|
1.0 Mengisi Borang Aduan Kerosakan
1.1. Jika berlaku kerosakan kepada peralatan pergigian/ICT/bangunan, Pegawai yang menjaga bilik (Y/M) hendaklah melaporkan kerosakan berkenaan dengan menggunakan Borang Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-9) dan Borang Laporan Aduan Kerosakan Dan Pembaikan Penyelenggaraan Pencegahan/Pembaikan Peralatan/Bangunan (BK/PT/01).
1.1.1 Bagi kerosakan peralatan pergigian, borang hendaklah diserahkan kepada Juruteknologi Pergigian Klinikal (JTK).
1.1.2 Manakala bagi peralatan ICT, borang hendaklah diserahkan kepada Unit Teknologi Maklumat (UTM).
1.1.3 Manakala bagi kerosakan bangunan, borang hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Kanan (PTK).
1.2. Setelah menerima borang aduan kerosakan tersebut, JTK/UTM/PTK hendaklah memperakukan penerimaan dengan mengisi Akuan Penyerahan Borang Aduan Kerosakan (BK/PT/10) dengan kertas karbon.
1.2.1. Salinan asal akan diserahkan kepada pelapor sebagai bukti penyerahan borang aduan manakala satu salinan lagi akan disimpan oleh JTK/UTM/PTK.
1.3. Dalam masa yang sama, JTK/UTM/PTK hendaklah mendaftar semua aduan kerosakan peralatan pergigian /ICT /bangunan masing-masing ke dalam Buku Daftar Kerja Penyelenggaraan & Pembaikan PG104 pin 4/04 bagi JTK/Daftar Kerja Peralatan ICT /Daftar Kerosakan Bangunan(BK/PT/11) bagi UTM/PTK.
1.3.1. Daftar hendaklah mempunyai butiran berikut untuk tujuan pemantauan:
a. Tarikh dan masa menerima borang aduan kerosakan;
b. Tarikh dan masa kerja-kerja pembaikan dilakukan; dan
c. Tarikh dan masa kerja selesai.
2.0 Pemeriksaan Peralatan Yang Rosak
2.1. JTK/UTM/PTK(Personel yang berkaitan) hendaklah memeriksa segala aduan yang diterima dalam tempoh masa selewat-lewatnya lima hari bekerja dari tarikh penerimaan borang aduan kecuali aduan kerosakan kecemasan, pemeriksaan hendaklah dilakukan secepat mungkin.
2.1.1. Punca kerosakan hendaklah dikenalpasti dan dicatatkan diruang yang disediakan sebagai rujukan sekiranya kerosakan yang sama berulang.
3.0 Pembaikan Peralatan
3.1. Sekiranya peralatan boleh dibaiki, JTK/UTM/PTK (personel berkaitan) hendaklah melakukan pembaikan dalam tempoh selewat-lewatnya tujuh hari bekerja dari tarikh penerimaan borang sekiranya terdapat alat ganti.
3.1.1. Bagi peralatan yang memerlukan alat ganti yang tidak ada di dalam stok, JTK/UTM hendaklah mendapatkan syor daripada Pegawai Aset (PA) dan memohon kelulusan Pengarah PPKK & KLPM untuk pembelian mengikut Prosedur Kawalan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (PK/PT/04).
3.1.1.1. Bagi kerosakan bangunan, PTK tidak perlu mendapatkan tandatangan PA serta kelulusan Pengarah untuk Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-9).
3.1.2. Sekiranya setelah pemeriksaan, PA mengesyorkan peralatan tersebut perlu dilupuskan berdasarkan kepada laporan yang disediakan oleh JTK/UTM/PTK (personel berkaitan), kelulusan daripada Pengarah hendaklah diperolehi terlebih dahulu.
3.1.3. Setelah mendapatkan kelulusan Pengarah PPKK & KLPM, borang tersebut akan dikembalikan kepada pelapor untuk urusan pelupusan mengikut Prosedur Pelupusan Aset (PK/PT/06).
3.2. Jika sekiranya peralatan tidak boleh dibaiki dan perlu dirujuk kepada pihak pembekal/swasta;
3.2.1. Pihak pembekal/swasta akan memeriksa peralatan yang rosak dan mengemukakan sebutharga kepada JTK/UTM/PTK (personel berkaitan) dalam tempoh empat belas hari bekerja dari tarikh pemeriksaan dibuat.
3.2.2. Setelah memperolehi sebutharga, JTK/UTM/PTK (personel berkaitan) hendaklah mengemukakan Borang Permohonan Pembelian (BK/PT/02) kepada Pengarah PPKK & KLPM untuk kelulusan.
3.2.3. Sekiranya peralatan yang hendak dibaiki perlu dibawa keluar dari premis, Pegawai Y/M bilik hendaklah merekodkan pergerakan aset mengikut Prosedur Pengurusan Aset (PK/PT/05).
3.2.4. Dalam masa yang sama, JTK/UTM/PTK (personel berkaitan) hendaklah mengemukakan Borang Kebenaran Membawa keluar peralatan/alat-alat ganti/lain-lain Barang (BK/PT/03) kepada Pengarah / Pegawai Yang Dipertanggungjawab untuk kelulusan.
4.0 Pengesahan Peralatan Yang Telah Dibaiki
4.1 Peralatan yang telah dibaiki secara dalaman atau oleh pihak pembekal/swasta, JTK/UTM/PTK (personel berkaitan) hendaklah menguji peralatan bersama pengguna (jika perlu), untuk memastikan bahawa kerosakan telah dibaiki dengan sempurna.
4.1.1 Jika pembaikan harta modal adalah memuaskan, pengesahan kefungsian peralatan hendaklah direkodkan di dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA 14) dan Borang Laporan Aduan Kerosakan Dan Pembaikan Penyelenggaraan Pencegahan/Pembaikan Peralatan/Bangunan(BK/PT/01).
4.1.1.1 Daftar penyelenggaraan harta modal (KEW.PA 14) yang telah siap akan diserahkan kepada YM Bilik.
4.2 Jika pembaikan peralatan tidak memuaskan, peralatan hendaklah dihantar semula kepada JTK/UTM/PTK (personel berkaitan)/pihak pembekal/swasta untuk dibaiki semula dan langkah 4.1 diulang semula.
4.2.1 Sekiranya kerosakan masih tidak boleh dibaiki, pelapor hendaklah merujuk Prosedur Pelupusan Aset (PK/PT/06) untuk pelupusan.
4.3 Setelah pembaikan dilaksanakan, rekod pembaikan hendaklah disimpan di dalam fail Aduan Kerosakan mengikut kategori dan dikepil mengikut susunan berikut:
4.3.1 JTK
a. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW PA 9);
b. Borang Aduan Kerosakan Dan Pembaikan Penyelenggaraan /Pencegahan/Pembaikan Peralatan/bangunan (BK/PT/01); dan
c. Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan/Alat-alat Ganti/Lain-lain Barang PPKK & KLPM (BK/PT/03) (Jika berkaitan).
4.3.2 UTM
a. Akuan Penyerahan Borang Aduan Kerosakan (BK/PT/10);
b. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA 9);
c. Borang Laporan Aduan Kerosakan Dan Pembaikan Penyelenggaraan Pencegahan/Pembaikan Peralatan/bangunan (BK/PT/01);
d. Daftar Kerja Peralatan ICT/Kerosakan Bangunan (BK/PT/11);
e. Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan/Alat-alat Ganti/ Lain-lain Barang PPKK & KLPM (BK/PT/03)(Jika berkaitan).
4.3.3 PTK (Personel yang berkaitan)
a. Akuan Penyerahan Borang Aduan Kerosakan (BK/PT/10);
b. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA 9);
c. Borang Laporan Aduan Kerosakan Dan Pembaikan Penyelenggaraan Pencegahan/Pembaikan Peralatan/bangunan (BK/PT/01);
d. Daftar Kerja Peralatan ICT/Kerosakan Bangunan (BK/PT/11);
e. Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan/Alat-alat Ganti/ Lain-lain Barang PPKK & KLPM (BK/PT/03)(Jika berkaitan)
Nota Pindaan:
1. Para 4.3.1 pada pindaan terdahulu dibatalkan dan diganti dengan para 4.3.1 (a-c), 4.3.2 (a – e) dan 4.3.3 (a – e).
Disediakan oleh 1: En.Nor Azri Ab Rahim; t/t:
Disediakan oleh 2: En.Norizan Moris; t/t:
Disemak oleh 1: Cik Salinah Razman; t/t:
Disemak oleh 2: Dr.Ahmad Termizi Zamzuri; t/t:
Diluluskan oleh: Dr Hasenah bt Mod Zaki, Pengarah; t/t: |
