|
1.0 Menyediakan Jadual Audit Dalaman Tahunan
1.1 Jadual Audit Dalaman Tahunan(BK/PT/06) disediakan/disemak oleh Wakil Pengurusan (WP) yang meliputi semua Bahagian/Unit dan proses-proses di dalam organisasi.
1.1.1 Jadual Audit Dalaman Tahunan (BK/PT/06) yang disediakan hendaklah berasaskan kepada status dan kepentingan bahagian-bahagian dan proses-proses yang akan diaudit termasuk keputusan audit yang lepas.
2.0 Memilih Pasukan Audit
2.1 Pengarah Pusat Pergigian Kanak-Kanak & Kolej Latihan Pergigian Malaysia (PPKK & KLPM) atau wakil yang dilantik bertanggungjawab memilih Pasukan Juruaudit Dalaman (PAD) sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum tarikh audit.
2.1.1 Pasukan Juruaudit hendaklah terdiri daripada seorang Ketua Juruaudit (KJ) dan seorang atau lebih juruaudit yang lain.
2.2 Pengarah PPKK & KLPM atau wakil yang dilantik hendaklah memastikan semua juruaudit adalah terlatih (yang telah menjalani kursus audit dalaman dan telah ditauliahkan sijil) dan memahami keperluan - keperluan ISO 9001: 2008 sebelum mereka menjalankan kerja pengauditan.
3.0 Menyediakan Dan Mengeluarkan Pelan Audit Dalaman
3.1 WP yang dilantik hendaklah berbincang dengan Ketua Juruaudit sebelum menyediakan Pelan Audit Dalaman (BK/PT/12).
3.2 WP hendaklah menyediakan Pelan Audit Dalaman (BK/PT/12) secara bertulis kepada Pengarah PPKK & KLPM ¬dan mengedarkan pelan tersebut kepada semua pihak yang akan diaudit mengikut bahagian - bahagian yang perlu diaudit sekurang - kurangnya dua (2) minggu sebelum audit dimulakan.
4.0 Mengadakan “Opening Meeting”
4.1 Pada hari audit dijalankan, satu “Opening Meeting” yang dipengerusikan oleh KJ yang mana melibatkan PAD dan pihak yang diaudit diadakan bagi sesi suaikenal dan pengesahan mengenai skop dan objektif audit.
5.0 Melaksanakan Kerja - Kerja Audit
5.1 KJ dan juruaudit hendaklah menjalankan kerja pengauditan mengikut Pelan Audit Dalaman dan berasaskan kepada kriteria - kriteria audit mengikut keperluan ISO 9001: 2008 dan keperluan – keperluan perundangan yang bersesuaian bagi produk / perkhidmatan yang disediakan.
5.2 Semasa menjalankan audit, juruaudit - juruaudit hendaklah melaksanakan audit dalaman mengikut kaedah seperti berikut:-
a. Menyemak prosedur - prosedur/dokumen - dokumen yang berkaitan;
b. Menemubual pihak yang diaudit dari segi pelaksanaan prosedur - prosedur dan dokumen- dokumen sokongan yang disediakan;
c. Memerhati pelaksanaan proses- proses kerja yang berkaitan;
d. Menyemak/memeriksa rekod- rekod yang berkaitan sebagai bukti pelaksanaan.
5.2.1 Sebarang pemerhatian atau penemuan yang diperolehi semasa audit dijalankan hendaklah direkodkan oleh juruaudit- juruaudit pada Senarai Semak Audit Dalaman(SS/PT/02).
5.2.2 Sekiranya senarai semak audit telah disediakan oleh juruaudit terlebih dahulu, maka senarai semak tersebut hendaklah digunakan sebagai panduan semasa audit dijalankan dan pengauditan hendaklah tidak terhad kepada soalan- soalan atau skop yang terkandung di dalam senarai semak itu sahaja.
6.0 Mengadakan “Closing Meeting”
6.1 Pada penghujung kerja-kerja audit, semua juruaudit hendaklah mengkategorikan penemuan - penemuan audit sama ada pemerhatian(Observation) atau ketakakuran.
6.1.1 Semasa pengauditan dijalankan, juruaudit - juruaudit hendaklah memaklumkan penemuan – penemuan audit kepada pihak yang diaudit.
6.1.2 Juruaudit- juruaudit hendaklah menyemak bersama WP / KJ untuk memastikan penemuan yang diperolehi dikategorikan sebagai pemerhatian atau ketakakuran.
6.2 Setelah penemuan audit dikategorikan, juruaudit perlu menetapkan tarikh audit susulan dengan pihak yang diaudit agar mereka lebih bersedia untuk sesi pengauditan semula.
7.0 Menyediakan dan Mengeluarkan Laporan Audit
7.1 Apabila sesuatu ketakakuran atau pemerhatian (Observation) telah dikenalpasti, Juruaudit hendaklah merekodkan ketakakuran ke dalam Borang Tindakan Pembetulan (CAR; BK/PT/15) dan pemerhatian direkodkan ke dalam Borang Pemerhatian (Observation)(BK/PT/33).
7.2 Setelah CAR; BK/PT/15 dan Observation (BK/PT/33) diterima dengan lengkap, KJ hendaklah melengkapkan Laporan Audit Dalaman (BK/PT/16) yang mana hendaklah disertakan dengan Borang Tindakan Pembetulan, CAR; BK/PT/15 dan Observation (BK/PT/33)
7.3 WP / KJ hendaklah memastikan CAR; BK/PT/15 dan Observation (BK/PT/33) yang lengkap dikeluarkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Unit dalam tempoh 2 minggu dari tarikh audit dilaksanakan.
8.0 Menjalankan Penyiasatan dan Menentukan Tindakan Pembetulan
8.1 Setelah menerima CAR; BK/PT/15 dan Observation (BK/PT/33), pihak yang diaudit hendaklah menjalankan siasatan punca-punca ketakakuran yang berlaku dalam tempoh dua minggu dan melaksanakan tindakan pembetulan dan pembaikan mengikut Prosedur Tindakan Pembetulan (PK/PT/20).
8.2 CAR; BK/PT/15 dan Observation (BK/PT/33) yang telah dilengkapkan hendaklah dikembalikan kepada WP dua minggu sebelum tarikh audit susulan.
9.0 Menyemak Keberkesanan Tindakan Pembetulan yang telah Dibuat
9.1 Selepas CAR; BK/PT/15 dan Observation (BK/PT/33) dikembalikan oleh pihak yang diaudit, KJ / Juruaudit mesti menjalankan audit susulan atau menyemak semula tindakan pembetulan yang telah diambil adalah berkesan seperti yang dikehendaki oleh Prosedur Tindakan Pembetulan (PK/PT/20).
10.0 Fail Rekod
10.1 WP akan memfailkan :
• BK/PT/06 - Borang Jadual Audit Dalaman Tahunan;
• BK/PT/12 - Borang Pelan Audit Dalaman;
• SS/PT/02 - Senarai Semak Audit Dalaman;
• BK/PT/25 - Borang Log Tindakan Pembetulan;
• BK/PT/15 – Borang Tindakan Pembetulan;
• BK/PT /16 - Borang Laporan Audit Dalaman;
• BK/PT/33 – Borang Pemerhatian (Observation).
Disediakan oleh 1: Dr. Siti Nurqissa Bt Mustafa, t/t;
Disediakan oleh 2: Pn. Rokiah Bt Sahdan, t/t;
Disemak oleh: Dr. Ahmad Termizi B. Zamzuri, t/t;
Diluluskan oleh: Dr. Hasenah binti Mod Zaki; Pengarah, t/t; |
