Laman Utama   Bantuan  
- ISO 9001:2008 QMS -    
     

PROSEDUR KUALITI

PKPKed-PK-S10 - PENGURUSAN STOR
   
Pindaan : 1
Tarikh Kuatkuasa : 18-09-2017
Objektif Prosedur : Prosedur ini menggariskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan stor bagi menjamin pengawalan barang-barang kerajaan dengan baik dan sempurna
Skop : Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan stor bagi Perkhidmatan Kesihatan Pergigian Negeri Kedah
 

SINGKATAN / DEFINISI
TPKN(G) Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian)
PPD Pegawai Pergigian Daerah
PYDP Penjawat Awam Yang Di Pertanggungjawabkan
LPO Pesanan Kerajaan
Pengiraan Stok Pengiraan stok dibuat apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod
Pegawai Penerima Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk pengesahan penerimaan Aset mengikut spesifikasi pembelian.
Stok Barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.
Pegawai Pemverifikasi Stor Pegawai yang dipertanggungjawabkan menyemak semua stok yang disenaraikan, melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat di senarai butiran tersebut
Pegawai Pelupusan Stok Pegawai yang dipertanggungjawabkan membuat pemeriksaan stok yang hendak dlupuskan yang nilai perolehan asalnya tidak melebihi RM10,000.00
Stor Utama Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pelanggan -pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan agensi.
Pegawai Stor Pegawai yang diberi tanggunjawab untuk menguruskan stor
Pegawai Pemeriksa Stok Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk memeriksa stok
Pegawai Pemverifikasi Stor Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menyemak semua stok yang disenaraikan, melengkap serta mengesahkan butiran maklumat disenarai
 

OBJEKTIF PROSES

OBJEKTIF PROSES AM

Memastikan semua bekalan stor diuruskan mengikut Tatacara Pengurusan Stor, Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2009

 

OBJEKTIF SUB-PROSES

Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui:-

a) Kadar pusingan stok,

    i) Kadar pusingan stok hendaklah dibuat pengiraan setiap suku tahun, tahun dan setiap tahun mengikut jumlah nilai stok;

   ii) Semua Stor Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan;

  iii) Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan membekalkan stok dengan kerap       

       kepada pengguna;

  iv) Stor yang aktif adalah stok yang dikeluarkan empat (4) kadar pusingan dan ke atas dalam setahun manakala yang kurang              

       daripada empat (4) kadar pusingan adalah stor tidak aktif;

  v) Stor tidak aktif hendaklah dikajisemula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak.

 vi) Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-projek khas tidak perlu diambilkira semasa menyediakan kadar 

      pusingan stok.
 

CARTA ALIRAN KERJA
 

TUGAS / TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN
Pegawai Penerima 1 BAB A - PENERIMAAN 
     
  1.1 Terima barang-barang / bahan bersama nota serahan.
  1.2 Periksa secara visual atau pun diuji (di mana perlu) bahan yang diterima.
    Pastikan:
    a. Barang yang diterima adalah seperti dipesan mengikut spesifikasi dari segi kualiti dan kuantiti.
    b. Bahan-bahan / ubatan yang mempunyai tarikh luput tidak kurang 6 bulan daripada tarikh luputnya.
    c. Buku dan Bahan bercetak yang mempunyai nombor siri bernombor dengan betul dan disahkan:
        - pada belakang helaian pertama salinan pejabat
        - rekod dalam Buku Stok Kaunterfoil (Kew.67-Pin 1/84)
  1.3 Isi Borang Terimaan Barang - Barang KEW.PS-1 selepas menerima barang-barang daripada pembekal.
  1.4 Jika bahan memerlukan latihan, buat temujanji / jadual dengan pihak pembekal. (jika berkaitan)
     
     
Pegawai Penerima 2. Jika terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah menggunakan Borang Penolakan Borang KEW.PS-2 dalam dua salinan:
    i) Pembekal                        ii) Stor Utama
  2.1 Pastikan tindakan pembetulan diambil seperti:
        - dapatkan gantian barang yang rosak
  2.2 JIka tiada ketidakpatuhan, uruskan pembayaran.
  2.3 Kumpulkan maklumat mengenai pembekal seperti di dalam Senarai Semak Prestasi Pembekal PKPKed-SS 05 / PIN.00, Laporan Penilaian Prestasi Pembekal-PKPKed-BK 23 / PIN.00 dan Rumusan Pemilihan Pembekal PKPKed-BK 24 / PIN.00. Bincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
     
     
Pegawai Stor 3 BAB B - MEREKOD STOK
  3.1 Kemaskini Kad Kawalan Stok KEW.PS- 3 / Kad Petak KEW.PS-4 / Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 / Buku Stok Kaunterfoil Kew.67-Pin1 / 84 (jika berkaitan) (KEW.PS-3 / KEW.PS-5 untuk stor di klinik sahaja)
  3.1.1 Tatacara Merekod
       i) Rekod
     
     
Pegawai Stor 4 BAB C - PENYIMPANAN
  4.1 Amalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.
     
     
  5 BAB D - PENGELUARAN
PYDP / JT / PPP 5.1 Permohonan Stok
     
     
Pegawai Stor 5.2 Pengeluaran Stok
    Pengeluaran hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa bertulis oleh Ketua Jabatan
     
  5.3 Edar barang-barang ke klinik / unit berkenaan dan dapatkan akaun penerimaan. Jika stok tiada, buat perolehan (Rujuk PKPKed-PKS 09 - Pengurusan Perolehan)
     
     
  6 BAB E - PEMERIKSAAN
Pegawai Stor 6.1 Pengiraan Stok
  6.1.1 Laksanakan pengiraan stok secara terus menerus sepanjang tahun.
  6.1.2 Bagi barang yang dibeli di pasaran tempatan tempoh serahan tidak melebihi satu bulan, stok yang perlu disimpan:
       a) Kuantiti Stok Maksima - 3 bulan penggunaan
       b) Anggaran Menokok Stok - 2 bulan penggunaan
       c) kuantiti stok minima - 1 bulan penggunaan
    rujuk pekeliling
  6.1.3 jika tempoh serahan melebihi satu bulan, pegawai stor boleh menentukan formula paras stok yang sesuai.
  6.1.4 bagi barang-barang yang diimport, paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan. keStok maksima tidak boleh melebihi 12 bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Pegawai Pengawal.
  6.1.5 Paras stok hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurang-kurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan bulanan masa hadapan.
  6.1.6 Kemaskini Kad Petak KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.
     
  6.2 Pemeriksaan Stok
Pegawai Pemeriksa Stok / Pegawai 6.2.1 Laksanakan pemeriksa /  verifikasi stor sekali (1) setahun menggunakan KEW.PS-14.
Pemverifikasi Stor    
     
Pegawai Stor 7 BAB F - KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
     
  7.1 Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan (Rujuk TPS 204)
     
     
  8 BAB G - PELUPUSAN
     
PYDP 8.1 Dilaksanakan ke atas stok yang di dapati rosak, lupus tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok. (Rujuk TPS 221)
  8.2 Pelupusan stok hendaklah mematuhi Peraturan TPA kecuali stok yang bernilai rendah. (Rujuk TPS 222)
  8.3 Pelupusan stok bernilai rendahdilaksanakan bagi stok yang nilai perolehan asalnya tidak melebihi daripada RM 10,000.00 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan. (Rujuk TPS 223)
PPD 8.4 Ketua Jabatan perlu lantik dua orang pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Professional atau Sokongan Satu atau yang setaraf yang tidak terlibat secara langsung mengurus stok berkenaan bagi membuat pemeriksaan stok yang dilupus bernilai tidak lebih daripada RM 10,000.00. (Rujuk TPS 224)
  8.5 Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa. (Rujuk TPS 228)
Pegawai Pelupusan Stok 8.6 Borang Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19. (Rujuk TPS 225)
  8.7 Perakuan Pelupusan (PEP) tidak diperlukan bagi semua pelupusan stok. (Rujuk TPS 229)
  8.8  Kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 untuk tindakan selanjutnya. (Rujuk TPS 231)
     
     
  9 BAB H - KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
     
PYDP / PPD 9.1 Dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, susut dan sebagainya dengan mematuhi peraturan TPA kecuali kekurangan stok yang bernilai rendah. (Rujuk TPS 232)
  9.2 Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak melebihi daripada RM 250.00 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor sejat, meruap atau kemerosotan / kekurangan yang tidak dapat dielakkan. (Rujuk TPS 233)
  9.3 Kekurangan stok bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam. (Rujuk TPS 234)
  9.4 Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa. (Rujuk TPS 235)
  9.5 Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes kekurangan stok yang bernilai rendah kecuali kehilangan melibatkan jenayah. (Rujuk TPS 239)
  9.6 Kemukakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22 untuk tindakan selanjutnya.
     
     
PYDP / PPD 10 Mengambil Alih Tugas Stor
     
    Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor, borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah dilengkapkan dan tindakan pengiraan stok 100% perlu dibuat. (Rujuk TPS 203)
     
 

REKOD KUALITI

No.

NAMA REKOD

TEMPOH SIMPANAN
1. Pesanan Kerajaan 7 tahun
2. Borang Permintaan Buku Kaunterfoil (Kew.66 - Pin 1 /97) 5 tahun
3. Buku Stok Kaunterfoil (Kew.67 - Pin 1/ 84) 5 tahun
4. Borang Terima Barang-barang KEW.PS - 1 5 tahun
5. Borang Laporan Terimaan Barang-barang KEW.PS - 2 5 tahun
6. Kad Kawalan Stok KEW.PS - 3 5 tahun
7. Kad Petak KEW.PS - 4 5 tahun
8. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS - 5 5 tahun
9. Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS - 9 5 tahun
10. Borang Permohonan Stok KEW.PS - 11 5 tahun
11. Perakuan Ambil Alih KEW.PS - 18 5 tahun
12. Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS - 19 5 tahun
13. Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS - 20 5 tahun
14. Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok KEW.PS - 22 5 tahun
15. Senarai Semak Prestasi Pembekal PKPKed - SS05 / PIN.00 2 tahun
16. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal PKPKed - 23 / PIN.00 5 tahun
17. Rumusan Pemilihan Pembekal PKPKed - 24 / PIN.00 5 tahun
 

KLAUSA MS ISO 9001
 

RUJUKAN
  Manual Kualiti
  PKPKed-MK01 - MANUAL KUALITI
  Arahan Kerja   
  Tiada
  Borang Kualiti   
  PKPKed-BK 23/PIN.01 - Laporan Penilaian Prestasi Pembekal
  PKPKed-BK 24/PIN.00 - Rumusan Pemilihan Pembekal
  Senarai Semak   
  PKPKed -SS 05/PIN.00 - dibatalkan
  Dokumen Luaran   
  PKPKed-DL33 - Guidelines Early Childhood Oral Healthcare 2008
  PKPKed-DL34 - The Dental Public Health Specialist in the Ministry of Health Malaysia 2010
  PKPKed-DL23 - Guidelines: Garis Panduan Perlaksanaan Klinik Pergigian Mesra Promosi
  PKPKed-DL22 - (SOP) Management of Periodontal Conditions in Primary Oral Healthcare Clinics
  PKPKed-DL21 - Guidelines on The Use of Cone-Beam Computed Tomography (CBCT) In Government Dental Facilities
  PKPKed-DL19 - Guidelines: Primary Prevention and Early Detection of Oral Potentially Malignant Disorder and Oral Cancers
  PKPKed-DL18 - Manual: Fluoride Varnish Programme For Toddlers
  PKPKed-DL17 - Guidelines: Perkhidmatan Pergigian Endodontik Di Klinik Pergigian Primer
  PKPKed-DL15 - SOP: Latihan Memberus Gigi
  Pemilik Dokumen
  Dr Norafiza bt Zakaria
 

Rekod Pindaan
No. Tarikh Pindaan No. Pindaan Rujukan Pindaan/Para Diluluskan Oleh
1. 18-09-2017 1 Nota Pindaan Approver 1
 
Laman Utama Manual Kualiti Prosedur Kualiti