit
-
Semua kad rawatan pesakit luar disimpan di bilik kad klinik . Rujuk PS-BKPPLS-AK1 Pengendalian Rekod Pesakit
-
Kad-kad rawatan murid sekolah akan difailkan mengikut kelas dan disimpan di rak kad di klinik pergigian sekolah / sekolah masing-masing atau bilik penyimpanan pasukan bergerak.
-
Semua Fail-fail pentadbiran dan personel menggunakan Header seperti berikut:
Lokasi No.fail pentadbiran No. fail Personel
Pejabat JP/PS/A 60 JP/PS/P 60
K.P.Kangar JP/PS/PPPKGR/A 60 JP/PS/PPPKGR/P 60
K.P.Beseri KP/PKB/PS/A 60 JP/PS/KPB/P 60
K.P.Padang Besar JP/PS/KPPB/A 60 JP/PS/KPPB/P 60
K.P.Arau JP/PS/PPPA/A 60 JP/PS/PPPA/P 60
K.P.Simpang 4 JP/PS/KPSE/A 60 JP/PS/KPSE/P 60
K.P. Kuala Perlis JP/PS/KPKP/A 60 JP/PS/KPKP/P 60
K.P. Kuala Sanglang JP/PS/KPKS/A 60 JP/PS/KPKS/P 60
K.P.Orthodontik P/PS/K.ORTHO/A 60 JP/PS/K.ORTHO/P 60
-
Sekiranya rekod juga disimpan dalam media elektronik, data sandaran (back up) perlu diwujudkan.
|
|
PP/JP/PPP/PPK
PT
|
5.3 |
Kenalpasti rekod-rekod yang sudah melebihi tempoh penyimpanan dan hendak dilupus |
-
Rekod individu (Borang SMKP)boleh dilupuskan pada hujung tahun secara dikoyak dan dibuang.
-
Rekod lain (termasuk Kad-kad rawatan pesakit , buku resit, kaunterfoil kupon,fail-fail lama) perlu disimpan mengikut arahan KKM atau Perbendaharan.
-
Sekiranya rekod ini telah melampaui tempoh penyimpanan dan tidak diperlukan lagi, ia akan disimpan dalam kotak yang berlabel dan tindakan diambil untuk melupuskannya melalui Arkib Negara.
|
|
PPYM/JP/PPP/PT |
5.4 |
Senaraikan rekod-rekod yang hendak dilupuskan dengan menggunakan Borang permohonan bagi pemusnahan Rekod Awam (Arkib 2/08).Permohonan bagi pemusnahan rekod kewangan dan perakaunan (Kewangan-Arkib 4/08).Borang permohonan bagi pelupusan Fail (arkib 5/08) hantar kepada Pegawai Rekod Jabatan untuk tindakan selanjutnya |
|
|
|
TPKN(G)/PPD/PPYM/PT/JP/PPP |
5.5 |
Lupuskan mengikut syor-syor yang ditetapkan setelah mendapat kelulusan dari arkib negara |
|
|
|
PT
TPKN(G)/PPD/PPYM/PP/PT
PT
|
5.6 |
Setelah tindakan pelupusan dibuat |
-
Bagi rekod-rekod kewangan lengkapkan borang kewangan-arkib 13/08 (penentusahan pemusnahan rekod kewangan dan perakaunan awam)
-
Bagi rekod-rekod awam lengkapkan Borang Arkib 12/08 ( penentusahan pemusnahan rekod awam)
-
Hantar ke Arkib Negara dan satu salinan di failkan.
|
